Geschäftliche E-Mails: Datenschutz und E-Mail-Archivierung vereinbaren

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Mit der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung geschäftlicher E-Mails können datenschutzrechtliche Probleme einhergehen, wenn mitarchivierte Privatmails der Arbeitnehmer später eingesehen werden.

Archivierung so nahe wie möglich im Original

Zum Aufbewahren von Handelsbriefen – und im Internetzeitalter damit auch „Handelsmails“ – sind Kaufleute laut Handelsgesetzbuch verpflichtet. Wenn nicht, liegt ein Verstoß gegen die Buchführungspflicht vor. Entsprechendes gilt auch hinsichtlich steuerrechtlich relevanter Informationen. Die sichere Aufbewahrung hat dabei möglichst originalgetreu zu erfolgen. Das schafft nur eine digitale Kopie der elektronischen Kommunikation.

Schutz der Arbeitnehmerprivatsphäre

Auf der anderen Seite wird der Firmenrechner in vielen Unternehmen nicht mehr allein zu geschäftlichen, sondern auch für private Zwecke genutzt. Problematische Begleitfolge: das Mitarchivieren privater E-Mails. Diese Daten sind jedoch in der Regel vor fremden Blicken durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt. Daran muss sich auch ein Betrieb halten. Denn durch die Archivierung wird er zur datenerhebenden und -speichernden Stelle.

Markierung hilft, Privates von Geschäftlichem zu trennen

Eine generelle Einwilligung zur Einsichtnahme ist nur bedingt hilfreich. Denn der Beschäftigte kann sie jederzeit widerrufen. Auch ein Totalverbot privater E-Mails ist kein Allheilmittel in einer Zeit, in der private und geschäftliche Internetnutzung sich oft nicht mehr einfach trennen lassen. Besser ist es, in gegenseitiger Absprache klare Regeln im Umgang mit privaten Mails zu treffen. Eine Kennzeichnungspflicht für private E-Mails erleichtert die Trennung. Noch besser ist es, die private Kommunikation separat zu speichern, etwa durch das Anlegen von E-Mail-Konten für private Zwecke. Das sollte am besten im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Zukünftig soll ein überarbeitetes Bundesdatenschutzgesetz auch die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts klären.

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Kommentare  
Anne Kathrin Frihs
0 # Anne Kathrin Frihs 19.03.2018, 23:33 Uhr
Hallo liebes eRecht24 Team,
gilt ein pdf als digitale Kopie der elektronischen Kommunikation?
Herzliche Grüße, Anne Kathrin Frihs
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