Die 10 wichtigsten Fragen: Umsatzsteuer und Rechnungen

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Selbständige und Gründer werden regelmäßig mit Fragen rund um die Themen Steuern und Rechnungen konkrontiert. Unser Beitrag hilft, bei Themen wie Umsatzsteuer, Formalien einer Rechnung, Finanzamt oder Kleinunternehmer den Überblick zu behalten.

1. Wer darf wann eine Rechnung ausstellen?

Die Ausstellung einer Rechnung obliegt lediglich einem Unternehmer. Eine Privatperson ist 
lediglich zur Ausstellung einer qualifizierten Quittung berechtigt. Zu diesem Thema gibt es in der Praxis jedoch viele unterschiedliche Auffassungen. Deswegen ist es besonders wichtig folgende Grundsätze zu beachten:

a) Ist meine Tätigkeit als gewerbliche Tätigkeit anzusehen?

Sie ist es, wenn eine selbständige nachhaltige Betätigung, die mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt.

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oder

b) Ist meine Tätigkeit als freiberufliche oder sonstige selbständige Tätigkeit anzusehen?

Sie ist es, wenn insbesondere z. B. eine selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit ausgeübt wird.
 An die Qualifizierung in eine freiberufliche Tätigkeit werden jedoch noch weitere Anforderungen gestellt, die in jedem Einzelfall geprüft werden müssen. 
Liegt also eine der vorgenannten Tätigkeiten gewerblicher oder freiberuflicher Art vor, spricht man Einkommensteuerlich von einer Unternehmerischen Tätigkeit.

Ist meine Tätigkeit auch Umsatzsteuerlich eine unternehmerische Tätigkeit?

Das Umsatzsteuergesetz besagt, dass Unternehmer der ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt!

Folge

Zur Ausstellung von Rechnungen ist grundsätzlich ein Unternehmer oder ein Unternehmen berechtigt, welcher bzw. welches eine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit ausübt. Hierzu genügt es, lediglich die einkommensteuerlichen Voraussetzungen zu erfüllen.

Hinweis für Privatverkäufe

Wer also ausschließlich gelegentlich bzw. unregelmäßig private Dinge veräußert ohne die Absicht  einen Gewinn zu erzielen gilt einkommensteuerliche nicht als Unternehmer. Umsatzsteuerlich kann jedoch eine Unternehmerschaft vorliegen, weil hier bereits die Erzielung von Einnahmen maßgeblich ist. Da es jedoch in der Regel sowohl einkommensteuerlich als auch umsatzsteuerlich an der Nachhaltigkeit scheitert, treten in der Praxis bei Privatpersonen nur sehr selten steuerliche Konsequenzen auf.

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2. Was muss beim Erstellen einer Rechnung beachtet werden?

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Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung;  bei Abschlagsrechnungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt bzw. den Nettobetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung  sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  • in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

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3. Was ist überhaupt die Umsatzsteuer?

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Die Umsatzsteuer (USt) ist eine Steuer, die den Leistungsaustausch zwischen zwei Parteien besteuert. Den sogenannten Umsatz. Die Umsatzsteuer, oft auch Mehrwertsteuer genannt, wird grundsätzlich von dem Erlös bemessen, den ein Unternehmer für seine Leistung im Inland erzielt. Die Umsatzsteuer ist lediglich eine indirekte Steuer, denn der Schuldner der Umsatzsteuer sowie derjenige, welcher wirtschaftlich von ihr belastet ist, sind nicht identisch. Die Umsatzsteuer bemisst sich nach diesem Erlös und wird prozentual berechnet.

Besteuert werden Lieferungen und sonstige Leistungen gegen Entgelt, die ein Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens im Inland ausführt. Entgelt ist alles das, was der Empfänger oder ein Dritter aufwenden muss, um die Leistung zu erhalten, jedoch ohne die eventuell im Gesamtpreis enthaltene Umsatzsteuer.

Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes soll stets nur der Endverbraucher mit der Umsatzsteuer tatsächlich belastet werden. Im Kreise der Unternehmer, stellt die Umsatzsteuer grundsätzlich nur einen durchlaufenden Posten dar. Ausnahmen hiervon existieren jedoch.

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4. Wer darf wann wie viel Umsatzsteuer in Rechnung stellen?

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Umsatzsteuer darf dem Grunde nach in Rechnung stellen, wer nach den Grundsätzen des Umsatzsteuergesetzes als Unternehmer gilt. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.

Der Höhe nach darf Umsatzsteuer nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Der Umsatz muss im Inland steuerbar sein!

Steuerbar ist ein Umsatz grundsätzlich dann, wenn eine Lieferungen und sonstige Leistung, die  
    durch einen Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt wurde.

b) Der Umsatz muss steuerbar aber nicht steuerfrei sein!

Nicht steuerfrei ist er grundsätzlich dann, wenn keine der im Katalog der 
 Steuerbefreiungen (§4 UStG) genannten Steuerbefreiungen in Frage kommt.

Die Höhe der Umsatzsteuer richtet sich nach dem maßgeblichen Steuersatz in Prozent, welcher mit dem Entgelt (Nettobetrag) multipliziert wird.

Wird zu wenig Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, schuldet der leistende Unternehmer dennoch den Betrag, der korrekter Weise hätte ausgewiesen werden müssen. Wird zu viel Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, so ist auch der zu viel ausgewiesene Betrag an das Finanzamt zu zahlen. Eine Berichtigung falscher Rechnungen ist unter Beachtung bestimmter Voraussetzungen möglich.

Ausnahme: Die sogenannte Kleinunternehmerregelung

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5. Was muss bei der Übermittlung einer Rechnung per E-Mail beachtet werden?

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Der Gesetzgeber besteht bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung (z. B. per E-Mail)  darauf, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein muss.

Dies geschieht in der Praxis durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001.

In der Praxis wird dabei die zu versendende Rechnung zuerst in eine PDF-Datei konvertiert und dann mittels einer Signatursoftware signiert, d.h. es wird eine Prüfdatei erstellt, in der bestimmte Merkmale der Rechnung sowie des Rechnungssenders verschlüsselt enthalten sind. Beide Dateien werden zusammen verschickt und ermöglichen später dem Empfänger die Rechnung auf ihre Unversehrtheit zu überprüfen.

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6. Was passiert wenn versehentlich Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde?

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a) Hat ein Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach dem Umsatzsteuer Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag.

b) Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das Gleiche gilt, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt.

Sowohl beim unrichtigen, als auch beim unberechtigten Steuerausweis kann mit der Erfüllung bestimmter Voraussetzungen eine Berichtigung vorgenommen werden.

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7. Welche besonderen Anforderungen gelten für Rechnungen an ausländische Unternehmer?

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In der Praxis sind folgende Umsätze häufig anzutreffen. An diese werden unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft, für deren Einhaltung stets der Rechnungssteller verantwortlich ist:

a) nicht steuerbare Umsätze

Wie bereits unter Frage 4 beschrieben, ist ein Umsatz im Umkehrschluss dann nicht steuerbar, wenn er nicht im Inland ausgeführt wurde. Gilt also der Ort eines Umsatzes aufgrund einer Leistung als im Ausland belegen, liegt für den leistenden Unternehmer ein nicht steuerbarer Umsatz vor. In diesen Fällen müssen neben den allgemeinen Anforderungen an eine Rechnung, welche unter Frage 2. aufgelistet sind folgende zusätzlichen Angaben gemacht werden bzw. Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Umsatzsteuer darf nicht in Rechnung gestellt werden.
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UIN oder UStID) des Leistungsempfängers muss angegeben werden. (gilt jedoch nur für Leistungen an Unternehmer in der EU)
  • Gegebenenfalls muss auch ein Hinweis auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren erfolgen, mit welchem der Leistungsempfänger darüber informiert wird, dass er steuerliche Konsequenzen aus der an Ihn erbrachten Leistung zu erfüllen hat.

b) innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung, veräußert ein Unternehmer einen Gegenstand an einen anderen Unternehmer mit Sitz innerhalb der EU. Sie liegt nur dann vor, wenn der Gegenstand, die Ware, auch tatsächlich von dem EU-Land des liefernden Unternehmers in das EU-Land des empfangenden Unternehmers befördert oder versendet wird. Solche innergemeinschaftlichen Lieferungen sind grundsätzlich Steuerfrei. Die Steuerfreiheit kann jedoch nur dann in Anspruch genommen werden, wenn neben den weiteren Voraussetzungen auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UIN oder UStID) beider Parteien auf der Rechnung vermerkt ist.

c) Ausfuhrlieferungen

Wie auch bei der innergemeinschaftlichen Lieferung verlässt bei der Ausfuhrlieferung der Gegenstand der Lieferung (Ware) das Ursprungsland. Jedoch gelangt der Gegenstand am Ende der Beförderung oder Versendung in das Drittland und nicht in einen EU-Staat.
Da Unternehmer außerhalb der EU im Zusammenhang mit solchen Warenlieferungen nicht mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auftreten können genügt für die Inanspruchnahme einer auch hier vorliegenden Steuerbefreiung durch den liefernden Unternehmer ein Nachweis über die tatsächliche Ausfuhr des Gegenstandes aus der EU. Dies geschieht in der Praxis in der Regel durch die Vorlage von zollamtlichen Ausfuhrpapieren.

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8. Wann muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlt werden?

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Grundsätzlich gilt folgendes:

Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat. Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten.

Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien. Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat.

Der Unternehmer kann an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen, wenn sich für das vorangegangene Kalenderjahr ein Überschuss zu seinen Gunsten von mehr als 7 500 Euro ergibt. In diesem Fall hat der Unternehmer bis zum 10. Februar des laufenden Kalenderjahres eine Voranmeldung für den ersten Kalendermonat abzugeben. Die Ausübung des Wahlrechts bindet den Unternehmer für dieses Kalenderjahr.

Eine Fristverlängerung ist jedoch möglich!

Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr.

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9. Was kann von der an das Finanzamt zu zahlenden Umsatzsteuer abgezogen werden?

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Der sogenannte Vorsteuerabzug

Dem Grunde nach kann jeder Unternehmer von der von Ihm geschuldeten Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen Vorsteuerbeträge abziehen um sodann nur den verminderten Betrag an das Finanzamt zahlen zu müssen.  Als Vorsteuer gilt insbesondere die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. 
Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt jedoch voraus, dass der Unternehmer eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung besitzt.

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10. Wann kann man von der Umsatzsteuerpflicht zur Kleinunternehmerregelung wechseln?

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Im Rahmen der erstmaligen Begründung der Unternehmerschaft hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Entweder entscheidet er sich für die Kleiunternehmerregelung, weil sein Umsatz im Kalenderjahr voraussichtlich den Betrag von 17.500,00 Euro nicht übersteigen wird oder er verzichtet auf diese Regelung und hat anschließend sämtliche Umsätze, ausgenommen solche welche steuerfrei sind, der Umsatzsteuer zu unterwerfen. 

Hat man sich jedoch gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden, so ist man für einen Zeitraum von 5 Jahren an diese Entscheidung gebunden. Ein erneuter Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist dann frühestens wieder nach Ablauf dieses Zeitraumes auf Antrag möglich!

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