Datenschutzerklärung für WhatsApp

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Was macht WhatsApp?

WhatsApp ist ein Instant-Messaging-Dienst. User können darüber Textnachrichten, Fotos, Videos und Sprachnachrichten verschicken. Darüber hinaus können sie Standortinformationen, Dokumente, Links und Kontaktdaten teilen. Unternehmen können die geschäftliche Variante „WhatsApp-Business“ nutzen. Der Messenger verfügt weltweit über mehr als 2 Milliarden Nutzer. Der Messenger gehört zum Mutterkonzern Meta. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie WhatsApp verwenden?

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Warum ist WhatsApp datenschutzrechtlich relevant?

WhatsApp speichert die Daten, die User mit der App teilen. Das sind zum Beispiel

  • Nachrichten,
  • Fotos,
  • Videos,
  • Rechnungsdaten und
  • hinterlegte Profilbilder.

WhatsApp gibt jedoch an, alle Daten nur verschlüsselt abzulegen. Theoretisch kann der Konzern die Daten daher nicht einsehen. Fotos und Videos werden bei WhatsApp eigenen Angaben zufolge zudem nur zwischengespeichert. Dann entfernt WhatsApp diese. Nachrichten speichert die App nur, bis der Empfänger sie erhalten hat. Danach löscht sie diese. Wird eine Nachricht von innerhalb 30 Tagen nicht zugestellt, löscht WhatsApp diese ebenfalls.

In seinen AGB gibt WhatsApp an, erhobene Daten an den Mutterkonzern Meta in den USA sowie an weitere Unternehmen, die Meta gehören, weiterzugeben. Daneben hält es sich offen, Daten mit externen Unternehmen, Dienstleistern und Partnern zu teilen.

Für die Praxis heißt das: Nutzen Unternehmen WhatsApp und kommunizieren sie darüber mit ihren Kunden oder Mitarbeitern, könnten sie so personenbezogene Daten erheben und an Dritte weitergeben. Unternehmen müssen daher besondere datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen.

Ist die Nutzung von WhatsApp zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von WhatsApp ist WhatsApp Ireland Limited. Es könne jedoch auch personenbezogene Daten an das Unternehmen WhatsApp LLC weitergegeben werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

WhatsApp LLC ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools WhatsApp ist zulässig.

[Stand: 15.01.2024]

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Wichtig: Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

WhatsApp datenschutzkonform verwenden

Um beim Einsatz von WhatsApp den datenschutzrechtlichen Anforderungen nachzukommen, müssen Webseitenbetreiber diese Pflichten erfüllen:

Einwilligung der Kontakte einholen

Derzeit ist nicht klar, welche Daten WhatsApp erhebt, sobald Unternehmen die App auf ihrem Smartphone nutzen. Denn der Dienst erhebt nicht nur Metadaten wie die IP-Adresse, sondern synchronisiert automatisch Kontakte, die auf dem Handy gespeichert sind. Es werden folglich Daten wie Namen und Telefonnummern verarbeitet, auch wenn keine Einwilligungen der betroffenen Personen vorliegen. Unternehmen sollten daher sichergehen und die Erlaubnis ihrer Kontakte einholen. Alternativ können Sie nach der Installation der App den Zugriff auf die Daten in den Einstellungen des Handys verweigern. 

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Verwenden Unternehmen WhatsApp, leiten sie personenbezogene Daten an den Konzern und damit an einen Dritten weiter. Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt dafür vor: Sie müssen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Unternehmen sollten darauf achten, dass der Vertrag aufführt,

  • welche Daten WhatsApp speichert,
  • warum und wie lange es diese Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortliche haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung erwähnen, dass sie mit WhatsApp einen AV-Vertrag geschlossen haben. Darin müssen sie aufführen, wie WhatsApp die Nutzerdaten verwendet.

Checkliste
Sie müssen auch erklären, warum sie für den Einsatz von WhatsApp
  • personenbezogene Daten erheben,
  • wie lange sie diese Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass User die Einwilligung in die Datenerhebung jederzeit widerrufen können.

Standardvertragsklauseln abschließen

Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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