Datenschutzerklärung für Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax

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Worum geht's?

Um Unternehmen zu kontaktieren, können Kunden in der Regel auf E-Mail, Telefon oder Telefax zurückgreifen. Dabei erheben Unternehmen personenbezogene Daten, sobald sie den Kontakt des Kunden speichern oder über einen der Kommunikationskanäle personenbezogene Daten erheben. Was müssen sie bei Erhebung der Daten datenschutzrechtlich beachten?

 

Für Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

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Darum ist die Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax datenschutzrechtlich relevant

E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Telefaxnummern sind personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt. Seitenbetreiber müssen daher verschiedene datenschutzrechtliche Pflichten beachten.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax datenschutzkonform verarbeiten

Um E-Mail, Telefon und Telefax gemäß den Vorgaben der DSGVO zu erheben und zu verarbeiten, müssen Unternehmen auf diese Vorgaben achten:

Zweckbindungsprinzip einhalten

Unternehmen dürfen die für die Anfrage verwendete E-Mail, die angezeigte Telefonnummer oder Telefaxnummer des Kunden nur zur Beantwortung ihres Anliegens verwenden. Ist die Anfrage abgeschlossen, dürfen sie die Daten weder speichern noch für weitere Zwecke verwenden. Das gibt das Zweckbindungsprinzip der DSGVO vor.

Einwilligung in Datenspeicherung einholen

Wollen Unternehmen

  • die E-Mail,
  • Telefonnummer,
  • Faxnummer oder
  • weitere über den Kommunikationskanal erhobene personenbezogene Daten

speichern, müssen sie dafür die Einwilligung der Kunden einholen. Diese Pflicht entfällt nur, wenn Unternehmen bereits – beispielsweise durch einen Vertragsschluss – über eine Nutzereinwilligung in die Datenspeicherung verfügen.

Während Unternehmen im E-Mail-Verkehr und bei der Kommunikation über Telefax einen schriftlichen Hinweis auf die Verarbeitung der Daten gemäß Artikel 13 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgeben können, gestaltet sich die Praxis am Telefon schwieriger. Da die Aufklärung über die Datenverarbeitung während der Erhebung stattfinden muss, dürfen Unternehmen Kunden nicht erst nachträglich schriftlich darüber aufklären. Eine vollständige Aufklärung am Telefon ist jedoch sowohl für Unternehmen als auch für Kunden unpraktikabel. Unternehmen sollten jedoch zumindest darauf hinweisen, dass sie die am Telefon erhobenen Daten – wie zum Beispiel den Namen und die Telefonnummer – für die Bearbeitung des Kundenanliegens speichern. In der Praxis kann das zum Beispiel bei der Terminierung eines Arzttermins sein.

Alternativ können sie die notwendigen Informationen in Form von voraufgezeichneten Texten zur Verfügung stellen. Die DSGVO macht hierzu keine konkreten Vorgaben. Eine einheitliche rechtliche Meinung hat sich hierzu noch nicht herauskristallisiert.

Um die Belehrung von Kunden am Telefon beweisen zu können, steht Unternehmen lediglich die Möglichkeit offen, das Telefongespräch aufzuzeichnen. Dafür benötigen sie jedoch wiederum die Erlaubnis der Kunden.

Rechtsprechung zu Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax

Bisher gibt es – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung zum Thema Datenschutz und Anfragen per E-Mail, Telefon oder Telefax. Erheben und speichern Unternehmen jedoch personenbezogene Daten wie eine E-Mail, ohne den Kunden um Erlaubnis zu bitten, müssen sie mit einer Geldstrafe von bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes rechnen. Das gibt die DSGVO vor.

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