NDA - Verschwiegenheitserklärung - Vorlagen und Muster

Was Sie zur Geheimhaltungsvereinbarung 2024 wissen müssen

Fachlich geprüft von: Rechtsanwalt Sören Siebert Rechtsanwalt Sören Siebert
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Das Wichtigste in Kürze

  • Wenn Sie mit anderen Unternehmern zusammenarbeiten, sollten Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung (englisch: NDA, Non-Disclosure-Agreement) abschließen.
  • So schützen Sie Ihre Geschäftsgeheimnisse und Ihr Know-How im Rahmen gemeinsamer Projekte.
  • Eine Vertragsstrafe in die Geheimhaltungsvereinbarung aufzunehmen ist sinnvoll, wenn Sie vermeiden wollen, einen Schaden nachweisen zu müssen.

Worum geht's?

Wenn Sie mit anderen Unternehmern oder Freiberuflern zusammenarbeiten, sollten Sie Vertraulichkeitsvereinbarungen/Geheimhaltungsverträge (im Englischen auch Non-Disclosure-Agreement - Abkürzung: NDA - genannt) abschließen. So schützen Sie Ihre Geschäftsgeheimnisse und Ihr Know-how im Rahmen gemeinsamer Projekte. Warum ist das so wichtig und ab wann sollten Sie solch eine Vereinbarung abschließen? Unser Artikel schafft einen Überblick über alle Informationen rund um Vertraulichkeitsvereinbarungen.

1. Was ist ein NDA-Vertrag?

Ein NDA-Vertrag (engl. „non-disclosure agreement“), auch bekannt als Verschwiegenheits-, Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvertrag, ist ein essenzieller Schutz für Unternehmensinformationen. Er bewahrt vertrauliche Daten, Dokumente, Verhandlungen und Ideen vor unbefugter Weitergabe. Solch ein Vertrag ist oft schon vor Verhandlungen sinnvoll.

Per Definition handelt es sich dabei um einen Vertrag, mit dem Sie als Unternehmer sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Informationen oder Unterlagen geschützt bleiben. Möchten Sie zum Beispiel mit einem Dienstleister oder einer Agentur zusammenarbeiten oder haben Sie selbst ein entsprechendes Unternehmen, kann es sinnvoll sein, in einem Vertrag festzuhalten, dass Firmeninterna - Daten, Dokumente, Verhandlungen oder Ideen - streng vertraulich bleiben und nicht mit anderen Personen geteilt werden dürfen.

2. Warum brauche ich eine Verschwiegenheitserklärung?

Sie befürchten einen Reputationsverlust oder wirtschaftlichen Schaden, wenn Ihre Geschäftsgeheimnisse an die Öffentlichkeit dringen würden? Dann haben Sie schon die Antwort auf die Frage, wozu man Geheimhaltungsvereinbarungen braucht. Ob es eine einzigartige Idee, ein bestimmtes Vorgehen oder spezifisches Know-how ist, das Ihr Unternehmen zum Erfolg geführt hat: Sie sollten und müssen diese Informationen vor Wettbewerbern schützen.

Checkliste
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Sie erwägen sollten, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit anderen Vertragsparteien zu schließen:
  • Letter of Intent (=Vertrag, der die Prüfungs- und Informationssituation im Vorfeld eines Vertragsverhältnisses regelt, wie etwa eine Kooperation)

  • Vertriebsverträge (z.B. Handelsvertreter, Vertragshändler, Kommissionsagent, Franchise)

  • Lieferverträge

  • Kooperationsverträge

  • Lizenzverträge

  • Technologietransfer-Verträge

  • Beraterverträge für sensible Geschäftsbereiche

  • Arbeits- und Mitarbeiterverträge

  • Investorengespräche

  • Unternehmensübernahme

 

Dabei gibt es zwei unterschiedliche Arten des NDA zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: Die einseitige Geheimhaltungsvereinbarung und die zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung.

Einseitige Geheimhaltungserklärung:

Wenn Ihr Geschäftspartner unternehmensinterne Informationen erfährt und zu Ihrem Nachteil diese Informationen nach außen dringen lassen könnte, sollten Sie sich absichern.

Beispiele:

Sie beauftragen einen Dienstleister, für Sie Weihnachtskarten an Kunden zu versenden. Damit er die Kundenadressen nicht weitergibt, schließen Sie ein NDA.

Ihr Unternehmen möchte ein Buch zu einem brisanten und bisher unbekannten Thema veröffentlichen. Eine Marketingfirma soll die Werbung vorbereiten. Damit sie vorab nicht die Inhalte des Buches ausplaudert, vereinbaren Sie eine Verschwiegenheitserklärung über die Verhandlungsergebnisse.

Zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung:

Wenn Sie mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten und zum Beispiel gemeinsame Produkte entwickeln, sollten Sie einen gegenseitigen Geheimhaltungsvertrag mit der Partei schließen.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

In diesem Fall haben beide Vertragsparteien ein Interesse daran, dass die jeweiligen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse und Unterlagen geheim bleiben. Auch wenn im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Partner neue Ideen entstehen, sollten diese geschützt werden.

Weitere Beispiele: Investoren, Freelancer, Praktikanten, Mitarbeiter, Lieferanten

3. Was muss in einem NDA (Non-disclosure-agreement) stehen?

Das bleibt Ihnen und den Verhandlungen über die Vertraulichkeitsvereinbarungen überlassen. Sie sind frei in der Entscheidung, welche Punkte Sie wie detailliert in Ihren Vertrag aufnehmen, denn es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Wir empfehlen aber, in jedem Fall folgende Punkte zu regeln:

  • Vertragsparteien: Nennen Sie die Beteiligten
  • Vertragsgegenstand: Um welches Projekt geht es?
  • Definition der vertraulichen Informationen: Um welche konkreten Informationen geht es?
  • Zulässige und unzulässige Tätigkeiten: Für welchen Zweck dürfen die Parteien die Informationen verwenden? Was wollen Sie konkret verbieten? Welche Daten dürfen an Dritte weitergegeben werden?
  • Vertragsstrafe: Was passiert, wenn sich der Vertragspartner nicht an den Geheimhaltungsvertrag hält?
  • Gültigkeitsdauer: Wie lange müssen die Parteien Stillschweigen bewahren?

Mit unserem NDA Generator bei eRecht24 Premium sind Sie hier auf der sicheren Seite.

4. Wo gibt es eine NDA Vorlage oder Muster?

Wenn Sie sich ein wenig im Internet umsehen, finden Sie zahlreiche NDA Vorlagen. Ob es nun Muster für Geheimhaltungserklärung, Muster für Geheimhaltungsverträge, Muster für Geheimhaltungsverpflichtung oder Muster für NDA heißt: Jedes ist anders.

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Gibt es auch ein Muster für eine NDA auf Englisch?

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5. Was muss ich beachten, wenn ich Geheimhaltungsverpflichtungen schließe?

WICHTIG

Sie sollten sich genau überlegen, wie detailliert und spezifisch Sie die Inhalte im NDA definieren. Denn: Sind Informationen und Handlungen detailliert beschrieben, ist zwar klarer, was der Vertragspartner zu tun und unterlassen hat und spätere Streitigkeiten lassen sich besser vermeiden. Andererseits besteht dann auch die Gefahr, dass bestimmte Informationen unter den Tisch fallen – und dann munter ausgeplaudert werden können.

Was Sie noch beachten sollten: Schließen Sie nicht einfach pauschal mit jedem Vertragspartner Geheimhaltungsverpflichtungen. Das ist unter Umständen keine gute Idee. Denn gegenüber manchen Geschäftspartnern könnten Sie damit unter Umständen falsche Signale aussenden. Sie sollten sich deshalb in jedem Fall überlegen, ob es notwendig ist, den Gegenüber vertraglich zum Stillschweigen zu verpflichten oder ob es eine mündliche Abrede auch tut. Denn im letzten Moment könnte Ihnen bei den Vertragsverhandlungen ein wichtiger potenzieller Geschäftspartner wegbrechen, wenn er das Gefühl hat, Sie unterstellen ihm ein unprofessionelles Verhalten.

Auf der anderen Seite kann es in manchen Fällen besonders wichtig sein, dass alle Beteiligten unbedingt Stillschweigen bewahren, zum Beispiel wenn das Schicksal Ihres Unternehmens davon abhängt, dass niemand weiteres von den Interna oder Betriebsgeheimnissen erfährt. Sie müssen also selbst entscheiden, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten ist. Als Entscheidungshilfe haben wir Ihnen hier eine Pro- und Contra-Liste zusammengefasst:

Geheimhaltungsvereinbarung - Pro- und Contra-Liste:
Pro:
  • Geheimhaltungserklärungen können wirtschaftliche Schäden und Rufschädigung vermeiden
  • Geheimhaltungsverpflichtung ist sinnvoll bei besonders sensiblen Daten
  • Gerade vor Anbahnung von Geschäftskontakten lassen sich Risiken der Offenbarung von Interna mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung abfedern
  • Verschwiegenheitserklärungen lassen sich gerichtlich besser durchsetzen als bloße mündliche Abreden
Contra:
  • Pflicht zur Verschwiegenheitserklärung kann Geschäftsbeziehung und Vertrauensverhältnis zwischen Vertragspartnern schädigen
  • Falsche Formulierungen und Lücken in Geheimhaltungserklärungen können gefährlich sein
  • In manchen Branchen (vor allem Startups in der IT-Branche) ist ein Feedback Dritter wichtig, strenge Geheimhaltung ist da manchmal kontraproduktiv

 

Auch wenn es in dem einen oder anderen Einzelfall besser sein könnte, auf ein NDA zu verzichten: Sie sollten auf jeden Fall eine saubere Geheimhaltungserklärung in der Schublade haben. Sicher und schnell erstellen können Sie das mit unserem NDA Generator.

6. Checkliste – Das müssen Sie beim NDA beachten

  • Überlegen Sie in jedem konkreten Fall, ob Sie das NDA brauchen
  • Prüfen Sie, wie detailliert die Informationen in der Geheimhaltungsverpflichtung formuliert werden müssen
  • Nehmen Sie eine Gültigkeitsklausel in Ihre Verschwiegenheitserklärungen auf, wenn Sie sicher gehen wollen
  • Legen Sie eine Vertragsstrafe in der Vertraulichkeitsvereinbarung fest
  • Nutzen Sie unseren NDA-Generator
  • Holen Sie sich beim Thema Geheimhaltungsvereinbarungen zusätzlich Unterstützung von einem auf Vertragsrecht spezialisierten Anwalt.
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7. FAQ: Die häufigsten Fragen zum NDA

1. Wer muss einen Geheimhaltungsvertrag/NDA unterschreiben?

Je nachdem, ob Sie einseitige oder zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarungen schließen: In der Regel sind Sie der Informationsgeber und lassen den Informationsnehmer die Geheimhaltungsverpflichtung unterschreiben. Bei einem zweiseitigen NDA muss die Unterzeichnung von beiden Parteien erfolgen. In vielen Fällen sind Sie dann sowohl Informationsgeber als auch Informationsnehmer der Verschwiegenheitserklärungen.

2. Wie lange ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung gültig?

Auch hier gilt: Das bleibt Ihnen überlassen. Die Vereinbarung ist so lange gültig, wie Sie es in der Vereinbarung  bzw. im Inhalt festhalten. Das kann zum Bespiel „2 Jahre nach Beenden der Geschäftsbeziehung“ sein. Wenn Sie nicht möchten, müssen Sie aber auch keine Laufzeit in die Vereinbarung aufnehmen. Fehlt eine solche Klausel, wird die Vereinbarung nicht unwirksam.

3. Was passiert bei einem Verstoß gegen ein NDA?

Das gleiche Spiel: Auch die Frage, was passiert, wenn die andere Partei gegen die Verschwiegenheitserklärung verstößt, hängt davon ab, was Sie genau in das NDA hineinschreiben. Möglich ist es zum Beispiel, dass Sie Unterlassung oder Schadensersatz einfordern, wenn der Vertragspartner entgegen der Vereinbarung Interna weitergibt. Um Schadensersatz verlangen zu können, müssen Sie allerdings nachweisen, dass Ihnen ein Schaden entstanden ist. Vermeiden lässt sich das durch eine Vertragsstrafe (siehe unten).

Zudem ist wichtig zu wissen: Sie müssen vor Gericht den konkreten Verstoß gegen das NDA nachweisen. Da in der Regel niemand offen ausplaudern wird, dass er gegen eine Verschwiegenheitserklärung verstoßen hat und es auch selten schriftlich festhält, kann der Nachweis in der Praxis schwierig sein. Sollten Sie in diese Situation kommen, empfehlen wir, sich an einen spezialisierten Anwalt zu wenden.

Darüber hinaus können Sie aber auch strafrechtlich gegen den Vertragspartner vorgehen, wenn er Ihr Geheimnis öffentlich macht (§ 203 StGB). Zudem gibt es das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG): Bei einem Verstoß droht eine Freiheitsstrafe von sogar bis zu 3 Jahren.

4. Muss ich in der Geheimhaltungsverpflichtung eine Vertragsstrafe vereinbaren?

Eine Vertragsstrafe in den Geheimhaltungsvertrag aufzunehmen ist sinnvoll, wenn Sie vermeiden wollen, einen Schaden nachweisen zu müssen. Denn in diesem Fall muss der Vertragspartner bereits in dem Moment des Verstoßes die Strafe zahlen und Sie brauchen dafür keinen Schaden. Es bleibt allerdings auch hier dabei: Den Verstoß gegen das NDA müssen Sie nachweisen.

Rechtsanwältin Annika Haucke
Annika Haucke
Rechtsanwältin & Legal Writerin

Annika Haucke ist Rechtsanwältin und absolvierte darüber hinaus ein Journalismus-Studium. Seit mehr als 10 Jahren ist sie als Legal Writerin und Online-Redakteurin tätig. Sie hat bereits Texte für Steuerberatungsgesellschaften, Medienrechtsanwälte sowie für den Tagesspiegel und die Stiftung Warentest geschrieben. Seit 2020 ist Annika Haucke Teil des Redaktionsteams von eRecht24. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte liegen im Internet-, Urheber-, Steuer- und Datenschutzrecht.

Rechtsanwalt Sören Siebert
Sören Siebert
Rechtsanwalt und Gründer von eRecht24

Rechtsanwalt Sören Siebert ist Gründer von eRecht24 und Inhaber der Kanzlei Siebert Lexow. Mit 20 Jahren Erfahrung im Internetrecht, Datenschutz und ECommerce sowie mit mehr als 10.000 veröffentlichten Beiträgen und Artikeln weist Rechtsanwalt Sören Siebert nicht nur hervorragende Fach-Expertise vor, sondern hat auch das richtige Gespür für seine Leser, Mandanten, Kunden und Partner, wenn es um rechtssichere Lösungen im Online-Marketing und B2B / B2C Dienstleistungen sowie Online-Shops geht. Neben den zahlreichen Beiträgen auf eRecht24.de hat Sören Siebert u.a. auch diverse Ebooks und Ratgeber zum Thema Internetrecht publiziert und weiß ganz genau, worauf es Unternehmern, Agenturen und Webdesignern im täglichen Business mit Kunden ankommt: Komplexe rechtliche Vorgaben leicht verständlich und mit praktischer Handlungsanleitung für rechtssichere Webseiten umsetzen.


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