Datenschutzerklärung für Quentn

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Quentn ist ein CRM-System mit Fokus auf Marketing Automation und Data Driven Marketing. Unternehmen können darüber ihre Marketing-Prozesse intuitiv automatisieren und verwalten. Das System umfasst unter anderem Software für E-Mail-Kampagnen und Kundenkommunikation.

 

Für Quentn benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

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Warum ist Quentn datenschutzrechtlich relevant?

Je nachdem, wie Unternehmen Quentn nutzen, erheben sie darüber verschiedene User-Daten wie

  • E-Mail-Adressen,
  • Namen und
  • IP-Adressen.

Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt dafür besondere datenschutzrechtliche Pflichten vor.

So können Seitenbetreiber Quentn datenschutzkonform verwenden

Um Quentn gemäß der DSGVO zu verwenden, müssen Seitenbetreiber auf diese Punkte achten:

Double-Opt-In für E-Mail-Versand

Unternehmen können Quentn zum Beispiel für das Versenden von Newslettern verwenden. Sie dürfen jedoch erst E-Mails an User verschicken, wenn diese in den Versand eingewilligt haben. Dafür hat sich das Double-Opt-In-Verfahren bewährt. Unternehmen erheben dabei zunächst die E-Mail-Adresse der Nutzer. Sie verweisen dabei darauf, dass Nutzer so in den Versand von Mails einwilligen.Und: Seitenbetreiber müssen in diesem Kontext erwähnen, dass User ihre Erlaubnis in den Mail-Versand jederzeit zurückziehen können.

Haben sich Nutzer für den Mail-Versand registriert, schicken Unternehmen ihnen eine erste Mail zu. Diese dient lediglich dazu, die Empfänger aufzufordern, den Mail-Versand zu bestätigen. In der Regel stellen ihnen Unternehmen dafür in der Mail einen Link zur Verfügung. Klicken User auf den Link, haben Unternehmen rechtmäßig ihre Einwilligung in den Mailversand eingeholt.

Double-Opt-In für SMS-Versand

Neben E-Mails können Unternehmen über Quentn SMS an ihre User verschicken. Sie können auch hier eine Form des Double-Opt-In-Verfahrens nutzen, um die Einwilligung der Nutzer in einen SMS-Versand einzuholen. Dafür müssen Seitenbetreiber in einem ersten Schritt die Telefonnummer der User abfragen. In der Regel können sie das über eine Online-Maske auf ihrer Webseite vornehmen. Dabei sollten sie erklären, wofür sie die Telefonnummer nutzen wollen. Und: Sie sollten festhalten, dass Kunden ihre Erlaubnis für die Verwendung ihrer Telefonnummer jederzeit zurückziehen können. Um die Einwilligung zu bestätigen, müssen Unternehmen Kunden in der Online-Maske per Opt-In ein Häkchen setzen lassen.

In einem zweiten Schritt müssen Unternehmen Usern die Telefonnummer anzeigen, von der sie ihre SMS versenden wollen. User speichern die Nummer und versenden an diese eine SMS mit einem vorher festgelegten Befehl wie „Start“. Sie aktivieren so den SMS-Versand.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Art. 28 DSGVO schreibt vor: Immer dann, wenn Unternehmen einen externen Dienstleister beauftragen, der weisungsgebunden personenbezogene Daten verarbeitet, müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen. Bei Quentn finden Unternehmen den Vertrag in ihrem Konto unter „Verträge“. Sie sollten in dem Vertrag erklären,

  • welche Nutzerdaten Quentn speichert,
  • warum es diese Daten speichert,
  • wie lange es diese Daten speichert undwelche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen ihre Datenschutzerklärung anpassen, indem sie darin auf die Verwendung von Quentn verweisen. Dabei sollten sie erwähnen, dass sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung eingegangen sind. In diesem Kontext sollten sie ihren Webseitenbesuchern auch erklären,

  • warum Quentn personenbezogene Daten sammelt,
  • wie lange der Anbieter diese speichert,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und
  • dass Webseitenbesucher ihrer Einwilligung in die Datenerhebung jederzeit widersprechen können.

Rechtsprechung zu Quentn

Der Bundesgerichtshof entschied im Februar 2011: Seitenbetreiber müssen das Double-Opt-In-Verfahren nutzen, um die Erlaubnis von Nutzern in einen E-Mail-Versand einzuholen (Az. I ZR 164/09). Diese Entscheidung bestätigte das Oberlandesgericht Düsseldorf im März 2016. Es betonte in diesem Kontext auch, dass Unternehmen ihren Kunden im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens eine Mail zuschicken dürfen, die sie die Anmeldung für den Mailversand bestätigen lässt (Az. I-15 U 64/15).

Beauftragen Unternehmen einen externen Dienstleister, der Zugriff auf personenbezogene Daten erhält, müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen. Unternehmen, die dies versäumen, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes rechnen. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach bereits ein Bußgeld gegen ein Versandunternehmen aus. Dies musste 5.000 Euro zuzüglich Gebühren zahlen, da es mit einem beauftragten Dienstleister keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen hatte.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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