Firmenhandy, Firmentablet & Co: Wann ist die Privatnutzung für Mitarbeiter steuerfrei?

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Wie sieht es aus mit der Besteuerung des vom Arbeitgeber überlassenen Smartphones, Notebooks oder Tablets? Kann das Finanzamt Arbeitnehmer bei privater Nutzung zur Kasse bitten? Oder muss man damit gar nicht rechnen?

Steuerfreie Privatnutzung?

Normalerweise sind die Vorteile der privaten Nutzung von Betriebsvermögen zu versteuern, wie allgemein von Firmenwagen bekannt. Das gilt allerdings nicht immer: So ist die Privatnutzung vom Arbeitgeber überlassener Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte samt ihres Zubehörs und darauf laufender Software steuerfrei. Das gilt auch für mit der Nutzung einhergehende Strom- und Telekommunikationskosten. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich in § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG).

Statt PCs nun Datenverarbeitungsgeräte

Einst war in der Vorschrift noch vom Personal Computer statt von Datenverarbeitungsgeräten die Rede. Durch neue Geräteklassen wie Smartphone und Tablet sind die Übergänge bei elektronischen Geräten allerdings fließend. Prinzipiell wurde die Steuerfreiheit durch die deshalb erfolgte Umbenennung ausgeweitet.

Als Antwort auf eine Anfrage, welche konkreten Geräte Steuerfreiheit genießen, antwortete die Bundesregierung, dass es sich um ein betriebliches Gerät des Arbeitgebers handeln muss. Smart-TVs, Spielekonsolen, iPods, MP3-Player und Spielautomaten fallen grundsätzlich nicht darunter. Die Steuerfreiheit gelte nur für klassische Datenverarbeitungsgeräte wie PCs, Notebooks, Smartphones und Tablets. Außerdem muss die darauf installierte Software zur steuerfreien Privatnutzung im Betrieb Einsatz finden. Das trifft im Regelfall auf Office-Programme oder Virenscanner zu. Nicht zuletzt betrifft die Steuerfreiheit auch im Zusammenhang mit den Geräten erbrachte Dienstleistungen und damit insbesondere Updates und Wartungen.

Wurde die Privatnutzung vom Arbeitgeber erlaubt?

Natürlich darf der Arbeitgeber die private Nutzung dabei nicht ausgeschlossen haben. Sonst können arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen. Bei erheblicher unerlaubter Privatnutzung, wie etwa umfangreichen Privatgesprächen mit dem Firmenhandy, muss ein Arbeitnehmer mit Abmahnung sowie fristloser Kündigung rechnen.

Pauschalbesteuerung bei Übereignung

Keine Steuerfreiheit genießen Geräte, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer übereignet hat oder für die er ihm bei der Anschaffung einen Zuschuss leistet. In diesen Fällen lässt sich der damit verbundene geldwerte Vorteil jedoch pauschal mit 25 Prozent besteuern. Beteiligt sich der Arbeitgeber zudem an den Kosten für den Internetzugang und überschreitet dies keine 50 Euro im Monat, dann kann er auch auf diese die Pauschalbesteuerung gestattende Vorschrift des § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG anwenden.

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