Unkontrollierte Datensammlung: Microsoft Office Pro Plus verstößt gegen die DSGVO

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Eine Untersuchung im Auftrag der niederländischen Regierung dürfte auch deutsche Nutzer der Unternehmenssoftware Office beunruhigen. Demnach geben 300.000 Staatsbedienstete der Niederlande jeden Tag ungewollt sensible Informationen an Microsoft weiter. Neben E-Mail- und IP-Adressen der Nutzer gehören dazu auch Inhalte von Dateien und elektronischer Post. Microsoft zeigt sich zerknirscht und verspricht Abhilfe.

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Speicherzeit: bis zu eineinhalb Jahre oder länger

Der Bericht der Den Haager „Privacy Company“ spricht von einem alarmierenden Ergebnis. Auf Wunsch des Innenministeriums wurde er nun im Blog des Unternehmens veröffentlicht. Betroffen sind allein bei der Regierung sämtliche Ministerien, der Justizapparat, Finanzämter und Polizei. Sie alle nutzen Office 2016 oder Office 365, zum Teil auch noch ältere Versionen der Bürosoftware. Eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung ergab nun, dass Hersteller Microsoft ohne das Wissen der Administratoren in riesigem Umfang Analyseinformationen und Inhalte ausgelesen hat.

Von DSGVO keine Spur

Möglich war das, weil in Office eine eigene Software eingebaut ist, die regelmäßig Telemetriedaten an die Microsoft-Server sendet. Dazu gehören Informationen über die verwendete Hard- und Software sowie über Art, Umfang und Dauer der Programmnutzung. Nutzt man auch den Rechtschreib- oder Übersetzungsservice von Microsoft, dann werden auch die bearbeiteten Inhalte gespeichert. Das Gleiche gilt für Dateien oder Nachrichten, die auf dem eigenen PC oder in der Microsoft-Cloud abgelegt sind: Auch sie gelangen automatisch in die großen Datenbanken in Übersee. Über diese Vorgänge sind die Mitarbeiter weder informiert, noch können sie die gespeicherten Informationen einsehen.

Über die Auswertung entscheidet Microsoft

Insgesamt übermittelt die Bürosoftware rund 35.000 Arten von Ereignissen, mit denen sich dann bis zu 30 verschiedene Ingenieurteams befassen. Zum Vergleich: Wer auf seinem heimischen PC mit Windows 10 im voreingestellten Modus arbeitet, der gibt nur etwa 1200 Arten von Ereignissen an rund zehn Expertengruppen weiter. Durch eine Reduzierung der Telemetriedaten in den Datenschutzeinstellungen lässt sich die Menge der auszulesenden Informationen außerdem noch verringern.

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Mehr Einstellmöglichkeiten für Nutzer angekündigt

Um empfindliche Strafen wegen des Verstoßes gegen die DSGVO abzuwenden, hat Microsoft bereits im Rahmen der niederländischen Studie versucht, einige Kritikpunkte zu entschärfen. So wurde eine Zero-Exhaust-Einstellung entwickelt, mit der die Menge der abgegebenen Daten reduziert werden kann. Außerdem hat das Unternehmen zugesagt, weitere Maßnahmen zur Sicherung sensibler Informationen zu ergreifen. Bis dahin empfehlen die niederländischen Datenschützer, mit lokalen Accounts statt mit Microsoft-Konten zu arbeiten und auf die Nutzung von Rechtschreibprüfung und Übersetzungsprogramm zu verzichten.

Fazit

Im Zusammenhang mit der Untersuchung hat Microsoft betont, dass man den europäischen Datenschutz ernst nehme und die Unternehmens-Version des Office-Pakets der DSGVO anpassen wolle. Gelingt dies nicht, könnte eine Strafe in Millionenhöhe die Folge sein. Die weitere Entwicklung dürfte nicht nur in den Niederlanden gespannt verfolgt werden.

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