Vorsicht Abmahnung - Unternehmen müssen Pflichtangaben in eMails beachten

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Alle Unternehmen, auf die das HGB, das AktG oder das GmbHG anwendbar ist, müssen in ihren Geschäftsbriefen verschiedene Pflichtangaben machen. Dazu gehören unter anderem die genaue Firmenbezeichnung, der Ort der Niederlassung oder des Firmensitzes, die Rechtsform der Gesellschaft, die Nummer der Eintragung im Handelsregister und das zuständige Registergericht. Je nach dem welches Gesetz Anwendung findet, können die nötigen Pflichtangaben stark variieren. Dies ergibt sich jeweils aus § 37a HGB, § 80 AktG oder § 35a GmbHG sowie weiteren Vorschriften.

Die bisherige Rechtslage sah vor, dass diese Regelung für alle Geschäftsbriefe gilt. Unter einem Geschäftsbrief versteht man jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere externe Empfänger. Darunter fällt auch die Kommunikation mit Hilfe von eMail. Keine Geschäftsbriefe sind in der Regel interne Mitteilungen. Durch die Einführung des “Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)” hat der Gesetzgeber zum 01.01.2007 auch die entsprechenden Passagen zu den Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen in den anderen Vorschriften geändert. Es wurde jeweils die Formulierung “gleichviel welcher Form” eingeführt. Durch die Einführung des EHUG wurden dabei jedoch keine wesentlichen Veränderungen hinsichtlich der Pflichtangaben vorgenommen. Vielmehr dient es der Klarstellung, dass eMails ebenfalls unter die Regelungen fallen.

Unternehmer die von den aufgeführten Gesetzen betroffen sind, sollten darauf achten sowohl beim Versand von eMails als auch auf der Webseite des Unternehmens die nötigen Pflichtangaben zu machen. Bei fehlenden Angaben droht die Verhängung eines Bußgeldes durch das Registergericht oder eine kostenintensive Abmahnung durch Konkurrenten. Es ist zudem darauf zu achten, dass die Angaben für den Empfänger deutlich lesbar sind.

Autor: Philipp Otto


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