Datenschutzerklärung für Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax

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Um Unternehmen zu kontaktieren, können Kunden in der Regel auf E-Mail, Telefon oder Telefax zurückgreifen. Dabei erheben Unternehmen personenbezogene Daten, sobald sie den Kontakt des Kunden speichern oder über einen der Kommunikationskanäle personenbezogene Daten erheben.

 

Für Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Diese Pflichten haben Unternehmen

Unternehmen dürfen die für die Anfrage verwendete E-Mail, die angezeigte Telefonnummer oder Telefaxnummer des Kunden nur zur Beantwortung ihres Anliegens verwenden. Ist die Anfrage abgeschlossen, dürfen sie die Daten weder speichern noch für weitere Zwecke verwenden. Das gibt das Zweckbindungsprinzip der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor.
Wollen Unternehmen

  • die E-Mail,
  • Telefonnummer,
  • Faxnummer oder
  • weitere über den Kommunikationskanal erhobene personenbezogene Daten

speichern, müssen sie Kunden auf die Erhebung hinweisen und dafür ihre Einwilligung einholen. Diese Pflicht entfällt nur, wenn das Unternehmen Kunden bereits – beispielsweise im Rahmen eines Vertragsschlusses – über die Datenverarbeitung informiert haben. Dann müssen sie nicht erneut auf diese hinweisen.

Während Unternehmen im E-Mail-Verkehr und bei der Kommunikation über Telefax einen schriftlichen Hinweis auf die Verarbeitung der Daten gemäß Artikel 13 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schriftlich abgeben können, gestaltet sich die Praxis am Telefon schwieriger. Da die Aufklärung über die Datenverarbeitung während der Erhebung stattfinden muss, dürfen Unternehmen Kunden nicht erst nachträglich schriftlich darüber aufklären. Eine vollständige Aufklärung am Telefon ist jedoch sowohl für Unternehmen als auch für Kunden unpraktikabel.

Unternehmen sollten jedoch zumindest darauf hinweisen, dass sie die am Telefon erhobenen Daten – wie zum Beispiel den Namen und die Telefonnummer – für die Bearbeitung des Kundenanliegens speichern. In der Praxis kann das zum Beispiel bei der Terminierung eines Arzttermins sein.
Alternativ können sie die notwendigen Informationen in Form von voraufgezeichneten Texten zur Verfügung stellen. Die DSGVO macht hierzu keine konkreten Vorgaben. Eine einheitliche rechtliche Meinung hat sich hierzu ebenfalls noch nicht herauskristallisiert.

Um die Belehrung von Kunden am Telefon beweisen zu können, steht Unternehmen lediglich die Möglichkeit offen, das Telefongespräch aufzuzeichnen. Dafür benötigen sie jedoch wiederum die Erlaubnis des Kunden.

Rechtsprechung zu Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax

Soweit ersichtlich, gibt es bisher noch keine Rechtsprechung zu Datenschutzverletzungen in Bezug auf Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax. Das Gesetz gibt für einen Verstoß diese Strafen vor: Erheben und speichern Unternehmen personenbezogene Daten wie eine E-Mail, ohne den Kunden um Erlaubnis zu bitten, müssen sie mit einer Geldstrafe von bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes rechnen.

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