Die elektronische Rechnung: Wird's durch das Steuervereinfachungsgesetz wirklich einfacher?

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Am 01.07.2011 tritt das Steuervereinfachungsgesetz in Kraft. Das Gesetz beinhaltet unter anderem Regelungen zu elektronisch übermittelten Rechnungen. Diese sollen durch das Gesetz einfacher werden. Aber ist das tatsächlich so?

Verschiedene Formen der elektronischen Rechnung

Das Gesetz sieht vor, dass man Rechnungen in Zukunft per E-Mail, als Textanhang, PDF Dokument, oder per De-Mail verschickt werden können oder als Web-Download zur Verfügung stehen sollen. Rechnungsempfänger kann dabei jeder sein, der der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmt. Also auch Privatpersonen.

Vereinfachungen durch elektronische Rechnungen für Unternehmer?

Die größte Vereinfachung besteht darin, dass die Rechnung neuerdings für jeden ohne Zuhilfenahme eines Hilfsmittels (z.B. Barcode-Scanner) lesbar sein muss. Damit entfällt die bislang zwingend vorgeschriebene Regelung, dass eine Rechnung mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Es soll zukünftig genügen, wenn ein Unternehmen ein "innerbetriebliches Kontrollverfahren" vorweisen kann, dass einen "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft und die Echtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantiert". Das bedeutet, dass der Unternehmer dabei überprüft, ob die Rechnung rechnerisch und formal korrekt ist – das praktizieren wohl alle Unternehmen auch bisher schon so. Es ist nicht zwingend vorgeschrieben, dass dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren über die EDV abgewickelt werden muss. Vielmehr genügt es, vor allen Dingen bei Kleinbetrieben und Freiberuflern, dass diese eine sog. Kontrolle "von Hand" durchführen und diese auch nachweisen könne. Eine Kontrolle von Hand liegt beispielsweise dann vor, wenn man di e Rechnungen manuell mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein abgleicht. Dieses Kontrollverfahren führt im Übrigen auch nicht zu mehr Bürokratie. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wird es dadurch nicht geben. Vielmehr behalten die bislang gültigen Regelungen ihre Gültigkeit.

10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Unternehmer aufgepasst – trotz Steuervereinfachungsgesetz müssen die Rechnungen auch weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden – und zwar in der Form, in der sie ausgestellt bzw. empfangen wurde. Das bedeutet, dass jeder Unternehmer, der seine Rechnungsstellung auf die das elektronische Verfahren umstellt, dafür sorgen muss, dass die Rechnungen 10 Jahre lang zu jeder Zeit digital verfügbar sind und gelesen werden können. Es genügt nicht, dass der Unternehmer die digitalen Rechnungen ausdruckt, und in Papierform archiviert. Darüber hinaus muss das angewandte Verfahren den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.

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Fazit:

Eine Umstellung auf die elektronische Rechnung muss gut überlegt sein. Jeder Unternehmer muss für sich selbst entscheiden, ob die elektronische Rechnungsstellung für ihn die bessere Alternative ist. Eine gute Vorbereitung bei der Umstellung ist unbedingt notwendig. – Auch hier sollte man nicht auf fachmännischen Rat verzichten.

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