Um die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Unternehmen wirksam abzusichern, sollten Sie zunächst eine ehrliche Bestandsaufnahme durchführen: Welche KI-Tools werden eingesetzt? Zu welchen Zwecken? Und wer trägt intern die Verantwortung? In vielen Unternehmen fehlt genau dieser Überblick. KI wird dezentral oder sogar heimlich (sog. “Schatten-KI”) genutzt, Prozesse sind nicht dokumentiert und rechtliche Prüfungen erfolgen (wenn überhaupt) nur punktuell.
Diese typischen Fehler treten immer wieder auf:

Diese typischen Fehler treten immer wieder auf:

• Fehlende verbindliche Richtlinien für Mitarbeitende, die den Umgang mit KI klar regeln.
• Nicht an den Einsatz von KI-Tools angepasste oder unvollständige Datenschutzerklärungen.
• Keine Teilnahme der Mitarbeitenden an Schulungen, sodass diese Risiken nicht erkennen oder KI-Ergebnisse ungeprüft weiterverwenden.

Die Folge ist eine unkontrollierte KI-Nutzung im Unternehmen, die teure rechtliche Konsequenzen haben kann. Eine wirksame KI-Absicherung beginnt daher bei klaren internen Prozessen. Nur wenn Sie Zuständigkeiten definieren, Abläufe dokumentieren und Ihre Mitarbeitenden sensibilisieren, lässt sich die Verwendung von künstlicher Intelligenz langfristig verantwortungsvoll gestalten.

KI-Anwendungen sind längst Teil der modernen Arbeitswelt. Mitarbeitende nutzen generative KI für Texte, Recherchen, Analysen oder zur Unterstützung im Kundenkontakt – oft intuitiv, ohne sich der rechtlichen Folgen bewusst zu sein. Genau hier sind klare interne Regeln essenziell. Denn ohne verbindliche Vorgaben entsteht ein uneinheitlicher Umgang mit Technologie, der Risiken für Datenschutz, Urheberrecht und Haftung birgt.
Eine KI-Mitarbeiter-Richtlinie schafft Orientierung und Sicherheit. Sie sollte klar regeln, welche KI-Anwendungen im Unternehmen erlaubt sind, wofür sie eingesetzt werden dürfen und wo Grenzen bestehen. Ebenso wichtig sind Vorgaben zum Umgang mit personenbezogenen Daten, zur Prüfung KI-generierter Inhalte sowie zur Transparenz gegenüber Kunden und Geschäftspartnern. Auch Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse sollten Sie im Vorfeld eindeutig festlegen.
Neben der praktischen Orientierung erfüllt die KI-Richtlinie eine wichtige Kontrollfunktion: Sie hilft Ihnen zusammen mit KI-Schulungen, den Einsatz von KI nachvollziehbar zu steuern, Haftungsrisiken zu reduzieren und Ihrer Verantwortung als Unternehmen in einer zunehmend KI-geprägten Arbeitswelt gerecht zu werden.

Ob KI-Chatbots im Kundenservice oder KI zur Aufzeichnung von Meetings – sobald KI-Modelle konkrete Aufgaben im Unternehmen übernehmen, rückt der Datenschutz in den Mittelpunkt. Viele KI-Anwendungen verarbeiten personenbezogene Daten im Hintergrund, oft ohne dass dies im Arbeitsalltag bewusst wahrgenommen wird. Gerade die vielfältigen Funktionen der KI-Modelle bergen hier erhebliche Risiken.
Problematisch wird es insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten ungeprüft in KI-Systeme eingegeben oder für Trainings- und Analysezwecke weiterverwendet werden. Ohne klare Vorgaben ist häufig unklar, welche Daten verarbeitet werden, wo diese gespeichert sind und zu welchen Zwecken sie genutzt werden. Für Unternehmen entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko von DSGVO-Verstößen.
Hinzu kommen Transparenz- und Informationspflichten, die allerdings nicht pauschal für jede Form der KI-Nutzung offengelegt werden müssen. Kennzeichnungspflichten greifen insbesondere bei KI-generierten Inhalten mit besonderem Irreführungspotenzial, etwa bei Deepfakes, sowie bei bestimmten Informationen von öffentlichem Interesse.
Datenschutzrechtlich relevant wird der KI-Einsatz vor allem dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. In diesen Fällen müssen Unternehmen transparent darüber informieren, etwa im Rahmen der Datenschutzerklärung – beispielsweise wenn auf der Website KI-Tools wie ChatGPT eingebunden sind oder ein KI-Chatbot zum Einsatz kommt.
Ein DSGVO-konformer Umgang mit KI erfordert daher nicht nur technisches Verständnis, sondern vor allem eine sorgfältige Prüfung, ob und in welchem Umfang Informations- und Dokumentationspflichten bestehen. Klare Prozesse und rechtliche Sensibilität bleiben dabei unerlässlich.

Mit der KI-Verordnung (AI-Act) schafft die EU erstmals einen verbindlichen Rechtsrahmen für KI-Anwendungen. Ziel ist es, das enorme Potenzial von generativen KI-Systemen verantwortungsvoll zu nutzen – etwa bei der Erstellung von Texten, Videos, Bildern oder Musik – und gleichzeitig Risiken für Nutzer, Unternehmen und Gesellschaft zu begrenzen. Für Unternehmen bedeutet das neue Pflichten und einen deutlich höheren Organisationsaufwand.
Besonders relevant sind die KI-Schulungspflichten: Als Unternehmen müssen Sie seit dem 2. Februar 2025 sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte über ausreichende Kompetenzen im Umgang mit KI-Anwendungen verfügen. Wer generative KI im Arbeitsalltag einsetzt, muss Risiken erkennen, Ergebnisse kritisch prüfen und rechtliche Vorgaben einhalten. Damit wird der AI-Act nicht nur zur rechtlichen, sondern auch zur organisatorischen Herausforderung für Sie als Unternehmen.
Für bestimmte KI-Systeme, sog. Hochrisiko-KI, gelten besonders strenge Pflichten. Wenn Sie KI im Personal- oder Gesundheitsbereich einsetzen wollen, sollten Sie sich anwaltlich beraten lassen.

Wollen Sie KI beruflich nutzen, sollten Sie sich der Risiken KI-generierter Inhalte bewusst sein. Texte, Bilder oder Analysen wirken auf den ersten Blick überzeugend, können jedoch fehlerhaft, unvollständig oder rechtlich problematisch sein. KI-Ergebnisse müssen immer geprüft, eingeordnet und korrekt verwendet werden. Diese Verantwortung liegt bei Ihnen als Unternehmen.
Gerade im Arbeitsalltag ist es entscheidend, klare Prüfpflichten zu etablieren und Mitarbeitende für typische Fehlerquellen zu sensibilisieren. Praxisnahe Empfehlungen helfen Ihnen dabei, KI sinnvoll einzusetzen, ohne rechtliche Risiken einzugehen. So lässt sich KI beruflich nutzen, ohne die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Verantwortung zu verlieren.
Je nach Umfang und Komplexität Ihrer KI-Nutzung reicht eine allgemeine Einschätzung jedoch nicht immer aus. Während beispielsweise der eRecht24 Premium KI-Check eine erste Orientierung bietet, ist eine individuelle KI Absicherung besonders dann sinnvoll, wenn spezielle KI-Anwendungen, sensible Daten oder unternehmenskritische Prozesse betroffen sind. Eine persönliche anwaltliche Beratung berücksichtigt Ihre konkreten Rahmenbedingungen und schafft dort Rechtssicherheit, wo pauschale Lösungen an ihre Grenzen stoßen.
eRecht24 begleitet Sie beim rechtssicheren Umgang mit KI. Mit eRecht24 Premium erhalten Sie Zugriff auf praxisnahe Tools und fundiertes Wissen. Sie haben die Möglichkeit, eine Erstberatung sowie darüber hinaus eine individuelle KI-Beratung der Kanzlei Siebert Lexow in Anspruch zu nehmen. So behalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre KI-Nutzung, sondern erfüllen dauerhaft und verlässlich Ihre rechtlichen Pflichten.
Starten Sie jetzt mit eRecht24 Premium und sorgen Sie dafür, dass Ihre KI-Nutzung rechtlich sauber, transparent und zukunftssicher bleibt.