Den Begriff „Auftragsdatenverarbeitung“ hat fast jeder schon einmal gehört. Aber kaum ein Webseitenbetreiber weiß, was ADV praktisch bedeutet. Dabei ist ein ADV-Vertrag sehr häufig ein Muss: bei Google Analytics, wenn Sie Newsletter über externe Anbieter versenden, beim Outsourcing von Rechenzentren, Beauftragung von Callcentern, bei externer Lohnabrechnung... . Wir zeigen, was Sie zum Thema ADV wissen müssen und was sich durch die DSGVO ändert.
Inhaltsverzeichnis:
- Auftragsdatenverarbeitung: Was ist das überhaupt?
- Wer ist von den Vorschriften zur Auftragsdatenverarbeitung betroffen?
- Was sind personenbezogene Daten?
- Müssen sich die externen Dienstleister nicht um den Datenschutz kümmern?
- Was passiert, wenn ich keinen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließe?
- Was passiert bei Dienstleistern aus dem Ausland?
- Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung: Was muss dort geregelt werden?
- Kann ich einen Muster-Vertrag für die Auftragsdatenverarbeitung nutzen?
- Reicht es nicht, wenn ich einen Datenschutzbeauftragten bestelle?
- Muss ich die Auftragsdatenverarbeitung in meiner Datenschutzerklärung erwähnen?
- Was ändert sich bei der Auftragsdatenverarbeitung mit der neuen DSGVO?
- Checkliste
1. Auftragsdatenverarbeitung: Was ist das überhaupt?
Kurzfassung: (Fast) immer, wenn andere Unternehmen Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden haben, sind Sie im Bereich der Auftragsdatenverarbeitung und müssen mit diesem Unternehmen einen ADV-Vertrag abschließen.
Gesetzlich geregelt ist die Auftragsdatenverarbeitung in § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Bei eRecht24 Premium finden Sie ein Muster für einen ADV-Vertrag.
Durch die DSGVO werden zum Mai 2018 viele Punkte im Bereich Datenschutz und ADV neu geregelt.
Sie müssen einen ADV-Vertrag abschließen, wenn Sie:
- Google Analytics oder andere Tracking Software nutzen
- Externe Dienstleister für Ihre Newsletter und Marketingaktionen nutzen
- Externe Unternehmen mit der Buchhaltung/ Gehaltsabrechnung beauftragen
- Ihr Rechenzentrum ganz oder teilweise outsourcen
- Fernwartungssysteme einsetzen
Was ist Auftragsdatenverarbeitung (ADV)?
Charakteristisch für die Auftragsdatenverarbeitung (kurz: ADV) ist, dass ein Unternehmen (Auftraggeber) externe Dienstleister (Auftragnehmer) damit beauftragt, weisungsgebunden personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung verbleibt dabei beim Auftraggeber, er ist der Hauptverantwortliche für den Datenschutz. Der externe Dienstleister wird bei der Auftragsdatenverarbeitung nur unterstützend tätig, er ist praktisch der „verlängerte Arm“ seines Auftraggebers.
Eine Auftragsdatenverarbeitung besteht unter anderem in folgenden Fällen:
- Ein externes Rechenzentrum wird damit beauftragt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen.
- Ein Call-Center erhebt Daten bei den Kunden des Auftraggebers.
- Eine Marketing-Agentur verarbeitet Kundendaten, um Statistiken oder einen Newsletter zu erstellen.
Keine Auftragsdatenverarbeitung liegt bei einer sogenannten Funktionsübertragung vor. Dabei ist die genaue Abgrenzung von Auftragsdatenverarbeitung und Funktionsübertragung bei vielen Dienstleistungen nicht immer eindeutig. Man kann sich jedoch merken, dass der externe Dienstleister im Rahmen einer Funktionsübertragung nicht weisungsgebunden ist, sondern frei entscheiden kann, was mit den Daten des Unternehmens geschieht und ein eigenes Interesse an den Daten des Unternehmens hat.
Eine Funktionsübertragung liegt somit bspw. vor, wenn ein Dienstleister für seinen Auftraggeber Dienstfahrzeuge anmietet oder ein Inkassounternehmen die Forderungen seines Auftraggebers durchsetzt.
2. Wer ist von den Vorschriften zur Auftragsdatenverarbeitung betroffen?
In fast jedem Unternehmen kommt Datenverarbeitung im Auftrag zum Einsatz – und häufig wissen die betroffenen Unternehmen davon nicht mal etwas. Denn allzu häufig übersehen Unternehmen § 11 Abs. 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der den Anwendungsbereich der Auftragsdatenverarbeitung enorm erweitert. Danach finden die Vorschriften der Auftragsdatenverarbeitung auch im Rahmen von Wartung- und Prüfungsverträgen Anwendung, wenn dabei der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.
§ 11 Abs. 5 BDSG umfasst zum Beispiel folgende Fälle:
- Ein Unternehmen beauftragt einen Programmierer mit der Installation, Pflege, Überprüfung und Korrektur von Software.
- Ein Unternehmen beauftragt einen IT-Dienstleister mit der Überprüfung, Reparatur oder dem Austausch von Hardware.
- Ein Unternehmen beauftragt einen externen Dienstleister mit der Aktenvernichtung.
Die bloße Möglichkeit des Datenzugriffs durch den Auftragnehmer genügt dabei schon. Es kommt also nicht darauf an, ob der beauftragte Dienstleister tatsächlich auf die Daten zugreift.
Das bedeutet: Sobald ein externer Dienstleister im Rahmen eines Auftrags irgendeine Möglichkeit hat, auf personenbezogene Daten zuzugreifen, sollte eingehend geprüft werden, ob die Vorschriften der Auftragsdatenverarbeitung Anwendung finden.
3. Was sind personenbezogene Daten?
Die Vorschriften zur Auftragsdatenverarbeitung finden nur Anwendung, wenn es sich bei den Daten um personenbezogene Daten handelt. Doch wann sind Daten eigentlich personenbezogen? Das Bundesdatenschutzgesetz definiert personenbezogene Daten als Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (§ 3 Abs. 1 BDSG).
Das bedeutet: Alle Informationen, über die irgendwie ein Personenbezug hergestellt werden kann, fallen auch unter den Begriff der personenbezogenen Daten. Folgende Daten sind daher personenbezogen:
- Name und Anschrift,
- E-Mail-Adresse,
- Telefonnummer und
- Kontodaten.
Müssen sich also Kunden mit ihrer E-Mail-Adresse für einen Newsletter anmelden, handelt es sich bei den E-Mail-Adressen um personenbezogene Daten. Auch ein Login-Name ist personenbezogen i. S. d. § 3 Abs. 1 BDSG, wenn er mit einem echten Namen oder der E-Mail-Adresse verknüpft ist. Sogar IP-Adressen, die zum Beispiel durch Google Analytics erhoben werden, stellen personenbezogene Daten dar, wenn der Anbieter von Online-Diensten über rechtliche Mittel zur Identifizierung der hinter der IP-Adresse stehenden Personen verfügt (dazu EuGH, Urteil vom 19.10.2016 (C-582/14).
4. Müssen sich die externen Dienstleister nicht um den Datenschutz kümmern?
Nein. Das beauftragende Unternehmen darf sich nicht darauf verlassen, dass der Dienstleister das Datenschutzrecht einhält. Der Auftraggeber muss sich selbst um die Datensicherheit kümmern, er ist der Hauptverantwortliche für den Datenschutz.
Um dieser Verantwortung nachzukommen, müssen die Parteien vor Beginn der Auftragsdatenverarbeitung schriftlich einen Vertrag abschließen, dessen Inhalt das Datenschutzgesetz in § 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG genau vorgibt.
Zudem muss der Auftraggeber in regelmäßigen Abständen kontrollieren, ob der Auftragnehmer die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes einhält. Dazu kann er
- Vor-Ort-Kontrollen durchführen,
- das Testat eines Sachverständigen einholen,
- den Bericht des eigenen Datenschutzbeauftragten einholen oder
- eine schriftliche Auskunft des Auftragnehmers einholen.
Welche Maßnahme das beauftragende Unternehmen konkret ergreifen muss und in welchen zeitlichen Abständen Kontrollen durchzuführen sind, lässt das Datenschutzgesetz offen. Maßgeblich sind insbesondere der Umfang der Datenverarbeitung, das Gefährdungspotenzial für die Betroffenen und die Sensibilität der verarbeiteten Daten.
Das bedeutet: Erlaubt ein Unternehmen einer PR-Agentur, auf Millionen von Kundendaten zuzugreifen, um eine neue Marketing-Strategie zu entwickeln, werden regelmäßig Vor-Ort-Kontrollen notwendig sein. Wird die PR-Agentur hingegen von einem kleinen Unternehmen beauftragt, das lediglich 100 Kundendaten gespeichert hat, dürfte eine schriftliche Auskunft des Auftragnehmers in der Regel genügen.
Wichtig: Die Kontrollen sind unbedingt zu protokollieren. Dies schreibt erstens das Bundesdatenschutzgesetz in § 11 Abs. 2 Satz 5 BDSG vor. Zweitens gelingt nur so im Streitfall gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde auch der Nachweis, dass eine Kontrolle tatsächlich stattgefunden hat.
5. Was passiert, wenn ich keinen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließe?
Hat das Unternehmen mit dem externen Dienstleister keinen den Anforderungen des § 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG entsprechenden Vertrag geschlossen, kann es schnell richtig teuer werden. Nach § 43 Abs. 1 Nr. 2b, Abs. 3 BDSG kann die zuständige Aufsichtsbehörde ein sattes Bußgeld von bis zu 50.000 Euro verhängen, wenn der Auftrag zur Datenverarbeitung „nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise erteilt“ wird.
Das bedeutet: Haben die Parteien keinen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen oder entspricht dieser nicht den Anforderungen des § 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG, kann die zuständige Aufsichtsbehörde das Unternehmen zur Kasse beten. Der Abschluss eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung sollte also weit oben auf der Agenda stehen.
Daneben können auch die Personen, deren Daten betroffen sind, vom Auftraggeber und Auftragnehmer Schadensersatz verlangen. Beide Parteien haben dabei die Möglichkeit, ihre Unschuld nachzuweisen und so eine Ersatzpflicht zu verhindern. Dafür müssen sie nachweisen, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden eingetreten ist, verantwortlich sind.
Dabei gilt für das beauftragende Unternehmen: Hat das Unternehmen mit dem externen Dienstleister keinen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung geschlossen, wird sich ein Unschuldsnachweis kaum führen lassen.
6. Was passiert bei Dienstleistern aus dem Ausland?
Erhebt ein Unternehmen Daten im Inland, dürfen sie ohne Zustimmung der betroffenen Personen oder eine gesetzliche Erlaubnis nur dann ins Ausland abgeführt werden, wenn es sich um Mitgliedstaaten der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums handelt (vgl. § 3 Abs. 8 Satz 3 BDSG). Die Auftragsdatenverarbeitung in Drittstaaten (bspw. in den USA) ist nur zulässig, wenn
und soweit das BDSG dies erlaubt (vgl. u. a. § 28 BDSG),
- eine spezielle gesetzliche Regelung dies erlaubt,
- der Betroffene freiwillig und gemäß § 13 Abs. 2 Telemediengesetz (TMG) bewusst und eindeutig in die Datenverarbeitung eingewilligt hat.
Die Folge: Soll eine Marketing-Firma in den USA mit der Erstellung eines Newsletters beauftragt werden und erhält diese dafür Zugriff auf die Kundendaten, benötigt sie dafür die Einwilligung sämtlicher Personen, denen die Daten gehören.
7. Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung: Was muss dort geregelt werden?
Was genau in den Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung geregelt werden muss, beschreibt § 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG. Danach müssen in einer Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag Regelungen zu folgenden 10 Punkte enthalten sein:
- der Gegenstand und die Dauer des Auftrags,
- der Umfang, die Art und der Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten,
- die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen,
- die nach § 9 zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen,
- die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten,
- die nach Absatz 4 bestehenden Pflichten des Auftragnehmers, insbesondere die von ihm vorzunehmenden Kontrollen,
- die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen,
- die Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers,
- mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen,
- der Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält,
- die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags.
8. Kann ich als Agentur einen Muster-Vertrag für die Auftragsdatenverarbeitung nutzen?
Wenn Sie als Agentur beispielsweise die Google Analytics Daten, die Facebook Seiten oder Daten von Facebook Audiences für Ihre Kunden verwalten, müssen Sie einen ADV-Vertrag abschließen.
Grundsätzlich können Sie dafür auch Muster-Verträge für die Auftragsdatenverarbeitung nutzen. Aber Achtung: Am 25. Mai 2018 wird die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in allen Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht und schafft damit ein einheitliches Regelwerk in der gesamten EU zum Schutz personenbezogener Daten.
Auch die Auftragsdatenverarbeitung wird dann in § 28 DSGVO geregelt. Die bisherige Rechtslage ändert sich also. Diesen Anforderunen dürften viele kostenlose Muster im Netz nicht mehr genügen.
--> eRecht24 Premium bietet einen Muster-Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung an, der bereits jetzt den Anforderungen der DSGVO genügt.
9. Reicht es nicht, wenn ich einen Datenschutzbeauftragten bestelle?
Mit der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist es leider nicht getan. Das Datenschutzgesetz schreibt den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung zwingend – und bußgeldbewährt - vor. Das beauftragende Unternehmen muss jedoch regelmäßig kontrollieren, ob der Dienstleister die Vorgaben zum Datenschutz auch einhält. Dieser Pflicht kann das Unternehmen nachkommen, indem es seinen eigenen Datenschutzbeauftragten losschickt, um die Datensicherheit beim Auftragnehmer zu prüfen.
Unter Umständen kann auch der externe Dienstleister dazu verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Besteht eine solche Pflicht, müssen Auftraggeber und Auftragnehmer dies auch im Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung regeln. In welchen Fällen der externe Dienstleister einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss, ergibt sich aus § 4f Abs. 1 Satz 3 BDSG. Danach ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht, wenn in einem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.
Das bedeutet: Verarbeitet etwa eine PR-Agentur Kundendaten, um eine neue Marketing-Strategie zu entwickeln und sind in dieser Agentur mehr als 20 Arbeitnehmer tätig, muss die Agentur einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten muss auch im Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geregelt werden. Außerdem muss das beauftragende Unternehmen kontrollieren, dass der externe Dienstleister seinen Pflichten auch tatsächlich nachkommt und einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
10. Muss ich die Auftragsdatenverarbeitung in meiner Datenschutzerklärung erwähnen?
§ 13 Abs. 1 TMG verpflichtet Anbieter von Telemedien dazu, den Nutzer
- über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten,
- über die Verarbeitung seiner Daten in allgemein verständlicher Form
zu unterrichten.
Auch im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung verarbeitet ein externer Dienstleister (also etwa Google beim Google Analytics) als „verlängerter Arm“ des Unternehmens personenbezogene Daten des Nutzers. Darauf sollte das beauftragende Unternehmen in der Datenschutzerklärung unbedingt hinweisen. Findet sich in der Datenschutzerklärung kein Hinweis auf die Verarbeitung der Daten, kann es richtig teuer werden: Datenschutzbehörden können Datenschutzverstöße mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro ahnden (§ 16 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 TMG). Außerdem drohen dem Auftragsgeber wettbewerbsrechtliche Abmahnungen von Konkurrenten.
11. Was ändert sich bei der Auftragsdatenverarbeitung mit der neuen DSGVO?
Die bisherige Rechtslage in Deutschland zur Auftragsdatenverarbeitung erfährt durch die DSGVO einige wichtige Änderungen. Zum 25. Mai 2018 gilt die DSGVO. Dann müssen alle Unternehmen, die ihre Daten im Auftrag verarbeiten lassen, diese Regelungen umgesetzt haben.
Neuregelungen durch die DSGVO
§ 28 DSGVO enthält gleich einen ganzen Katalog von Vorschriften zur Auftragsdatenverarbeitung. Die bestehenden Regelungen in § 11 BDSG werden durch diesen ergänzt. Insbesondere kommen folgende Neuregelungen auf die Auftragsgeber und Auftragsnehmer zu:
- Es heisst "Auftragsverarbeitung", nicht mehr "Auftragsdatenverarbeitung"
Die erste Änderung ist rein sprachlicher Natur. Aus der "Auftragsdatenverarbeitung (ADV)" wird die Auftragsverarbeitung (AV). - Hinweis auf Subunternehmer
Anders als das BDSG legt die DSGVO fest, dass Auftragsnehmer Subunternehmer nur einsetzen dürfen, wenn der Auftragsgeber eine schriftliche Genehmigung hierzu erteilt hat. Zudem muss dem beauftragenden Unternehmen ein jederzeitiges Widerspruchsrecht eingeräumt werden. - Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Der Auftragsnehmer muss gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben. - Unterstützung des Auftragsgebers
Der Auftragsnehmer hat sich zu verpflichten, das beauftragende Unternehmen zu unterstützen, wenn Betroffene ihre Rechte nach der DSGVO diesem gegenüber geltend machen.
Neu nach DSGVO: keine Schriftform mehr erforderlich
Die DSGVO enthält aber auch eine wichtige Erleichterung für Unternehmen beim Abschluss eines AV-Vertrages: Diese Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und Post verschickt werden. Die DSGVO erlaubt nun auch den Abschluss auf elektronischem Wege.
Anbieter, die mit Ihren Kunden AV Verträge abschließen, können diese also ab dem 25. Mai 2018 dann auch online zur Verfügung stellen. Wichtig ist aber, dass der Abschluss der Verträge und die Zuordnung zu einem konkreten Kunden trotzdem rechtssicher dokumentiert werden muss.
Google zum Beispiel hat diesen elektronischen Abschluss für Google Analytics bereits umgesetzt:
Wenn Sie sich in Ihrem Google-Analytics-Konto unter Verwaltung --> Kontoeinstellungen einloggen, findne Sie dort den "Zusatz zur Datenverarbeitung".
Neue Bußgeldregelungen durch die DSGVO
Entspricht die Vereinbarung zur Auftrags(daten)verarbeitung nicht den Anforderungen der DSGVO, begehen Unternehmen eine Ordnungswidrigkeit, die nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO mit einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres geahndet werden kann.
12. Checkliste
ADV-Vertrag abschließen!
Unternehmen, die Kundendaten an externen Dienstleister zur Bearbeitung weiter geben, müssen einen schriftlichen ADV-Vertrag abschließen, dessen Inhalt § 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG konkret vorgibt.
Kontrolle protokollieren!
Das beauftragende Unternehmen muss kontrollieren, dass sich der Auftragsnehmer an das Datenschutzrecht hält. Dazu kann er Vor-Ort-Kontrollen durchführen, das Testat eines Sachverständigen einholen, den Bericht des eigenen Datenschutzbeauftragten einholen oder eine schriftliche Auskunft des Auftragnehmers einholen. Die Kontrollen sind zu protokollieren.
Achtung bei Auftragnehmern im Ausland!
Ein ADV-Vertrag mit Anbietern außerhalb der EU (so genannte Drittstaaten) ist im Moment kaum möglich. Hier benötigen Sie oft eine gesetzliche Regelung dies erlaubt oder die Betroffenen müssen in die Datenverarbeitung einwilligen.
Hinweis auf Auftragsdatenverarbeitung!
Auf die Auftragsdatenverarbeitung sollte in der Datenschutzerklärung hingewiesen werden.
Muster-Verträge prüfen!
Vor der Verwendung von Muster-Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung sollte geprüft werden, ob diese der aktuellen Rechtslage und der ab Mai 2018 geltenden DSGVO entsprechen.
ADV-Vertrag bei eRecht24-Premium
Durch die neue DSGVO wird sich ab Mai hier vieles ändern. Bei eRecht24 Premium https://www.e-recht24.de/mitglieder/ finden Sie ein Muster für einen ADV-Vertrag, der schon jetzt den Vorgaben der neue Datenschutzgrundverordnung entspricht.
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Sören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.
Schicken Sie einfach etwas mehr Informationen an info
Sinnvoll wäre, dieses Testat dann ggf. gleich nach der neuen DSGVO zu erstellen.
Generell ist meine Frage dann, wie soll eine freiberufliche Person (vor allem Autoren, für die eine E-Mail Liste das Wichtigste für ihr Buchmarketing darstellt), zusätzlich noch kontrollieren, dass sich der Auftragsnehmer an das Datenschutzrecht hält. Wie viel soll man als Alleinkämpfer denn noch stemmen müssen?
Sollte man dann nicht lieber selber die E-Mail Adressen sammeln, ohne Verwendung eines Newslettersystems?
Vielen Dank für Ihre Antwort.
Die Gerichte sind da eher streng und sagen „Es macht keinen Unterschied, ob Sie, Ihr angestellter Mitarbeiter oder die Programmierer externer Tools in den USA sich nicht an die Gesetze halten. Sie als Unternehmer müssen sich schlau machen und dann Lösungen wählen, die nicht rechtswidrig sind. Sonst haften Sie dafür“.
Anders gesagt, nur weil mailchimp super Funktionen bietet heißt das nicht, dass die Gesetzeslage in Europa an die Erfordernisse von Entwicklern und Produkten aus den USA angepasst werden muss. Das gilt ja anders herum auch. Wenn Sie in den USA als Unternehmer tätig sind gelten dort die Regeln der USA.
Das ist natürlich aufwändig, und das Ergebnis ist dann ab und an „Dieses Tool kann ich hier wohl nicht rechtssicher nutzen“.
Wobei der Beitrag ja auch nicht sagt, dass es nicht möglich ist, Newsletteranbieter aus den USA zu nutzen. Der Aufwand drumherum (Privacy Shield, ADV mit US Unternehmen, Einwilligung) ist aber ggf. etwas höher.
Die einfache Alternativ, nutzen Sie Anbieter aus der EU.
Als Webentwickler haben wir uns darauf spezialisiert unsere Leistungen an andere Agenturen zu vermitteln. Wir arbeiten also als Subunternehmen für die Agenturen, welche für die eigentlichen Endkunden tätig sind. In dem Text wird überwiegen davon gesprochen, welche Konsequenzen es für Auftraggeber hat, keine ADV mit den Subunternehmen zu schließen. Wie verhält sich das denn mit uns als Sub:
Wir halten nach jetzigem Stand bereits die DSGVO ein und dies gilt auch bei allen anderen Datenschutzbestimmungen.
Mich würde ebenfalls interessieren, inwiefern mein Steuerberater und die Datev (sie verarbeiten und speichern im Auftrag Lohnabrechnungen der Mitarbeiter) sowie beispielsweise auch meine Hausbank (führt im Auftrag Lastschriften durch) Auftragsdatenverarbeiter sind. Mein Gefühl sagt mir, sie sind es und es wird entsprechend eine ADV benötigt.
Und was ist mit öffentlichen Einrichtungen, wie dem Finanzamt, der Unfallversicherung, der Rentenversicherung etc.? Wird hier keine ADV benötigt?
Danke und Gruß!
Ich habe einen Webserver mit persönlichem Blog. Der Webserver ist auf einem gemieteten Server installiert.
Muss ich als Privatperson (kein Unternehmen, kein Freiberufler) einen ADV-Vertrag mit meinem Serveranbieter abschließen, weil technisch bedingt beim Aufruf meiner Website IP-Adressen (nach Rechtslage DEU personenbezogen) erfasst werden, obwohl ich diese nicht speichere?
Danke für die Aufklärung!
Zwei Fragen beschäftigen mich und vielleicht viele andere:
eRecht24 bietet selbst einen Newsletter an und arbeitet hier mit Klick-Tipp zusammen, insofern sind Sie eigentlich auch davon betroffen.
Ich selbst finde Klick-Tipp hervorragend, bietet es doch auch eine ganze Reihe von Tracking-Funktionen. Das Tagging bei Klick-Tipp erlaubt weitere Auswertungen und Analysen der Newsletter-Abonnenten, bis hin zum Verhaltenstracking von Webseitenbesuchen (Tagging-Pixel).
Frage 1: Muss man nun für jedes Tag das gesetzt wird, ein Einverständnis des Newsletter-Abonnenten einholen?
Frage 2: Klick-Tipp hat seinen Sitz in London, Großbritanien. Was passiert nach dem 29. März 2019, wenn Großbritanien nicht mehr Mitglied der EU ist? Gibt es dann größere Schwierigkeiten wegen der DSGVO?
*) Das sind übrigens alles freiwillige Angaben, die auch nicht auf Korrektheit validiert werden.
"Die DSGVO enthält aber auch eine wichtige Erleichterung für Unternehmen beim Abschluss eines AV-Vertrages: Diese Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben udn Post Post verschickt werden. Die DGVO erlaubt nur auch den Abschluss auf elektronischem Wege."
"udn Post Post"
Nein, die DSGVO erlaubt nur einen Fehler ;-)
Ist korrigiert....
gilt das auch wenn ein Steuerberater beauftragt ist?
"Vor der Verwendung von Muster-Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung sollte geprüft werden, ob diese der aktuellen Rechtslage und der ab Mai 2019 geltenden DSGVO entsprechen."
Wahrscheinlich meint ihr ab Mai 2018.
LG und Danke für die guten Infos! Weiter so!
Mateo
für meine Firma (kleines Maklerbüro), nimmt ein Telefonservice eingehende Anrufe entgegen, es werden Telefonnummer und Email abgefragt zwecks Rückruf. Muss ich mit dieser Firma den ADV abschließen oder muss die Firma auf mich zukommen, reicht das dann ab dem 25.5.?
Beste Grüße!
B. Schumacher
Wenn ich als Privatperson einen Blog betreiben möchte, muss ich dann einen AV Vertrag mit meinem Hosting Partner der meinen Root Server in seinem RZ betreibt abschließen? Den Server verwalte ich selbst.
Viele Grüße
S. Pütz
Es handelt sich um einen deutschen Hoster. Der Server wird in Frankreich gehostet. Privater Blog-Betrieb heißt, private Themen aber evtl. mal sowas wie Amazon Affiliate einzusetzen.
Kein Wunder, dass Startups und Firmengründer Europa verlassen und in den USA die Firma aufbauen. Mit diesem Regulierungswahn schwächt die EU das Verantwortungsbewusstsein seiner Bürger und stell den Unternehmern ständig sinnlose Hürden in den Weg.
Jeder Bürger hat die Pflicht, mit seinen Daten vorsichtig umzugehen. Die Nutzer von Facebook und Co, die auf deren Plattformen zahlreiche Details über ihr Leben und den eigenen Daten preisgeben, wird es weiterhin geben. Dabei hilft eine übertriebenen Regulierung beim Datenschutz nichts. Die tatsächlichen Betrüger sind immer mehrere Schritte voraus. Der Bürger muss mündiger werden und seine Daten besser schützen. Mehr Aufklärung über die Möglichkeiten der Datensammlung und deren missbräuchliche Verwendung wäre längst angebracht, sodass jeder Bürger sich selbst schützen kann. (Cookie-Opt-Out, Browser-Plugins etc.).
Wer von euch liest bei jedem Online-Shop, in dem er Produkte kauft, das Impressum, die AGBs, das Widerrufsrecht und die Datenschutzbestimmungen durch?
Wohl kaum jemand.
Wer versteht überhaupt zur Gänze die AGBs?
Auch die Datenschützer benötigen Ihre Daseinsberechtigung, doch sollte man am Boden der Realitäg bleiben.
LG, Max
Soweit ich das verstanden habe, gilt diese Fassung des BDSG aber nur bis 25.05.2018. Wo findet man die Voraussetzungen für die Bestellpflicht eines Datenschutzbeauftragten in der ab 25.05.2018 geltenden Fassung?
Ich bin durch eine Bekannte, die mir den Link Ihrer Seite zugeschickt hat, aufmerksam geworden.
Sie meinte, ich müsse auch für meine Website eine Absicherung haben.
Ich bin Privatperson und fotografiere in meiner Freizeit auf kleinen Konzerten und in Musikkneipen regelmäßig.
Zur Zeit habe ich eine Website von Wordpress, auf der ich ein Teil meiner Fotos publiziere.
Nun habe ich vor, mir eine neue Site anzulegen, auf der ich nicht nur meine Konzertfotos, sondern in Zukunft auch Konzertvideos und meine "privaten" Fotos bspw. Naturfotos ect. publizieren möchte.
Meine Frage dazu: Muss ich auch einen AV-Vertrag haben?
im voraus vielen Dank
mit freundlichen Grüßen
K.D.Claßen
muss mit der DHL (Versanddienstleister per EasyLog) und PayPal (unser Zahlungsanbieter) ein ADV abgeschlossen werden?
Bei PayPal heisst es vom Kundenservice: NEIN. Das mag ich aber nicht glauben.
Beste Grüße
ich betreibe als Einzelperson eine Werbeagentur und stoße etwas an meine rechtlichen Grenzen.
Ich Sammle generell keine Daten der Kunden meiner Kunden. Ich erstelle meinen Kunden lediglich Ihre Facebook Posts und bewerbe diese über die Facebook Ads. Ebenso erstelle ich meinen Kunden google Kampagnen. Die Auswertungen hieraus können die Kunden sich selbst ansehen, ich bereite hier nicht weiter vor, oder verarbeite/speichere diese bei mir.
Meine Kunden weiße ich natürlich auf den Datenschutz(Optin) usw hin, erwähne aber auch, dass diese Info keine rechtssicherheit für diese darstellt. usw.
Dass ich nun einen angepassten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung benötige habe ich verstanden, aber inwieweit hafte ich als Einzelunternehmer für Fehler? Einen Datenschutzbeauftragten kann ich ja nicht stellen, da ich nur selbst daran arbeite als Einzelunternehmer.
Inwieweit muss ich mich selbst absichern? Was muss ich dokumentieren? Ich kann mich ja nur selbst zur Vertraulichkeit verpflichten...
Über eine Rückmeldung wie ich mir aufstellen sollte freue ich mich, da es als Kleinunternehmen sonst eher schwierig wird...
Zudem kann online ein ADV abgeschlossen werden. Hier ein Muster: https://mailchimp.com/legal/forms/data-processing-agreement/sample-agreement/
Wie sehen Sie dies?
Wie sieht es aus mit einem Service von Patreon (www.patreon.com) Dies ist wohl eher nicht mehr nutzbar derzeit?
Freundliche Grüsse
Reto
was mir bei ADV noch immer nicht ganz klar ist: Muss ich auch mit meinem Festnetz-/Internetanbieter (M-Net) und / oder meinem Mobilfunkanbieter (o2) einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen?
Danke und freundliche Grüße
Brigitte
wenn ich als Grafiker, Druckdaten wie Visitenkarten oder Briefpapier
in eine Druckerei (zB auch online-Druckerei) gebe, muss ich dann einen ADV mit dieser Druckerei abschließen? (Da sich ja personenbezogene Daten auf den Drucksachen befinden)
Oder muss ich den ADV erst abschließen, wenn ich der Druckerei den Namen und die Adresse meines Kunden gebe, damit diese die Drucksachen direkt an meinen Kunden schicken/liefern kann?
Herzlichen Dank
P. Müller
wenn ich als professioneller Fotograf Bilder mit Personen bei Facebook oder einer anderen Internetseite einstelle, benötige ich dann mit der jeweiligen Seite einen Audtragsverarbeitungsvertrag?
Wenn Fotos personenbezogene Daten darstellen, gebe ich diese ja an die jeweilige Internetseite weiter, auf der sie dann gezeigt werden. Müssen dann für jede Seite Verträge geschlossen werden?
Dies würde ja alle möglichen Portale betreffen, auf denen man Bilder zeigen kann?
Vielen Dank
Stephan
Warum verbeugen sich hier alle vor diesem Faschisten-System EU/BRD?
Ich nicht, definitiv NICHT. Bin Mensch und auch kein Personalausweisträger mehr.
Diese DS-GVO ist nix anderes als ein Ermächtigungsgesetz der NAZIS und verstößt u.a. gegen das GG. Artikel 20 Abs. 4 MUSS endlich zur Anwendung kommen!
wenn wir eRecht24 als Abo/Agenturlösung verwenden (Impressum-Kundendaten sind im eRecht-Backend gespeichert) müssen wir auch einen AD-Vertrag haben?
Vielen Dank & freundliche Grüße
Ramona
Muss ich die Auftragsdatenverarbeitung in meiner Datenschutzerklärung erwähnen?
Soll jeden externen Dienstleister in der Datenschutzerklärung auf meiner Webseite nennen? Oder nur auf die Datenübertragung der erfassten Daten auf der Website bezogen?
Also Beispielsweise Namen des Providers mit dem ich einen AV Vertrag abschließe bezüglich der LogFiles?
Muss ich als Werbeagentur ebenfalls erwähnt werden, wenn ich für den Kunden beispielsweise Analytics Daten auswerte?
Oder gedruckte Mailings an seine Kunden versende?
Muss dann dort stehen Agentur xy
Nennung
- Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten,
- über die Verarbeitung seiner Daten in allgemein verständlicher Form ...
Vielen Dank
"Bei Nutzung von Custom Audiences und bei Messungen und Analysen, die sich auf facebook-Werbeanzeigen beziehen fungiert facebook als Auftragsverarbeiter. In diesem Fall ist nach Inkrafttreten der EU-DSGVO (GDPR) eine vertragliche Regelung notwendig. Gibt es hierfür separate Dokumente / Verträge oder wird das über die Nutzungsbedingungen abgedeckt?"
Die Antwort:
"Hallo Magnus,
es ist nicht notwendig einen Vertrag zu schließen mit Facebook. Der Facebook Pixel sowie alle von Facebook zur Verfügung gestellten Funktionen und Dienste sind konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Als Datenverantwortlicher sorgt Facebook für die Einhaltung der DSGVO.
Bei der Verwendung bestimmter Werbetools, zum Beispiel beim Hochladen einer Custom Audience und bei der Verwendung von Lead Ads und in alle Fällen wo du als Werbetreibender die Daten erhebst, bist du Datenverantwortlicher. So sind Werbetreibende gemäß DSGVO die Datenverantwortlichen für Kundenlisten, die für die Erstellung von Custom Audiences hochgeladen werden. Du bist dafür verantwortlich, bei der Verwendung dieser Daten die Einhaltung geltenden Rechts sicherzustellen. Das bedeutet, dass du u. a. eine klare Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten haben musst (z. B. Einwilligung, Erforderlichkeit für Vertragserfüllung oder berechtigte Interessen).
Im Falle von Lead Ads sind sowohl Facebook als auch das Unternehmen Datenverantwortliche. Demzufolge sind beide Parteien dafür verantwortlich, die Einhaltung sicherzustellen, indem sie einen Hinweis bereitstellen und eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von einem Nutzer/einer Nutzerin bereitgestellten Daten schaffen.
Du kannst dich über Facebooks Engagement und Vorbereitung zur Einhaltung der DSGVO informieren unter: https://www.facebook.com/business/gdpr/?ref=u2u
Viele Grüße"
Stimmen Sie der Einschätzung von Facebook überein?
Vielen Dank für Ihre Antwort!
Liebe Grüße,
Roman
Muss ein Verein (e.V.), der Spenden über einen auf der eigenen Website eingebundenen Paypal-Spenden-Button sammelt, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Paypal abschließen? Ist eine gesonderte Erwähnung in der Datenschutzerklärung notwendig? Wenn ja, wo finde ich diesen Passsus? (Ich konnte diese nicht in Ihrem Datenschutzgenerator finden)
Herzlichen Dank und freundliche Grüße
Darf ein externer Dienstleister für den Vetrag eine Gebühr nehmen oder muss er kostenfrei zur Verfügung gestellt werden?
-->
Wie sieht ein solcher Hinweis in der Praxis aus (Beispiel: google analytics)
super Artikel, danke schon mal dafür!
- ich nutze zum Versenden des Newsletters Mailchimp
- ALLE Abonnenten haben sich per Double Optin registriert
- mir ist bewusst, dass alle NEUEN Abonnenten ab dem 25.5. den spezifischen DSGVO Regeln per Checkbox zusätzlich zustimmen müssen
Frage:
Müssen die bestehenden Abonnenten den Hinweis zur DSGVO Datenverarbeitung + Sitz des Unternehmens (Mailchimp) in den USA zustimmen?
Wenn ja, würden ja zahlreiche Versender ordentlich "kaputt" gehen, da die redlich generierten Listen (Double Optin) um ca. 70-80% schrumpfen würden.
Was meinen Sie?
ich setze mich gerade mit dem Muster-Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung im Premium-Bereich auseinander und lese mir die ganzen Verweise durch. Dabei ist mir ein kleiner aber event. folgenschwerer Fehler aufgefallen. In Punkt 7.1 müsste es doch heißen Kapitel III, Art. 12 - 23, statt 12 - 22, oder?
@Daniel: Schau mal auf https://www.trendingtopics.at/so-passt-man-den-newsletter-dienst-mailchimp-an-die-regeln-der-neuen-dsgvo-an/
Frage: AV-Vertrag bei Reseller
Wie sieht es aus wenn meine Webseite nicht auf einem eigenen Serverpaket gehostet ist, sondern bei jemandem anderen auf dem Server liegt (Reseller Account)?
Muss ich da einen AV-Vertrag mit dieser Person schliessen, oder direkt mit dem Provider?
Hat jmd dazu Informationen?
ADV für Google Dienste sind mittlerweile ja zur Genüge behandelt worden. Aber wie sieht es mit den geschäftlich (auch von Kunden und Mandanten) zur Kontaktaufnahme und Beratungsanfragen sehr stark zunehmend genutzen Geschäftskontakte-Plattformen wie exemplarisch „Linkedin.com“ und insbesondere bei dem Deutschen Unternehmen „Xing.com“ aus? Letzteres behauptet nämlich auf meine explizite Anfrage, dass kein ADV benötigt und somit auch nicht bereitgestellt würde, da die, auf den von XING -Premium Mitgliedern Accounts genutzen Dienste keine Auftragsdaten verarbeiten (würden). Dies ist m-E. jedoch eine falsche Annahme, denn bereits das bis zum 24.05-2016 gültige alte Bundesdatenschutzgesetz definiert personenbezogene Daten als Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (§ 3 Abs. 1 BDSG) - und die diesbezüglichen Bestimmungen sind durch die nunmehr geltende DSGVO noch wesentlich stringenter auszulegen.
Da jedes Unternehmen, bzw. jeder unternehmerisch/gewerblich tätige und Freiberufler als Auftraggeber alleinverantwortlich im Sinne der DSGVO betrachtet wird, ist es m.E. von geradezu existenzieller Bedeutung, sich von externen Dienstleistern – egal welcher Größenordnung – nicht mit Sätzen wie „das brauchen wir nicht“, das ist alles DSVG- und BDSG Konform, unsere Spezialisten haben das geprüft“ und ähnlichen unqualifizierten Stellungnahmen a`la „wischi-waschi“ abspeisen zu lassen. Ich bin kein Freund von Abmahnungen, aber gegen die "sprichwörtlicher "Verdummbeutelung" ihrer zahlenden B2B-Kunden, Zitat eines für die DSGVO-Einhaltung zuständigen Supportmitarbeiters, mir vorgestellt als "unser DS-Spezialist" und "Sie sind der allererste, der nach so etwas... was war das nochmal .... ADV? hmm.... fragt, dann kann es ja nichts Gravierendes sein und sie können versichert sein, dass unsere Datenschutzabteilung alles Notwendige getan hat; ich darf ihnen diesbezüglich auch keine weiteren Auskünfte erteilen" oder arrogantes Auftreten hilft uns allen als Betroffene Risikoträger eine wettbewerbsrechtlich getragene Abmahnungsandrohung gegen solche externen Dienstleister sicherlich, um für (unsere)Rechtssicherheit zu sorgen.
Und, auch im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung verarbeitet ein externer Dienstleister (exemplarisch also etwa XING, beim Profiling und Google beim Google Analytics) als „verlängerter Arm“ des Unternehmens personenbezogene Daten des Nutzers. Darauf sollte das beauftragende Unternehmen in der Datenschutzerklärung unbedingt hinweisen. Findet sich in der Datenschutzerklärung kein Hinweis auf die Verarbeitung der Daten, kann es richtig teuer werden: Datenschutzbehörden können Datenschutzverstöße mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro ahnden (§ 16 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 TMG). Außerdem drohen dem Auftragsgeber wettbewerbsrechtliche Abmahnungen von Konkurrenten.
ich bin Webhosting-Kunde von WEB.DE und habe mich vor einigen Wochen nach einem AVV erkundigt. Gestern habe ich folgende Nachricht von WEB.DE erhalten:
„Die Datenverarbeitung von Telekommunikationsdiensten ist bereits im Telekommunikationsgesetz geregelt. Dies gilt auch für die Nutzung von E-Mail-Postfächern sowie darüber abgeschlossene Verträge. Ein zusätzlicher Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages ist daher nicht erforderlich.“
Das stimmt natürlich nicht, sonst würde niemand einen AVV benötigen.
Heute habe ich per Zufall erfahren, dass WEB.DE pünktlich zum Inkrafttreten der DSGVO am 25.05.2018 die AGB dahingehend geändert haben, dass nur noch die private Nutzung vorgesehen ist, um den Bestimmungen der DSGVO zu umgehen. WEB.DE hat mir diese Änderung in keiner Weise mitgeteilt.
"2 Nutzerkreis, Registrierung & Nutzung
2.2. Die registrierungspflichtigen WEB.DE-Dienste einschließlich ihrer Zusatzdienste sind ausschließlich für die private, nicht-kommerzielle Nutzung bestimmt. Sollte der Nutzer diese Dienste dennoch gewerblich oder geschäftlich nutzen, geschieht dies auf eigene Gefahr des Nutzers. Insoweit kommt WEB.DE nicht für entstandene Schäden auf; der Nutzer verpflichtet sich jedoch umgekehrt zum Ersatz eines WEB.DE dadurch entstehenden Schadens.
Meinen Vertrag mit WEB.DE habe ich im Februar 2018 abgeschlossen. Zu diesem Zeitpunkt galten die AGB vom Juni 2017, wie folgt:
"2 Nutzerkreis / Registrierung
Der WEB.DE MailDomain & Hosting-Dienst steht natürlichen Personen im Alter von mindestens 18 Jahren zur Verfügung und setzt voraus, dass sich der Nutzer zuvor für den FreeMail-Dienst registriert hat. Sofern der Nutzer sich bereits für einen anderen Dienst von WEB.DE hat registrieren lassen, kann er dieses Profil nutzen und muss sich nicht nochmals registrieren."
Von ausschließlicher privater Nutzung ist hierin nicht die Rede. Ein Sonderkündigungsrecht habe ich in den AGB nicht gefunden. Muss ich diese dreiste, einseitige Änderung zu meinen Ungunsten ohne Benachrichtigung von WEB.DE hinnehmen? Was sind in einem solchen Fall meine Rechte?
Vielen Dank im voraus!
1. Zwischen Kunde und Google (da sind wir uns einig)
2. Zwischen Kunde und uns (oder genügt es, dass wir als Dienstleister in den AV Vertrag 1 zwischen Kunde und Google genannt werden?)
3. Zwischen uns und Google
Bin gespannt auf gute Antworten - gerne mit Quellen...
Viele Grüße, Johannes
Vielen Dank!
Martin P.
ich biete meinen Kunden Webhosting-Pakete an, dabei nutze ich die Server von Contabo. Reicht es aus, wenn ich den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Contabo abschließe oder wie ist da vorzugehen? Muss ich selbst einen Auftragsdatenverarbeitugnsvertrag verfassen lassen und die Firma Contabo GmbH als Hosting-Unternehmen angeben?
Vielen Dank im Voraus!
ich habe eine Gartenbaufirma und bin gerade überfragt, muss ich jetzt einen AV Vertrag mit jedem Kunden (Private und Geschäftliche) abschließen sobald wir hierfür z.B. ein Angebot erstellen?