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Datenschutzhinweis: Ihre Daten werden ausschließlich zur Erzeugung Ihrer Datenschutzerklärung genutzt. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.


Das Wichtigste zur DSGVO-konformen Datenschutzerklärung für Webseiten

Für eine Website ist eine Datenschutzerklärung ein absolutes Muss. Ansonsten drohen DSGVO Geldbußen, Abmahnungen und Schadensersatzforderungen. Sanktionen sind auch bei fehlerhaften und unvollständigen Datenschutzerklärungen möglich. Gehen Sie hier deshalb sehr gewissenhaft vor. Doch was sind eigentlich die wichtigsten rechtlichen Inhalte einer Datenschutzerklärung? Sollten Sie für die Datenschutzerklärung eine Vorlage nutzen? Oder ist für eine Datenschutzerklärung ein Generator besser?


Das Wichtigste in Kürze:

  • Als Websitebetreiber, Agentur oder Shopbetreiber brauchen Sie fast immer eine Datenschutzerklärung.
  • Die Datenschutzerklärung müssen Leser von jeder Seite und Unterseite aus erreichen können.
  • Mit einem Datenschutzgenerator sind Sie auf der sicheren Seite, weil die Texte immer aktuell sind.
  • Fehlt eine ordnungsgemäße Datenschutzerklärung, müssen Sie mit Abmahnungen und Bußgeldern bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes rechnen.

 


Inhaltsverzeichnis

Datenschutzerklärung auf Webseiten

Der Datenschutz-Generator und die DSGVO

 

Wer ist im Internet zu einer Datenschutzerklärung verpflichtet?

Die DSGVO schreibt vor, dass Sie als Webseitenbetreiber die Besucher umfassend informieren. Erheben, übermitteln, verarbeiten oder nutzen Sie personenbezogene Daten, ist eine Datenschutzerklärung erforderlich.

Definition: Eine Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung von Informationen und Daten. Dazu gehören vor allem personenbezogene Daten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, IP-Adresse. Die Datenschutzerklärung ist abzugrenzen von der Einwilligung im Datenschutz. Hierbei geht es darum, dass der Betroffene die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zulässt, weil das Gesetz die Verarbeitung nicht erlaubt. Beispiel: Zusendung von Werbemails.

Exkurs: Was sind personenbezogene Daten?

Bei personenbezogenen Daten ordnet ein Webseitenbetreiber einer Person Daten zu. Typische personenbezogene Daten sind IP- und E-Mail-Adresse, Standortdaten, Name und Alter, Adresse.

Eine Datenschutzerklärung muss (fast) jede Internetseite haben. Heutzutage verarbeiten nahezu alle Webseitenbetreiber personenbezogene Daten – egal ob sie einen privaten Blog betreiben oder einen Onlineshop betreiben. Nutzen Sie einen Homepage-Baukasten, setzen die Anbieter sehr oft Tracking-Tools und Plug-ins ein. Bei einem externen Hosting erstellt der Hoster auch Server-Logfiles.

Bei deutschen und europäischen Webseiten ist eine Datenschutzerklärung zwingend notwendig.
Bei ausländischen Webseiten ist eine Datenschutzerklärung nur erforderlich, wenn sich der Webseitenbetreiber mit seinen Dienstleistungen und Produkten an EU-Bürger richtet oder eine Niederlassung in der EU hat. Eine Datenschutzerklärung ist bei jedem Onlineshop erforderlich. Nutzen Sie Wordpress, müssen Sie hier eine spezielle Datenschutzerklärung für Wordpress verwenden.

Wie muss die Datenschutzerklärung aussehen und wo muss sie hin?

Ihre Datenschutzerklärung muss die Nutzer Ihrer Website verständlich und transparent darüber aufklären, wie Sie mit ihren personenbezogenen Daten umgehen. Das bedeutet:

  • Der Nutzer muss die Datenschutzerklärung jederzeit von jeder Unterseite aus erreichen können. Der Nutzer sollte nicht zweimal klicken müssen, um auf die Datenschutzerklärung zu gelangen. Aber Achtung: Ein Link etwa im Impressum reicht dafür nicht aus. Vielmehr müssen Sie Impressum und Datenschutzerklärung klar voneinander abgrenzen.
    • Tipp: Verlinken Sie die Datenschutzerklärung im Footer.
  • Die Datenschutzerklärung muss die gleiche Schriftgröße und -Art haben wie die sonstigen Inhalte. Sie dürfen Sie nicht im Kleingedruckten verstecken.
  • Sie müssen die Rechtsgrundlagen nennen und idealerweise Inhalte gliedern und strukturieren.

Datenschutzerklärung: Was sind die wichtigsten Inhalte?

Eine Datenschutzerklärung unterrichtet Webseitenbesucher über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie als Webseitenbetreiber müssen die Erklärung in einer einfachen und verständlichen Sprache abfassen. Der genaue Inhalt richtet sich danach, wie genau Sie mit den personenbezogenen Daten der Nutzer umgehen. Es gibt einige InformationenPunkte, die jede Datenschutzerklärung enthält. Der Rest richtet sich danach, welche Tools Sie einsetzen.

Der Allgemeine Teil der Datenschutzerklärung

Zunächst sollten Sie eine Art Einleitung formulieren, die Nutzer darüber informiert, was die Datenschutzerklärung ist. Beispiel:

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Weiterhin müssen Sie bestimmte allgemeine Angaben machen:

  • Wer ist für die Datenschutzerklärung verantwortlich? Nennen Sie die Kontaktdaten.
  • Wer ist der Datenschutzbeauftragte? Benennen Sie in der Datenschutzerklärung die Person, die für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Haben Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten, müssen Sie auch diesen aufführen. Machen Sie deutlich, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt.

Der besondere Teil der Datenschutzerklärung

Machen Sie für jede einzelne Datenverarbeitung deutlich, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt.

Geben Sie als Seitenbetreiber an, wie lange Sie die personenbezogenen Daten der Nutzer speichern. Informieren Sie die Betroffenen über die Rechte, die ihnen nach der DSGVO zustehen. Dazu gehören:

  • Auskunft
  • Berichtigung
  • Löschung
  • Widerspruch
  • Recht auf Datenherausgabe und Übertragbarkeit

Setzen Sie als Seitenbetreiber auf der Internetseite Profiling ein, müssen sie die Nutzer darüber aufklären, was genau sie hier machen. Die meisten Webseitenbetreiber sammeln Daten und erstellen hierüber Nutzerprofile. Damit optimieren sie den Verkaufsprozess.

Was muss in die Datenschutzerklärung, wenn ich Cookies setzen möchte?

Viele Websitebetreiber nutzen heutzutage Cookies. Das sind textliche Informationen, die in Browser auf dem PC des Nutzers gespeichert werden können, wenn er eine Website besucht hat. Bei einem späteren Besuch kann der Webserver die Informationen auslesen. Dadurch kann der Besucher identifiziert, sein Login gemerkt oder ein Warenkorb gespeichert werden.

Wenn auch Sie Cookies nutzen, nehmen Sie folgende Infos in Ihre Datenschutzerklärung auf:

  • Wofür und wie verwenden Sie Cookies? Welche Tools nutzen Sie, z.B. Analysetools?
  • Was sind Cookies und welche Arten von Cookies gibt es?
  • Was können Sie tun, um das Setzen von Cookies zu unterbinden? Dazu gehört zum Beispiel, dass Sie dies im Browser einstellen oder widersprechen.

Achtung: Es reicht allein nicht aus, dass Sie Cookies in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen. Sie müssen auch einen Cookie-Banner bzw. -hinweis aufnehmen, über den Sie den Nutzer über die Cookies detailliert informieren und der Nutzer die Möglichkeit hat, seine Einwilligung zu erteilen bzw. abzulehnen.

Praxistipp: Nutzen Sie für die Einwilligung ein Cookie Consent Tool. 

Wenn Sie eRecht24 Premium buchen, ist das Profi-Consent-Tool von Usercentrics inklusive

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

Was muss ich beachten, wenn ich Google Analytics nutze?

Trackingtools wie Google Analytics sind nützlich, wenn Sie das Nutzverhalten, die Verweildauer oder die Aufrufe Ihrer Seite analysieren möchten. So sammelt Google Analytics Daten über Ihre Websitebesucher, sodass Sie beispielsweise nachvollziehen können, welche Nutzer sich Ihren Newsletter bestellen oder welcher Logik sie beim Besuch Ihrer Seite folgen.

Damit Google Analytics und Co. das ermöglicht wird, sammeln sie zahlreiche Informationen und personenbezogene Daten wie die IP-Adresse. Dies hat für Sie verschiedene Folgen:

  • Sie brauchen immer eine Einwilligung Ihrer Nutzer, wenn Sie Google Analytics nutzen möchten

Praxistipp: Nutzen Sie ein Cookie Consent Tool. Das Tool von Usercentrics ist in eRecht24 Premium enthalten.

  •  Sie müssen die Informationen zu den Tools in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen. Dazu gehört auch, wie die Verarbeitung der Daten abläuft:
    • Nutzern muss es möglich sein, die Datenabfrage über Google Analytics abzuschalten (Opt-Out). Erläutern Sie die drei Möglichkeiten: 
      • Einstellung über den Browser
      • Browser-Plugin
      • Opt-Out-Cookie
    • Nutzer müssen einstellen können, dass ihre Daten nur anonymisiert verwendet werden.
  • Wenn Sie Ihren Nutzern ermöglichen, Google Analytics per Link zu deaktivieren, müssen Sie selbst einen entsprechenden Code vor dem Tracking Code einfügen. Zudem müssen Sie einen Einbindungscode ergänzen, damit die Daten anonymisiert werden können.
  • Sie müssen mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.

Muss ich Social Media-Plugins in die Datenschutzerklärung aufnehmen?

Ein Like auf Facebook für Ihre Produkt oder ein Teilen Ihrer geplanten Veranstaltung bei Twitter: Wenn Sie Social Media Plugins auf Ihrer Seite einbinden, profitieren Sie in der Regel von einem enormen Werbeeffekt. Schließlich sind soziale Netzwerke gefragt wie nie. Datenschutzrechtlich passiert hier allerdings einiges, was für Ihre Nutzer weniger erfreulich ist: Denn der Browser Ihrer Nutzer übermittelt direkt Daten an den Server von Facebook, Twitter, Xing und Co. Besonders heikel: Im Falle von Facebook geschieht das nicht nur, wenn Ihre Nutzer bei Facebook eingeloggt sind. Es passiert sogar dann, wenn die Nutzer gar keinen Facebook-Account besitzen.

Dehalb gilt auch hier: Nehmen Sie sämtliche Social Media Plugins in Ihre Datenschutzerklärung auf. Erklären Sie,

  • welche Tools Sie verwenden,
  • welche Daten dabei für welchen Zweck erhoben und übermittelt werden,
  • wie der Ablauf der Verarbeitung ist,
  • wie Ihre Nutzer verhindern können, dass Facebook die Daten mit deren Facebook-Konto verknüpft
  • Verweisen Sie auch auf die Datenschutzrichtlinien von Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy/

Was muss ich beachten, wenn ich einen Newsletter oder eine Kontaktmöglichkeit anbiete?

Bieten Sie auf Ihrer Website ein Kontaktformular an oder können Nutzer bei Ihnen Kommentare hinterlassen? Dann müssen sie dafür personenbezogene Daten bei Ihnen hinterlassen. Weisen Sie in der Datenschutzerklärung darauf hin, wie Sie mit diesen Daten umgehen.

Geben Sie detailliert an:

  1. welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Beispiele: Name, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Wohnort, Postleitzahl
  2. wie Sie die personenbezogenen Daten verarbeiten. Dazu gehört auch, dass Sie die Daten nur verarbeiten, nachdem der Nutzer seine Einwilligung erteilt hat und Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten.
  3. warum Sie die personenbezogenen Daten verarbeiten.

Beispiel:

Weil sie ein berechtigtes Interesse daran haben, um Ihre vertraglich vereinbarten Pflichten zu erfüllen

Weil Sie Ihr Online-Angebot optimieren möchten

Wichtig:

  • Wenn Sie eine SSL-Verschlüsselung verwenden, nehmen Sie diese Info ebenfalls mit auf.
  • Nehmen Sie unter Ihrem Kontaktformular einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung auf – am besten per Link.
  • Wenn Sie eine Kommentarfunktion anbieten: Weisen Sie die Nutzer darauf hin, dass Sie die IP-Adresse (und ggf. weitere Daten) speichern. Hieran haben Sie ein berechtigtes Interesse: Denn wenn der Nutzer mit seinem Kommentar gegen geltendes Recht verstößt, sollten Sie seine Identität ermitteln können.

Was passiert, wenn ich keine ordnungsgemäße Datenschutzerklärung auf meiner Website habe?

Wenn Sie keine ordnungsgemäße Datenschutzerklärung auf Ihrer Website haben, kann das für Sie verschiedene unschöne Folgen haben.

  1. Abmahnung: Es kann eine Abmahnung in Ihren Briefkasten flattern. Mitbewerber – also geschäftliche Konkurrenten – sowie Verbraucherschutz- und Wettbewerbsverbände dürfen gegen Sie vorgehen, wenn Sie keine oder eine unzureichende Datenschutzerklärung auf Ihrer Website haben. Denn Sie verstoßen damit nicht nur gegen die DSGVO, sondern auch gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).
    Wer Sie abmahnt, wird Ihnen auch eine Schadensersatzforderung um die Ohren hauen. Doch auch die Abmahnungskosten selber müssen Sie tragen. Diese werden bei 100-200 Euro liegen. Zudem müssen Sie eine strafbewehrte Unterlassungserklärung abgeben. Verstoßen Sie dagegen, kann es teuer werden.
  2. Bußgeld: Besonders hart kann Sie aber das Bußgeld der Datenschutzbehörden treffen: Denn seit dem Inkrafttrten der DSGVO drohen bei Verstößen bis zu 20 Mio. Euro Bußgeld oder 4 % Ihres weltweiten Umsatzes. Lassen Sie es nicht darauf ankommen!

Datenschutzerklärung und Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist dafür verantwortlich, dass Behörden und Unternehmen die Vorschriften zum Datenschutz einhalten. Er stellt dabei sicher, dass sie personenbezogene Daten so sammeln, speichern und verarbeiten, dass sie den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) und der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Der Datenschutzbeauftragte ist damit ein unabhängiges Kontrollorgan.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Gemäß dem BDSG muss ein Datenschutzbeauftragter überprüfen, ob Unternehmen und Behörden die Datenschutzbestimmungen einhalten. Dazu muss er interne Abläufe überwachen und kontrollieren. Stellt er einen Verstoß fest, muss er zusammen mit der Geschäftsführung Maßnahmen evaluieren und bestimmen, um diese Verstöße zu beseitigen. Der Datenschutzbeauftragte kann dabei nicht selbst entscheiden, welche Maßnahmen geeignet sind. Diese Entscheidung muss die Geschäftsleitung allein treffen. Damit Behörden und Unternehmen erst gar nicht gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen, ist der Datenschutzbeauftragte dafür verantwortlich, intern eine Datenschutzorganisation aufzubauen. Diese soll das Personal über Richtlinien und Änderungen informieren. Darüber hinaus schult der Datenschutzbeauftragte das Personal regelmäßig.

Zusätzliche Aufgaben durch die DSGVO

Mit dem Start der DSGVO erhielt der Datenschutzbeauftragte neue Aufgaben. Er ist nicht mehr nur dafür verantwortlich, darauf hinzuwirken, dass Unternehmen und Behörden die Datenschutzvorschriften einhalten. Nach Art. 39 Abs. 1b DSGVO hat er auch eine umfassende Überwachungspflicht. Das heißt: Der Datenschutzbeauftragte ist dafür zuständig, alle Maßnahmen, die einen gesetzeskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO betreffen, zu überwachen. Dazu muss er u. a. dafür sorgen, dass Unternehmen und Behörden Zuständigkeiten richtig zuweisen und die beteiligten Mitarbeiter entsprechend schulen.

Wer haftet bei Datenschutzverstößen?

Begehen Unternehmen und Behörden einen Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen, haftet in der Regel die Unternehmensführung bzw. die Behördenleitung. Sie sind nach dem BDSG letztendlich dafür verantwortlich, die Vorgaben einzuhalten. Handelt der Datenschutzbeauftragte jedoch fahrlässig oder vorsätzlich, muss sich dieser seinen Fehlern stellen und selbst dafür haften. Mit der DSGVO trifft Datenschutzbeauftragte eine umfassendere Pflicht, so dass es möglich ist, dass sie fortan öfter selbst für Datenschutzverstöße haften.

Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten?

Öffentliche Stellen wie Ämter und Behörden müssen regelmäßig einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Nicht-öffentliche Stellen dagegen müssen einen Datenschutzbeauftragten einholen, wenn 20 oder mehr Personen dauerhaft mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind. Daneben müssen Adressverlage, Markt- und Meinungsforschungsinstitute, Auskunfteien und Unternehmen, die besonders sensitive Daten erheben, unabhängig vom eingesetzten Personal regelmäßig einen Datenschutzbeauftragten einbestellen.

Der Datenschutz-Generator und die DSGVO

Jeder Webseitenbetreiber - aber vor allem Webdesigner und Agenturen - müssen sich um das Thema "Datenschutz" kümmern. Ein "Herummogeln" um diese Frage ist nicht mehr möglich.

Vor allem, weil die im Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu zahlreichen rechtlichen Änderungen im Bereich Datenschutz geführt hat. Vor allem die stetige Abmahngefahr und die hohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro haben das Thema zu einem der wichtigsten Themen für Seitenbetreiber, Wedesigner und Online Shops werden lassen. Alle Datenschutzerklärungen auf Webseiten mussten bzw. müssen nun DSGVO-konform neu erstellt werden.

Als eRecht24 Premium Nutzer steht Ihnen dafür ein umfangreicher DSGVO-konformer Datenschutz Generator zur Verfügung.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

Datenschutzerklärung erstellen: Generator vs. Muster & Vorlagen?

Im Gegensatz zu vielen Muster Datenschutzerklärungen oder bloßen Vorlagen für eine Datenschutzerklärung können Sie mit unserem Datenschutz-Generator die Datenschutzerklärung für Ihre Webseite direkt und individuell erstellen.

Muster oder Vorlagen für Datenschutzerklärungen sind immer statisch. Sie können dort allenfalls einige Passagen löschen. Oft ist auch gar nicht klar, welchen Stand diese Muster oder Vorlagen haben. Eine aktuelle und konkret zu Ihrer Webseite passende Datenschutzerklärung können Sie so aber nicht erzeugen.

Ein echter Generator hat den Vorteil, dass Sie schnell und einfach die Tools und Datenverarbeitungsvorgänge anklicken können, die für Sie relevant sind. Am Ende erhalten Sie dann eine Datenschutzerklärung mit den Inhalten, die Sie wirklich benötigen. Als pdf und als html Quellcode.

Welche Anwendungen, Tools & Plug-Ins deckt der eRecht24 Datenschutzgenerator ab?

Wir arbeiten seit Jahren daran, unseren Datenschutz-Generator für Sie rechtlich aktuell zu halten und um die aktuellsten Tools und PlugIns zu ergänzen. Aktuell sind in der Profi-Version des Generators folgende Punkte enthalten:

Datenschutzerklärung auf Englisch für Ihre Website

Deutsche Seitenbetreiber, die ihre Webseite in deutscher Sprache zur Verfügung stellen, müssen auch ihre Datenschutzerklärung auf Deutsch führen. In einigen Fällen benötigen sie jedoch eine englische Übersetzung ihrer Datenschutzerklärung. 

Dann benötigen Webseitenbetreiber eine englische Übersetzung der Datenschutzerklärung:

Verschiedene Faktoren auf einer Webseite können darauf hindeuten, dass Seitenbetreiber eine englische Übersetzung ihrer Datenschutzerklärung benötigen:

  1. Ist die Webseite neben deutscher auch in englischer Sprache verfügbar, zum Beispiel weil Seitenbetreiber eine internationale Zielgruppe erreichen wollen, ist auch eine englische Variante der Datenschutzerklärung notwendig.

  2. Führen Webseitenbetreiber auf ihrer Seite eine Telefonnummer mit internationaler Vorwahl, sollten sie die Datenschutzerklärung ins Englische übersetzen.

  3. Liefern Webseitenbetreiber ihre Ware auch ins englischsprachige Ausland, sollten sie ihre Datenschutzerklärung ins Englische übersetzen.

Denn: Webseitenbetreiber erheben personenbezogene Daten ihrer Kunden noch immer in Deutschland und damit in der EU. Auf diese Weise sind sie durch die DSGVO verpflichtet, Kunden bei der Erhebung ihrer Daten auf die Datenschutzerklärung hinweisen. Damit diese die Erklärung dann auch lesen können, muss sie sie auch in englischer Sprache zur Verfügung stehen.

Wenn Sie für Ihre Website die Datenschutzerklärung, den Disclaimer oder das Impressum in englischer Sprache benötigen, nutzen Sie bitte eRecht24 Premium. Hier finden Sie neben den englischen Version der Texte unsere Profi-Generatoren mit umfangreicheren Funktionen für professionelle Webseiten.

 



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