Worum geht's?
Chuck Norris hat die DSGVO umgesetzt. Sogar zweimal. Viele Unternehmer und Webseitenbetreiber tun sich aber auch fünf Jahre nach dem Start der EU-Datenschutzgrundverordnung schwer damit. Dokumentationen und Analysetools, AV-Verträge und Verfahrensverzeichnis, TOMs, Mitarbeiterschulungen und Auskunftspflichten sind einige Stichworte. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die DSGVO umsetzen können und wie Ihnen ein Datenschutzmanagementsystem dabei hilft.
1. Wer setzt den Datenschutz im Unternehmen um?
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist mittlerweile seit fünf Jahren in Kraft. Dennoch gibt es immer noch Schwachstellen im Datenschutz, die Unternehmen nicht oder noch nicht umgesetzt haben. Ein großer Fehler, denn die Datenschutzbehörden fackeln nicht lange und die Bußgelder bei Datenschutzverstößen sind hoch.
Aber wer genau ist für die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen zuständig? Die Zuständigkeit obliegt der Person, die für das Unternehmen vertretungsberechtigt ist. Dabei handelt es sich in der Regel um den Geschäftsführer, den Vorstand oder den Manager.
Datenschutz in fremde Hände geben?
Je nachdem wie hoch Ihr Budget ist und ob Sie den Datenschutz in fremde Hände geben oder selbst die Kontrolle behalten wollen, kann die DSGVO in Unternehmen auf unterschiedliche Weisen umgesetzt werden.
Das Thema „Datenschutz“ bei Online-Unternehmern betrifft jeden Geschäftsbereich betrifft. Daher ist mein Rat, den Datenschutz nicht vollständig aus der Hand zu geben, sondern das Thema mit professionellen Tools und Software selbst zu bearbeiten. Als Unternehmer sollten Sie immer wissen, was mit den Daten Ihrer Kunden passiert, ob Sie rechtskonformes Tracking auf Ihrer Webseite betreiben und ob Ihre E-Mail-Kampagne und Social Media Auftritte datenschutzrechtlich in Ordnung und up-to-date sind.
2. Wie kann der Datenschutz umgesetzt werden?
Wenn Sie über ein ausreichendes Budget verfügen, können Sie die Themen Datenschutz, Marketing und DSGVO auslagern. Spezialisierte Anwälte und Datenschutz-Berater analysieren dann Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Datenflüsse, alle Schnittpunkte zum Datenschutzrecht und entwickeln mit Ihnen gemeinsam eine Umsetzungsstrategie.
Der Vorteil: Sie übersehen keine wichtigen Punkte und arbeiten mit individuellen Lösungen. Zum Nachteil gehören allerdings die hohen Kosten. Eine professionelle anwaltliche Beratung, Analyse und Umsetzung kann schnell 10.000 Euro und mehr kosten.
Eine weitere Möglichkeit ist der Datenschutzbeauftragte Wenn Sie im Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, der sich mit den rechtlichen und technischen Fragen auskennt, wird er sich um die Analyse und laufende Umsetzung der EU-DSGVO in Ihrem Unternehmen kümmern.
INTERESSANT
Sie haben das Know-how im Unternehmen, Ihr Datenschutzbeauftragter kennt Ihr Geschäftsmodell. Nachteilig ist, dass Sie eine neue Vollzeitstelle schaffen müssen. Außerdem genießt ein interner Datenschutzbeauftragter – anders als externe Datenschutzbeauftragte - besonderen Kündigungsschutz.
Nun die Low-Budget-Variante: Sie kümmern sich selbst um den Datenschutz. Hier können wir es kurz machen: Nur mit Eigeninitiative und Mustern aus dem Internet werden Sie es nicht schaffen, ein Unternehmen - egal welcher Größe - in allen Bereichen des Datenschutzes abzusichern. Dazu ist die DSGVO zu komplex. Und es gibt zu viele Regeln, Vorschriften und juristische Unklarheiten.
Anwalt? Zu teuer. Interner Datenschutzbeauftragter? Zu teuer. Sich selbst um den Datenschutz kümmern? Keine sinnvolle Alternative. Es gibt allerdings noch eine weitere Möglichkeit, die einen gesunden Mittelweg bietet. Dabei handelt es sich um eine Datenschutz-Software.
Mit Hilfe eines Datenschutzmanagementsystems können Sie eine Risikoabschätzung für Ihr Unternehmen durchführen. DatenschutzPro führt sie mit einfachen und kurzen Fragen durch die relevanten Anforderungen der DSGVO und zeigt Ihnen auf, welche Bereiche gut abgesichert sind und welche noch Bearbeitung benötigen, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und keine Abmahnung zu kassieren.
3. Was ist ein Datenschutzmanagement System?
Im Zuge der DSGVO haben sich viele Anbieter von Datenschutzsoftware und von Datenschutz-Tools am Markt etabliert. Die Bandbreite reicht von Tools für bestimmte einzelne Fragen wie eine wirksame Einwilligung (Consent Tools) über Generatoren für eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung bis hin zu umfassenden Profi-Tools, die die ganze Bandbreite des Datenschutzes im Unternehmen abdecken.
Ein Datenschutz-Managementsystem unterstützt Sie bei der Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen. Der große Vorteil: Ohne Vorkenntnisse helfen Ihnen die Managementsysteme den Datenschutz zuverlässig in Ihrer Firma umzusetzen. Bei der Software gibt es allerdings Unterschiede. Einige Programme decken nur einen Teilbereich der DSGVO ab, andere bieten eine sogenannte komplette Software-Lösung.
ACHTUNG
Eine Software für das Datenschutzmanagement bewahrt Sie nicht vor Geldbußen. Die Software soll Sie zwar bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen, ein Garant für 100 % DSGVO-Konformität gibt es allerdings nicht. Dennoch können Sie bei einer Datenschutzkontrolle genau nachweisen, dass Sie mit einem Datenschutzmanagementsystem arbeiten und wie Sie personenbezogene Daten schützen.
4. Für wen ist Datenschutzmanagement-Software geeignet?
Ein Datenschutz-Managementsystem richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Egal wie klein Ihr Unternehmen ist, sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie sich an die DSGVO halten.
Haben Sie keinen Datenschutzbeauftragen können Sie mit einem Datenschutz-Management-System die Anforderungen des Datenschutzrechts einfach und ohne Vorkenntnisse im IT-Bereich umsetzen. Aber auch wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, kann das Datenschutzmanagement-System eine gute Lösung sein, um den DSB bei seiner Arbeit zu unterstützen. Zudem haben Sie so als Geschäftsführer weiterhin Einblick in den Datenschutz.
5. Checkliste: Diese Funktionen sollte Ihre Datenschutz-Software haben
Am Anfang ein wichtiger Hinweis: Datenschutz ist ein Prozess. Einmal seine Webseite, den eigenen Shop oder ein Unternehmen DSGVO-konform zu gestalten und sich dann nicht mehr darum zu kümmern, ist leider nicht machbar. Sie werden immer mit neuen Daten, Betroffenenanfragen oder geänderten Abläufen im Marketing zu tun haben.
Sie sollten sich also darauf einstellen, dass Sie mit einer Datenschutzmanagement-Software eine längere Zeit arbeiten werden. Es gibt zahlreiche Tools, Plugins und Generatoren, die nur einen Teil des Datenschutzes abdecken. Das sind zum Beispiel sogenannte Cookie- oder Consent-Tools für die Frage einer korrekten Nutzereinwilligung oder beispielsweise ein Generator für eine Datenschutzerklärung.
Diese Datenschutzmanagementsysteme haben also nur einen begrenzten Anwendungsbereich. Alle relevanten DSGVO-Fragen lassen sich damit nicht abdecken und umsetzen. Wichtig sind deshalb folgende Punkte, die Sie vor der Entscheidung für ein Datenschutz-Managementsystem prüfen sollten:
- Erstellen und Aktualisieren der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite
- Erstellen und Aktualisieren der Datenschutzerklärung auf Ihren Social Media Profilen (Facebook & Co.)
- Erstellen und Bearbeiten des DSGVO-konformen Verfahrensverzeichnisses (Datenschutz-Dokumentation)
- Erstellen und Aktualisieren der technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
- Erstellen und Verwalten von AV-Verträgen
- Erstellen und Verwalten von Datenschutzverpflichtungen mit Mitarbeitern und Kunden
- Einholen von Einwilligungen der Nutzer (Consent Tool)
- Verwalten und Beantworten von Betroffenenanfragen und Beschwerden
- alle datenschutzrelevanten Dokumente an einer Stelle speichern und verwalten
Mit unserem Datenschutzmanagementsystem DatenschutzPro auf eRecht24 Premium haben Sie alle Funktionen in einer Lösung. Kommen Sie noch heute Ihrer Rechenschaftspflicht gemäß Datenschutzgrundverordnung nach und dokumentieren Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.
Juristisch korrekte Datenschutzmanagement-Software gemäß DSGVO
Lassen Sie sich nicht von Schlagworten wie „DSGVO-konform“ blenden. Die juristisch korrekte Umsetzung lässt bei vielen Anbietern schon auf den ersten Blick zu wünschen übrig. Anbieter aus den USA sind dabei nicht grundsätzlich ungeeignet. Sie sind aber häufig nicht primär für die Umsetzung der europäischen DSGVO entwickelt. Und was die Zukunft der Zusammenarbeit der USA und Europa im Bereich Datenschutz angeht, ist vieles unklar. Deshalb ist es sinnvoll, auf Anbieter aus der EU zu setzen.H4: Leicht bedienbare und automatisierte DSGVO-Software
Wenn Sie geklärt haben, ob die Software alle nötigen Funktionen enthält und von einem professionellen Anbieter stammt, sollten Sie das Thema „Bedienbarkeit“ unbedingt auf dem Schirm haben. Schauen Sie ich die Arbeitsabläufe und Dokumentation der Software vorher an: Gibt es Tools, Hilfevideos oder automatisierte Möglichkeiten, um die verschiedenen Arbeitsschritte umzusetzen?
Wenn es beispielsweise für die TOMs (technisch organisatorischen Maßnahmen) oder das Verfahrensverzeichnis keine Automatisierungen, Vorlagen oder Wizards gibt, müssen Sie mühsam jeden einzelnen Schritt selbst einschätzen und händisch eingeben. Jeder, der schon einmal versucht hat, TOMs über Word- oder Excel-Listen selbst zu erstellen weiß, was ich meine.
6. Fazit zur DSGVO-Umsetzung mit Datenschutz-Software
Die DSGVO ist von vielen Webseitenbetreibern und Unternehmen weiterhin nur teilweise umgesetzt. In unserem Artikel „Die Top 7 DSGVO-Vorgaben, die Webseitenbetreiber 2023 immer noch nicht umgesetzt haben“ lesen Sie, welche Regelungen die meisten Unternehmen selbst fünf Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO noch nicht umgesetzt haben. Wer nicht handelt, riskiert teure und zeitaufwändige Auseinandersetzungen mit den Datenschutzbehörden.
Wenn Sie nicht auf externe Berater und Anwälte oder einen internen Datenschutzbeauftragten setzen wollen, nutzen Sie ein professionelles Datenschutz-Managementsystem. Achten Sie darauf, dass alle Funktionen, die Sie heute (oder in Zukunft) benötigen, enthalten sind. Vergleichen Sie die verschiedenen Softwares. Wählen Sie einen Anbieter aus der EU und achten Sie zudem auf Bedienbarkeit, Verständlichkeit und den Automatisierungsgrad des Datenschutzmanagementsystems.
