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Achtung Aufbewahrungspflichten: Geschäftliche E-Mails nicht einfach löschen!

Gewerbetreibende sind aufgrund mehrerer Vorschriften verpflichtet, verschiedene Dokumente aufzubewahren (§ 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung). Von vielen Unternehmern wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese  Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails nach HGB

Nach § 257 HGB sind Kaufleute beispielsweise verpflichtet Handelsbriefe, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, 6 Jahre lang aufzubewahren. Unter den Begriff "Handelsbrief" fallen aber nicht nur "normale" Briefe, sondern auch Telefaxe und E-Mails.

Eingehende und ausgehende E-Mails, Telefaxe und "normale" Briefe muss man jedoch nur archivieren, sofern sie Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, also an Empfänger außer-halb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Interner Schriftverkehr muss nicht aufbewahrt werden. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, sind nur dann aufzube-wahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben. Anhänge von E-Mails sollten ebenfalls mit aufbewahrt werden, sofern sie für den Geschäftsabschluss von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails nach der Abgabenordnung

Nach der Abgabenordnung besteht für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäfts-briefe (auch hier sind Telefaxe und E-Mails umfasst) ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück versendet oder emp-fangen wurde, das bedeutet, dass die Frist über 6 Jahre hinausgehen kann (also dann insge-samt 7 Jahre beträgt).

Die Schriftstücke sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Im Falle von E-Mails ist es ausreichend, diese auf einem Datenträger abzuspeichern und zu sichern, so dass die Unterla-gen während der gesamten Dauer von 6 bzw. 7 Jahren verfügbar und vor allen Dingen lesbar sind. Dabei sollte man beachten, dass viele Datenträger bzw. das Format, indem die Daten abgespeichert sind, nach 6 bzw. 7 Jahren veraltet oder nicht mehr lesbar sein könnten. Die Archivierung sollte fortlaufend nach Geschäftsvorfällen geordnet erfolgen und immer wieder überprüft werden, so dass auch noch nach einigen Jahren ein Zugriff auf die Daten problemlos erfolgen kann.