Steuern für Gründer & Start-Ups: Was sind Umsatzsteuer & Mehrwertsteuer?

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Die Umsatzsteuer spielt bei der Gründung Ihres Unternehmens als erstes eine Rolle, da Sie bereits vor der Gründung eine Büroeinrichtung, Betriebsmittel oder Waren einkaufen. Früher oder später werden Sie daher mit Rechnungen und Belegen und somit auch mit dem Thema Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer konfrontiert werden.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Einführung
  2. Wie hoch ist der Steuersatz?
  3. Welche Angaben muss ich auf einer Rechnung machen?
  4. Wie erfolgt der Vorsteuer-Abzug?
  5. Was muss ich bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten?
  6. Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung?
  7. Was muss ich als Kleinunternehmer beachten?
  8. Wozu dienen Aufzeichnungspflichten und was beinhalten sie?
  9. Wie werden Handelsumsätze innerhalb der EU besteuert?
  10. Wie wird der Außenhandel mit Drittstaaten besteuert?
  11. So funktioniert die Vorsteuerpauschale!

1. Einführung

Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer können sie sich vom Finanzamt als Vorsteuer wiederholen. Heben Sie daher alle Belege gut auf.

Hinweis: Die Bezeichnung Mehrwertsteuer steht umgangssprachlich als Oberbegriff für Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Jede Warenlieferung oder Dienstleistung, die ein Unternehmer gegen Entgelt im Inland im Rahmen seines Unternehmens ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Genauso sind Einfuhren und innergemeinschaftliche Erwerbe aus dem Ausland in Deutschland der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Ebenso sind Waren, die der Unternehmer seinem Unternehmen für seinen privaten Gebrauch entnimmt umsatzsteuerpflichtig, sofern nicht besondere Befreiungsvorschriften anzuwenden sind. Zu Einzelheiten sprechen Sie gerne mit uns!

Fazit

Steuern sparen durch sorgfältige Buchhaltung!

2. Wie hoch ist der Steuersatz?

sonstiges15

Der Regelsteuersatz gilt seit 2007 und beträgt 19 Prozent. Der Steuersatz wird auf den Netto-Rechnungsbetrag berechnet.

Der ermäßigte Steuersatz beträgt 7 Prozent. Die 7 Prozent werden beispielsweise auf Lieferungen, die Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb von Lebensmitteln – ausgenommen Getränke und Gaststättenumsätzen -, für land- und forstwirtschaftliche Produkte, Bücher und Zeitungen, Kunstgegenstände und einige weitere Gegenstände angewendet. Zusätzlich ist der ermäßigte Steuersatz bei Eintrittskarten für Theater, Konzerte, Museen, Kinos, Zirkusvorführungen, Schwimmbäder etc. in der Personenbeförderung oder bei der kurzfristigen Vermietung von Wohn- und Schlafmöglichkeiten anzuwenden.

Die oben genannten Steuersätze sind im Paragraphen 12 UStG geregelt.

3. Welche Angaben muss ich auf einer Rechnung machen?

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet für Ihre Leistungen Rechnungen auszustellen. Eine Rechnung muss folgenden Angaben enthalten:

  • Den Namen und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
  • Die vom Finanzamt ersteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der Leistung
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder der erbrachten Leistung
  • Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Praxistipp: Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung aus, muss die Angabe des Wortes „Gutschrift“ auf der Rechnung stehen.

Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 250 € gelten geringere Anforderungen. Hier reicht der Ausweis folgender Angaben:

  • Den Namen und die Anschrift des Leistenden
  • Das Ausstellungsdatum
  • Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der Leistung
  • Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
  • Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

4. Wie erfolgt der Vorsteuer-Abzug?

Als Unternehmer können Sie für Rechnungen, die Sie für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen erhalten, die Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommen. Dies erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einreichen müssen. Die Vorsteuer wird dann von der von Ihnen in Rechnung gestellten Umsatzsteuer abgezogen.

Angabe Umsatz in EURO Umsatzsteuer in EURO
Umsatz 10.000,00 1.900,00
Rechnungseingang 6.000,00 ./. 1.140,00
Zahllast Finanzamt    760,00

Als Unternehmer müssen Sie den Umsatzsteuer-Betrag von 760,00 € selbst berechnen und über die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats übermitteln und den Betrag überweisen.

5. Was muss ich bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten?

steuerrecht5

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder als Freiberufler tätig werden, sind Sie ab dem Zeitpunkt an verpflichtet regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einzureichen. Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer, die sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Setzten Sie sich daher frühzeitig mit dem Thema auseinander. Wir helfen Ihnen gerne!

Durch die sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldungen teilen Sie dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer Sie vereinnahmt bzw. wie viel Vorsteuer Sie verausgabt haben. Die Differenz müssen Sie als Vorauszahlung leisten. Damit wird die Umsatzsteuerzahllast auf das ganze Jahr umgelegt und Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des Folgejahres vermieden. Die Pflicht zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung entfällt dadurch nicht.

Hinweis: Haben Sie in einem Zeitraum mehr Ausgaben als Einnahmen, kann es auch zu einer Erstattung kommen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist monatlich bzw. quartalweise elektronisch beim Finanzamt einzureichen. Die bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen werden in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt. In der Regel ergibt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung eine Zahllast/Erstattung von 0,00 €, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldungen korrekt erstellt und später nicht korrigiert wurden.

Grundsätzlich sind die Umsatzsteuer-Voranmeldungen immer bis zum 10. des Folgemonats einzureichen. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag verlängert sich die Abgabefrist auf den nächsten Werktag. Zudem besteht die Möglichkeit eine Dauerfristverlängerung von jeweils einem Monat zu beantragen. Folgende Tabelle veranschaulicht beispielhaft die konkreten Abgabetermine:

Voranmeldezeitraum Abgabefrist Abgabefrist mit Dauerfristverlängerung

Januar 2018
(monatlich)

10. Februar 18 10. März 18
1. Quartal 2018 (quartalsweise) 10. April 18 10. Mai 18

Praxistipp: Halten Sie stets die Fristen ein und vermeiden Sie so Verspätungszuschläge.

Ob Sie eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen, hängt von Ihrer Umsatzsteuerzahllast ab:

monatlich: Ihre Umsatzsteuerzahllast betrug im Vorjahr mehr als 7.500 €.

quartalsweise: Ihre Umsatzsteuerzahllast lag im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 €. Hinweis: Im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung grundsätzlich monatlich abgegeben werden.

6. Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung?

existenzgruender19

Bei der Soll- und Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuerschuld zu verschiedenen Zeitpunkten fällig. Vereinfacht gesagt müssen Sie bei Soll-Versteuerung die fällige Umsatzsteuer direkt nach der Rechnungserstellung zahlen. Die Ist-Besteuerung hat den Vorteil, dass Sie die Umsatzsteuer erst bei Geldeingang zahlen müssen. Daher hat die Entscheidung einen starken Einfluss auf die Liquidität Ihres Unternehmens.

Grundsätzlich ist die Steuer nach der Soll-Versteuerung, d. h. nach vereinbarten Entgelten zu zahlen. Entscheidend ist somit das Rechnungsdatum.

Hinweis: Erstellen Sie die Rechnung nicht im Monat der Leistungserbringung, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt, entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des auf die Lieferung oder sonstige Leistung folgenden Monats. Sie können die Umsatzsteuerzahllast somit nicht herauszögern.

Unter bestimmten Bedingungen kann ein Antrag auf die Ist-Versteuerung, d. h. nach vereinnahmten Entgelten gestellt werden. Zeitpunkt der Umsatzsteuerzahllast ist somit der Geldeingang. Einen Antrag können stellen:

a) Nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen: D.h. Einzelunternehmer und GbRs, die ihre Gewinne mit Hilfe der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln dürfen

b) Freiberufler

c) Buchführungspflichtige Unternehmen: z.B. GmbH, OHG, UG mit einem Umsatz unter 500.000 €

Praxistipp: Sie können die Ist-Versteuerung direkt bei der Unternehmensgründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Ein Wechsel ist jederzeit möglich und kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Fazit

Neugründer sollten immer einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen um Ihre Liquidität zu sichern!

7. Was muss ich als Kleinunternehmer beachten?

Als Kleinunternehmer lassen Sie sich von der Umsatzsteuer befreien. Das bedeutet, dass Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

Praxistipp: Sie sind dazu verpflichtet, auf Ihren Rechnungen einen Hinweis für den Grund der fehlenden Umsatzsteuer anzugeben. Beispielhaft können Sie folgende Formulierung nutzen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Als Kleinunternehmer brauchen Sie somit keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig bekommen Sie keine Vorsteuer erstattet. Die Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt ebenfalls.

Achtung: Die Pflicht zur jährlichen Umsatzsteuererklärung entfällt nicht.

Einen Antrag zur Kleinunternehmerregelung können alle selbständigen oder gewerblich Tätigen stellen, wenn

  • ihre Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 17.500 € waren  und
  • im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 € liegen.

Achtung: Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmerregelung sind Sie 5 Kalenderjahre daran gebunden.

Wenn Sie als Existenzgründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie Ihre Umsätze für das erste Kalenderjahr realistisch schätzen. Gründen Sie Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres, müssen Sie Ihren Umsatz des ersten Kalendermonats monatsgenau auf ein ganzes Jahr hochrechnen.

Praxistipp: Wenn Sie als Existenzgründer hohe Ausgaben für Investitionen haben und daher viel Vorsteuer zahlen müssen, sollten Sie überlegen, ob Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten möchten. Wir beraten Sie gerne!

8. Wozu dienen Aufzeichnungspflichten und was beinhalten sie?

existenzgruender36

Zur Feststellung der Umsatzsteuer und der Grundlagen Ihrer Berechnungen, müssen Sie vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen führen. Die Pflicht besteht unabhängig von der Größe oder Rechtsform Ihres Unternehmens. Sind Sie als Kleinunternehmer tätig, gelten jedoch eingeschränkte Aufzeichnungspflichten.

Die Aufzeichnungen beinhalten im Wesentlichen die Umsätze und die abziehbaren Vorsteuern Ihres Unternehmens. Sie sind so zu erfassen, dass sich ein sachverständiger Dritter in einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Zu den wichtigsten Aufzeichnungspflichten zählt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Rechnungen bzw. Rechnungskopien.

Hinweis: Für die Zehnjahresfrist gilt nicht das Rechnungsdatum, sondern der Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Darüber hinaus sind Sie verpflichtet für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten gesonderte Vorschriften zu beachten.

Praxistipp: Sind Ihre Aufzeichnungspflichten nicht oder unvollständig erfüllt, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das kann oftmals zu hohen Steuernachzahlungen führen. Zusätzlich können Zwangsmittel eingesetzt werden. Bei der Frage welche Unterlagen Sie im Einzelnen aufbewahren müssen und welche Aufbewahrungsfristen gelten, helfen wir Ihnen gerne.

9. Wie werden Handelsumsätze innerhalb der EU besteuert?

Bei einer Warenlieferung oder Dienstleistung ins EU-Gebiet müssen Sie differenzieren, ob Sie diese

  • an einen Nicht-Unternehmer (sogenannte Business to Customer (B2C) oder
  • an einen Unternehmer für dessen Unternehmen (Business to Business (B2B)

erbringen.

Verkaufen Sie Waren oder Erbringen Sie eine Dienstleitung an einen Nicht-Unternehmer (B2C) innerhalb der EU, gilt das „Ursprungslandprinzip”. Besteuert wird dann in dem Land indem Sie als Unternehmer Ihren Sitz haben. Das bedeutet, dass Ihre EU-Kunden mit der deutschen Umsatzsteuer belastet werden.

Hinweis: Neben diesen Grundregeln gibt es jedoch viele Sonderregelungen, die von Einzelfall zu Einzelfall betrachtet werden müssen. Vereinbaren Sie dafür eine Beratung bei sinatax.de.

Für den Verkauf von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen an einen unternehmerischen Leistungsempfänger (B2B) eines EU-Mitgliedsstaats, gilt hingegen das „Bestimmungslandprinzip“. Ihre Umsätze sind dann von der deutschen Umsatzsteuer befreit und unterliegen der geltenden Umsatzsteuer im Land des Leistungsempfängers.

Praxistipp: Sie müssen vorab eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen und die getätigten Umsätze in einer sogenannten “Zusammenfassenden Meldung” erklären.

Beziehen Sie als Unternehmer eine Ware oder Dienstleistung aus einem anderen EU-Land, so müssen Sie die Eingangsrechnung mit der deutschen Umsatzsteuer (sog. Erwerbssteuer) versteuern. Diesen sogenannten innergemeinschaftlichen Erwerb müssen Sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert ausweisen. Gleichzeitig dürfen Sie die Erwerbssteuer, insofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, gesondert als Vorsteuer geltend machen.

Fazit

Die umsatzsteuerliche Behandlung innerhalb der EU ist sehr komplex und beinhaltet viele Ausnahmen. Lassen Sie sich daher vorher gut beraten.

10. Wie wird der Außenhandel mit Drittstaaten besteuert?

abmahnung17

Unter einem Drittstaat versteht man einen Staat, der nicht zur EU gehört. Exportieren Sie Waren in ein solches Gebiet – beispielsweise in die Schweiz - sind die Umsätze in der Regel immer von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Das gilt für Lieferungen an Nicht-Unternehmer (B2C) und an Unternehmer (B2B). Damit Ihnen die Umsatzsteuerbefreiung gewährt wird, müssen Sie jedoch besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstige buchmäßige Nachweise beachten.

Beziehen Sie als Unternehmer eine Ware aus einem solchen Gebiet, fällt jedoch die deutsche Umsatzsteuer an. Allerdings bezeichnet man diese als Einfuhrumsatzsteuer. Es gelten die deutschen Steuersätze von 19 Prozent bzw. 7 Prozent. Soweit Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können Sie die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Die Besteuerung der Einfuhr wird durch den Zoll vorgenommen.

11. So funktioniert die Vorsteuerpauschale!

Unternehmer bestimmter Berufs- und Gewerbezweige können ihre Vorsteuer nach festgesetzten Durchschnittssätzen pauschal ermitteln. Als abzugsfähige Vorsteuer gilt somit ein bestimmter Prozentsatz Ihres Nettoumsatzes und nicht die tatsächliche in Ihren Rechnungen ausgewiesene Vorsteuer. Dies vor allem kleineren Unternehmern die Arbeit mit der Umsatzsteuer–Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung erleichtern.

Hinweis: Wird die Pauschalierung in Anspruch genommen, ist ein weiterer Vorsteuerabzug insoweit ausgeschlossen.

Sie können die Vorsteuerpauschalierung anwenden, wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Für Ihren Berufs- und Gewerbezweige sind Durchschnittssätze festgelegt
  • Ihr Nettoumsatz des Vorjahres war nicht höher als 61.356 €
  • Sie dürfen Ihren Gewinn mit Hilfe der Einnahmen–Überschuss–Rechnung ermitteln.

Möchten Sie erfahren ob für Ihren Berufs- und Gewerbezweig die vereinfachte Form der Vorsteuerberechnung möglich ist, dann kontaktieren Sie uns!

Hinweis: Die Umsatzgrenze bezieht sich nicht auf Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit. Werden Sie in verschiedenen Branchen tätig, kommt es nur auf den Umsatz aus dem jeweiligen durch eine Vorsteuerpauschale begünstigten Berufs- und Gewerbezweige an. Von der Vorsteuerpauschale können deshalb auch Unternehmer mit einem hohen Gesamtumsatz, verteilt auf verschiedene Bereiche, profitieren.

Praxistipp: Besonders im ersten Jahr der Gründung entstehen hohe Kosten mit entsprechend hohem Vorsteuerabzug. Nutzen Sie diesen Vorsteuerabzug aus und steigen Sie anschließend auf die Durchschnittsbesteuerung um.

Fazit

Nutzen Sie die Vorteile als Existenzgründer und sichern Sie so die Liquidität ihres Unternehmens!

Sagen Sie uns Ihre Meinung zum Thema.
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