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De-Mail: Herausforderungen und Möglichkeiten der rechtssicheren elektronischen E-Mail

Ab 2011 soll der Dienst ‚De-Mail’ genutzt werden, um die Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern auf digitale Abläufe umzustellen. So sollen in den ersten 5 Jahren möglichst 20% aller Bürger und 80% aller Behörden die elektronische Zustellung von Dokumenten nutzen. Zu diesem Zweck bieten 20 Provider, die staatlich betraut sind, den Dienst in Zukunft an und übernehmen die Initiierung einer rechtskonformen Identifikation der Nutzer.

Diese sind im De-Mail-System freiwillige Teilnehmer, da weder Behörden, noch Privatpersonen staatlich dazu verpflichtet werden können, den Dienst anzunehmen. Das Hauptziel des Systems ist die Verringerung der staatlichen Portokosten um bis zu 40 Millionen Euro. Unter anderem ist De-Mail aus diesem Grund kostenpflichtig.

Ein rechtsverbindlicher Service

Damit das Angebot juristisch problemlos angeboten werden kann, dürfen nur durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Unternehmen De-Mail anbieten. Bereits bestätigte Anbieter des Services sind GMX, die Telekom und Web.de. Diese Provider müssen strenge Auflagen in den folgenden Bereichen erfüllen:

- eindeutige Identifizierung der De-Mail-Konto-Inhaber
- definierte Verschlüsselungsstandards
- definierte Speicherstandards

Um die Identifizierung der Inhaber zu gewährleisten muss die Vorregistrierung eines De-Mail-Accounts persönlich in einer Behörde unter Vorlage des Personalausweises oder Passes mit einem entsprechenden Formular erfolgen. Die Behörde muss die Identität bestätigen und den Provider per Übersendung des Formulars in Kenntnis setzen.

Die Möglichkeiten des De-Mail-Services

Ist eine Person registriert und übermittelt die De-Mail-Adresse einer Behörde, so kann diese Bescheide und Verordnungen elektronisch zustellen. Dabei gilt die Zustellfiktion, die besagt, dass eine Zustellung nach 3 Tagen (auch an Sonn- und Feiertagen) zugestellt ist, auch wenn der Empfänger den Bescheid noch nicht wahrgenommen hat.

Aus diesem Grund sind die Provider verpflichtet, eine elektronisch signierte Zustellbestätigung an die Sender-Behörde zu schicken, wenn der Empfänger sein De-Mail-Postfach öffnet. Um zu beweisen, dass ein Bürger eine De-Mail an eine Behörde übermittelt hat, kann über den jeweiligen Provider eine kostenpflichtige digital signierte Versandbestätigung angefordert werden.

Unternehmen können ebenfalls freiwillig den De-Mail-Service nutzen, müssen dabei jedoch ein im Bürgerlichen Gesetzbuch verankertes Gegenseitigkeitsprinzip beachten, das besagt, dass das Unternehmen verpflichtet ist, die De-Mails eines Kunden anzunehmen, zu bearbeiten und nicht mit der Begründung abzulehnen, dass das Angebot des Unternehmens online verfügbar sei.

Die Geräte der Provider, die das De-Mail-System anbieten, müssen in EU-Mitgliedsstaaten stehen, damit die Sicherheitsanforderungen gewährleistet sind. Sind diese in anderen EU-Staaten vorhanden und  ist die Überprüfung der Dienstanbieter möglich, dann muss der andere Mail-Dienst an das De-Mail-System angepasst werden.

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