Datenschutzerklärung für GoToMeeting

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Was ist GoToMeeting?

GoToMeeting ist eine Web- bzw. App-basierte Videokonferenz-Software. Unternehmen können darüber Meetings halten, Webinare geben und über Funktionen wie das Teilen des Bildschirms und einen Fernzugriff mit anderen Teilnehmern kollaborieren. Um wichtige Informationen von Besprechungen zu speichern, können sie Meetings aufnehmen und später noch einmal abspielen.

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Ist die Nutzung von GoToMeeting zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von GoToMeeting ist die LogMeIn Inc. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

LogMeIn Inc. ist nicht DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools GoToMeeting ist nicht ohne zusätzliche datenschutzrechtlich geeignete Garantien möglich. [Stand: 14.02.2024]

Zu den Garantien zählt derzeit der Abschluss von Standardvertragsklauseln. Seitenbetreiber müssen diese Klauseln daher mit LogMeIn Inc. abschließen. Darüber hinaus müssen sie das Risiko des Datentransfers überprüfen und dokumentieren. Dazu müssen sie festhalten,

  • welche Art von Daten sie an den Anbieter weitergeben,
  • welche Rechtsvorschriften in den USA gelten und
  • ob LogMeIn Inc. weitere Maßnahmen ergreift, um die Daten in den USA zu schützen.

PRAXIS-TIPP

Bei nicht zertifizierten Tools gehen Sie ein rechtliches Risiko ein. Nutzen Sie wenn möglich eine Alternative, bei der die Datenübermittlung rechtlich unproblematisch ist.


Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Warum ist GoToMeeting datenschutzrechtlich relevant?

GoToMeeting speichert verschiedene Daten der Teilnehmer. Dazu zählen unter anderem

  • IP-Adressen,
  • E-Mails und
  • Namen.

Zudem erhält das Tool vollen Zugriff auf die Gesprächsinhalte. Welche Daten es genau erfasst, hängt davon ab, wie Unternehmen GoToMeeting verwenden. Bei einem großen Teil der Daten handelt es sich jedoch um personenbezogene Daten. Unternehmen müssen daher umfassende Datenschutzpflichten erfüllen.

So nutzen Sie GoToMeeting datenschutzkonform

Um Go ToMeeting gemäß der DSGVO zu verwenden, müssen Unternehmen diese Pflichten erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Immer dann, wenn Unternehmen personenbezogene Daten erfassen und diese an Dritte weitergeben, müssen sie mit dem Dritten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Das gibt Art. 28 DSGVO vor. Bei GoToMeeting sammeln Unternehmen Daten ihrer Gesprächsteilnehmer. Sie müssen daher mit GoToMeeting einen entsprechenden Vertrag abschließen. Der Anbieter stellt diesen online zum Download zur Verfügung.

Checkliste
Unternehmen sollten darauf achten, dass dieser klärt,
  • welche Nutzerdaten GoToMeeting speichert,
  • wie lange es diese Daten speichert,
  • warum es die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die mit Go ToMeeting einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben, müssen Webseitenbesuchern das in ihrer Datenschutzerklärung mitteilen.

Checkliste
Dabei müssen sie aufführen,
  • warum sie welche Nutzerdaten speichern,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass User der Datenerhebung und Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

GoToMeeting datensparsam verwenden

Unternehmen sollten bei der Verwendung von Go ToMeeting den Grundsatz der Datensparsamkeit beachten. Das heißt: Sie sollten die Software so konfigurieren, dass sie möglichst wenige Daten der Teilnehmer erheben und speichern. Dazu sollten sie zum Beispiel Besprechungen nicht aufzeichnen. Zudem sollten sie Funktionen wie den Fernzugriff standardmäßig deaktiviert haben.

Wollen Unternehmen Inhalte aus Besprechungen aufzeichnen, muss das

  • einem erlaubten Zweck dienen,
  • geeignet sein, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich sein, diesen Zweck zu erreichen.

Sie dürfen die Daten zudem nur so lange aufbewahren, wie sie diese tatsächlich benötigen.

Standardvertragsklauseln abschließen 

Um GoToMeeting datenschutzkonform zu nutzen, müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Zu den datenschutzrechtlich geeigneten Garantien zählen der Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung.

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