Worum geht's?
Wenn Sie mit anderen Unternehmern oder Freiberuflern zusammenarbeiten und dabei vertrauliche Informationen austauschen, kann eine Verschwiegenheitserklärung bzw. Geheimhaltungsvereinbarung sinnvoll sein. Ein solcher NDA (Non-Disclosure Agreement) regelt, welche Informationen geheim bleiben müssen, wofür sie verwendet werden dürfen und welche Folgen ein Verstoß haben kann. Wir zeigen Ihnen, wann Sie einen NDA brauchen, was in die Vereinbarung gehört und worauf Sie bei der Formulierung achten sollten.
1. Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung bzw. ein NDA?
Ein NDA-Vertrag (engl. „non-disclosure agreement“) ist eine vertragliche Vereinbarung zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen. Im Deutschen spricht man auch von Geheimhaltungsvereinbarung, Verschwiegenheitserklärung oder Vertraulichkeitsvereinbarung. Ein NDA kann beispielsweise Daten, Dokumente, Geschäftsgeheimnisse, Verhandlungen, Ideen und Know-how vor einer unbefugten Weitergabe schützen.
WAS BEDEUTET NDA?
Per Definition handelt es sich dabei um einen Vertrag, mit dem Sie als Unternehmer sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Informationen oder Unterlagen geschützt bleiben. Es herrscht also Vertragsfreiheit. Ein NDA kann außerdem eine wichtige Geheimhaltungsmaßnahme im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG) sein.
Möchten Sie zum Beispiel mit einem Dienstleister oder einer Agentur zusammenarbeiten oder haben Sie selbst ein entsprechendes Unternehmen, kann es sinnvoll sein, in einem Vertrag festzuhalten, dass Firmeninterna - Daten, Dokumente, Verhandlungen oder Ideen - streng vertraulich bleiben und nicht mit anderen Personen geteilt werden dürfen.
2. Warum brauche ich eine Verschwiegenheitserklärung oder Geheimhaltungsvereinbarung?
Sie befürchten einen Reputationsverlust oder wirtschaftlichen Schaden, wenn Ihre Geschäftsgeheimnisse an die Öffentlichkeit dringen würden? Dann haben Sie schon die Antwort auf die Frage, wozu man Geheimhaltungsvereinbarungen braucht.
Ob es eine einzigartige Idee, ein bestimmtes Vorgehen oder spezifisches Know-how ist, das Ihr Unternehmen zum Erfolg geführt hat: Sie sollten diese Informationen vor Wettbewerbern schützen. Im Laufe der Geschäftstätigkeit erhalten Unternehmen, Mitarbeiter und externe Partner häufig Zugriff auf eine Vielzahl vertraulicher Informationen. Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Sie erwägen sollten, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit anderen Vertragsparteien zu schließen:
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Letter of Intent (=Vertrag, der die Prüfungs- und Informationssituation im Vorfeld eines Vertragsverhältnisses regelt, wie etwa eine Kooperation)
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Vertriebsverträge (z.B. Handelsvertreter, Vertragshändler, Kommissionsagent, Franchise)
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Lieferverträge
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Kooperationsverträge
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Lizenzverträge
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Technologietransfer-Verträge
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Beraterverträge für sensible Geschäftsbereiche
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Arbeits- und Mitarbeiterverträge
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Investorengespräche
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Unternehmensübernahme
Je nach Interessenlage der Parteien kann der NDA einseitig oder gegenseitig ausgestaltet werden. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Arten des NDA zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: Die einseitige Geheimhaltungsvereinbarung und die zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung. In der folgenden Tabelle haben wir Ihnen Hinweise zur Verwendung der beiden NDAs zusammengefasst:
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Einseitiger NDA |
Zweiseitiger NDA |
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Wer verpflichtet sich? |
eine Partei |
beide Parteien |
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typischer Fall |
Dienstleister erhält interne Informationen |
gemeinsame Produktentwicklung |
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Informationsfluss |
überwiegend einseitig |
in beide Richtungen |
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Beispiele |
Ein Start-up hat einen neuartigen Prototyp für ein Medizinprodukt entwickelt. Bevor ein spezialisierter Hersteller ein Angebot für die Serienfertigung abgibt, muss das Start-up ihm die kompletten Baupläne, Quellcodes und Patententwürfe offenlegen. |
Zwei Software-Unternehmen – Firma Alpha (Spezialist für Cloud-Software) und Firma Beta (Spezialist für KI-Auswertungen) – planen eine strategische Partnerschaft oder einen Zusammenschluss (M&A) |
Übrigens: Auch im Arbeitsverhältnis kann eine Verschwiegenheitserklärung relevant sein, etwa wenn Arbeitnehmer Zugang zu vertraulichen Informationen des Arbeitgebers erhalten. Die Pflicht zur Verschwiegenheit kann sich dabei aus dem Arbeitsvertrag, gesetzlichen Vorgaben oder einer gesonderten Vereinbarung ergeben.
3. Was muss in einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) stehen?
Das bleibt Ihnen und den Verhandlungen über die Vertraulichkeitsvereinbarungen überlassen. Sie sind frei in der Entscheidung, welche Punkte Sie wie detailliert in Ihren Vertrag aufnehmen, denn es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Wir empfehlen aber, in jedem Fall folgende Punkte zu regeln:
- Vertragsparteien: Nennen Sie Name und Anschrift der beteiligten Personen oder Unternehmen.
- Vertragsgegenstand: Um welches Projekt und welchen Zweck der Verwendung geht es?
- Definition vertraulicher Informationen: Welche Informationen und Geschäftsgeheimnisse gelten als vertraulich?
- Zulässige und unzulässige Tätigkeiten: Für welchen Zweck dürfen die Parteien die Informationen verwenden? Wem dürfen vertrauliche Informationen zur Verfügung gestellt werden? Was wollen Sie konkret verbieten?
- Ausnahmen von der Geheimhaltung: Welche Informationen sind beispielsweise bereits öffentlich bekannt oder rechtmäßig von Dritten bekannt geworden?
- Vertragsstrafe: Was passiert, wenn sich der Vertragspartner nicht an den Geheimhaltungsvertrag hält?
- Gültigkeitsdauer: Wie lange müssen die Parteien Stillschweigen bewahren?
- Unterzeichnung: Halten Sie Datum und Unterschrift der Vertragsparteien fest.
Mit unserem NDA Generator bei eRecht24 Premium sind Sie hier auf der sicheren Seite. Auf Premium finden Sie außerdem unser Datenschutzmanagementsystem mit dem Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen absichern und dokumentieren können.
Wie hoch sollte eine Vertragsstrafe bei einem NDA sein?
Eine allgemeingültige Höhe gibt es nicht. Die Vertragsstrafe sollte insbesondere zur Bedeutung der geschützten Informationen und zum möglichen Schaden passen. Pauschal überhöhte Vertragsstrafen können rechtlich problematisch sein. Lassen Sie die konkrete Höhe und Formulierung daher im Zweifelsfall anwaltlich prüfen.
Welche Geschäftsgeheimnisse muss ich in die Vertraulichkeitsvereinbarung aufnehmen?
Nicht jede interne Information ist automatisch ein Geschäftsgeheimnis. Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz kommt es unter anderem darauf an, dass die Information wirtschaftlichen Wert hat, ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht und angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen wurden. Eine Geheimhaltungsvereinbarung kann ein Teil solcher Geheimhaltungsmaßnahmen sein.
Folgende Informationen können Sie mit unserem Generator als Geschäftsgeheimnisse einstufen und in den NDA aufnehmen:
- Akquisedaten
- Auftrags- und Kundendaten
- interne Richtlinien für Vertragsverhandlungen
- Zahlungsmodalitäten und sonstige Vertragsdaten
- Wettbewerbsverbote und NDAs mit Dritten
- Strategiepapiere
- Finanzierungspläne und Finanzen
- Organisationsstrukturen, eingesetzte Tools
- Produktdaten und technisches Know-How
- Rezepturen
- Informationen zu gerichtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren
Die Aufzählung ist nicht abschließend. Mit unserem Generator für Vertraulichkeitsvereinbarungen in eRecht24 Premium können Sie weitere Betriebsgeheimnisse in einem Textfeld eintragen.
4. Wo gibt es eine Vorlage für eine Geheimhaltungsvereinbarung bzw. einen NDA?
Wenn Sie sich ein wenig im Internet umsehen, finden Sie zahlreiche NDA Vorlagen. Ob es nun Muster für Geheimhaltungserklärung, Muster für Geheimhaltungsverträge, Muster für Geheimhaltungsverpflichtung oder Muster für NDA heißt: Jedes ist anders.
Gibt es auch ein Muster für eine NDA auf Englisch?
Sie sind international tätig oder Ihr Vertragspartner spricht nur Englisch? Brauchen Sie daher ein Muster für eine Geheimhaltungsvereinbarung in englischer Sprache? Nutzen Sie doch einfach unseren Generator für das Non Disclosure Agreement in englischer Sprache auf eRecht24 PREMIUM. Damit hat das Suchen nach einer NDA Vorlage auf Englisch ein Ende.
5. Was muss ich bei einer Geheimhaltungsvereinbarung bzw. Verschwiegenheitserklärung beachten?
WICHTIG
Sie sollten sich genau überlegen, wie detailliert und spezifisch Sie die Inhalte im NDA definieren. Denn: Sind Informationen und Handlungen detailliert beschrieben, ist zwar klarer, was der Vertragspartner zu tun und unterlassen hat und spätere Streitigkeiten lassen sich besser vermeiden. Andererseits besteht dann auch die Gefahr, dass bestimmte Informationen unter den Tisch fallen – und dann munter ausgeplaudert werden können.
Was Sie noch beachten sollten: Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist nicht bei jedem Vertragspartner automatisch notwendig. Prüfen Sie deshalb vorab, welche Informationen Sie schützen möchten und ob dafür eine vertragliche Geheimhaltung sinnvoll ist. Geht es um Geschäftsgeheimnisse oder andere besonders sensible Informationen, spricht viel für eine schriftliche Vereinbarung. So können Sie Geheimhaltungsmaßnahmen dokumentieren und im Streitfall leichter nachweisen, welche Pflichten vereinbart wurden.
Auf der anderen Seite kann es in manchen Fällen besonders wichtig sein, dass alle Beteiligten unbedingt Stillschweigen bewahren, zum Beispiel wenn das Schicksal Ihres Unternehmens davon abhängt, dass niemand Weiteres von den Interna oder Betriebsgeheimnissen erfährt. Sie müssen also selbst entscheiden, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten ist. Als Entscheidungshilfe haben wir Ihnen hier eine Pro- und Contra-Liste zusammengefasst:
- Geheimhaltungserklärungen können wirtschaftliche Schäden und Rufschädigung vermeiden
- Geheimhaltungsverpflichtung ist sinnvoll bei besonders sensiblen Daten
- Gerade vor Anbahnung von Geschäftskontakten lassen sich Risiken der Offenbarung von Interna mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung abfedern
- Verschwiegenheitserklärungen lassen sich gerichtlich besser durchsetzen als bloße mündliche Abreden
- Pflicht zur Verschwiegenheitserklärung kann Geschäftsbeziehung und Vertrauensverhältnis zwischen Vertragspartnern schädigen
- Falsche Formulierungen und Lücken in Geheimhaltungserklärungen können gefährlich sein
- In manchen Branchen (vor allem Startups in der IT-Branche) ist ein Feedback Dritter wichtig, strenge Geheimhaltung ist da manchmal kontraproduktiv
Auch wenn es in dem einen oder anderen Einzelfall besser sein könnte, auf ein NDA zu verzichten: Sie sollten auf jeden Fall eine saubere Geheimhaltungserklärung in der Schublade haben. Sicher und schnell erstellen können Sie das mit unserem NDA Generator.
Gilt eine Verschwiegenheitserklärung auch für Whistleblower?
Eine Geheimhaltungsvereinbarung darf gesetzlich geschützte Meldungen nicht pauschal verhindern. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch Informationen weitergegeben werden, die einer vertraglichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Das gilt insbesondere bei Meldungen an zuständige Meldestellen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine NDA-Klausel sollte daher nicht den Eindruck erwecken, dass Hinweisgeber unter allen Umständen zur Geheimhaltung verpflichtet sind.
6. Was passiert bei einem Verstoß gegen eine Verschwiegenheitserklärung oder einen NDA?
Das hängt davon ab, was Sie genau in das NDA hineinschreiben. Möglich ist es zum Beispiel, dass Sie Unterlassung oder Schadensersatz einfordern, wenn der Vertragspartner entgegen der Vereinbarung Interna weitergibt. Um Schadensersatz verlangen zu können, müssen Sie allerdings nachweisen, dass Ihnen ein Schaden entstanden ist. Vermeiden lässt sich das durch eine Vertragsstrafe.
Zudem ist wichtig zu wissen: Sie müssen vor Gericht den konkreten Verstoß gegen das NDA nachweisen. Da in der Regel niemand offen ausplaudern wird, dass er gegen eine Verschwiegenheitserklärung verstoßen hat und es auch selten schriftlich festhält, kann der Nachweis in der Praxis schwierig sein. Sollten Sie in diese Situation kommen, empfehlen wir, sich an einen spezialisierten Anwalt zu wenden.
Neben vertraglichen Ansprüchen können bei der rechtswidrigen Erlangung, Nutzung oder Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen auch Ansprüche nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz bestehen, beispielsweise auf Unterlassung oder Schadensersatz. Unter den Voraussetzungen des § 23 GeschGehG kann die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen außerdem strafbar sein.
7. Fazit: Das müssen Sie bei Geheimhaltungsvereinbarung, Verschwiegenheitserklärung und NDA beachten
Wenn Sie als Unternehmer einen NDA mit einem Dienstleister abschließen wollen, sollten Sie folgende Punkte beachten:
8. FAQ: Die häufigsten Fragen zum NDA
