Datenschutzerklärung für Google Forms 

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Worum geht's?

Google Forms – oder auch Google Formulare – ist eine Umfrageverwaltungssoftware. Sie gehört zu der Google Docs Editors Suite von Google. Unternehmen können mit Google Forms webbasiert zum Beispiel Umfragen erstellen und auswerten und Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten. Das Tool kommt vor allem in den Bereichen Kundenmanagement und Veranstaltungsplanung sowie im Bildungssektor zum Einsatz.

 

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Warum ist Google Forms datenschutzrechtlich relevant?

Je nach Anwendung der Software erheben Unternehmen mit Google Forms personenbezogene Daten wie

  • Namen,
  • E-Mail-Adressen und
  • IP-Adressen.

Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Und: Daten in Google Forms landen bei Google in den USA. Unternehmen müssen daher verschiedene Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen.

Google Forms datenschutzkonform verwenden

Um Google Forms DSGVO-konform zu nutzen, müssen Unternehmen diese Vorgaben beachten:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Tragen Nutzer ihre Daten bei Google Forms ein, erheben Unternehmen nicht nur personenbezogene Daten, sondern geben diese auch an den dahinterstehenden Anbieter Google weiter. § 28 DSGVO schreibt vor: Geben Seitenbetreiber personenbezogene Daten an Dritte weiter, müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Unternehmen müssen mit Google daher einen entsprechenden Vertrag eingehen. Dieser sollte klären,

  • welche Userdaten Google speichert,
  • wie lange es diese Daten speichert,
  • warum es die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten Unternehmen und Google haben.

Alles zur Auftragsverarbeitung haben wir in unserem Beitrag „DSGVO Auftragsverarbeitung: Was ist das und was geht mich das an?“ erklärt.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen, dass sie über Google Forms personenbezogene Daten erheben. Dabei müssen konkret erklären,

  • warum sie über Google Forms personenbezogene Daten sammeln,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Google einen AV-Vertrag geschlossen haben.

Damit sich Nutzer selbst informieren können, wie Google ihre Daten in den USA verarbeitet, sollten Unternehmen in ihrer Datenschutzerklärung auch auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google verweisen. Ein Verweis auf den Privacy Shield gehört jedoch nicht mehr in die Datenschutzerklärung. Dieser stellt keine rechtliche Grundlage mehr dar, um personenbezogene Daten von Deutschland in die USA zu versenden.

Standardvertragsklauseln prüfen

Um Daten rechtssicher von der EU in die USA zu versenden, verwendet Google Standardvertragsklauseln. Dabei handelt es sich um Musterverträge der EU-Kommission. Diese verpflichten Vertragsparteien ein Datenschutzniveau einzuhalten, das mit der EU vergleichbar ist. Bis vor Kurzem gab es lediglich Standardvertragsklauseln aus einer Zeit vor der DSGVO.

Das ist mittlerweile anders: Unternehmen können Standardvertragsklauseln nutzen, die an die DSGVO angepasst sind. Diese enthalten unter anderem umfassende Haftungsregeln und Dokumentationspflichten. Unternehmen müssen für Google Forms daher die alten Standardvertragsklauseln durch die neuen ersetzen. Dafür haben sie noch bis zum 27. Dezember 2022 Zeit. Sofern Unternehmen noch keine Standardvertragsklauseln mit Google geschlossen haben, müssen sie die neuen Klauseln direkt mit Beginn der Verwendung von Google Forms nutzen.

Aus Nachweisgründen sollten Unternehmen dabei stets festhalten,

  • wann sie Google nach den neuen Standardvertragsklauseln gefragt haben,
  • was die Prüfung der Standardvertragsklauseln ergeben hat und
  • warum die Prüfung der Standardvertragsklauseln so ausgefallen ist.

Darüber hinaus müssen Unternehmen eine Risikoabschätzung vornehmen. Dazu prüfen sie, wie die Datenübertragung von Google Forms zu Google in die USA abläuft und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Google zum Schutz der Daten einsetzt. Unternehmen müssen bei der Risikoabschätzung unter anderem untersuchen,

  • welche Art von Daten betroffen ist (z. B. besonders sensible Daten wie Gesundheitsdaten),
  • welche Rechtsvorschriften in dem Drittland – in diesem Fall die USA – gelten und
  • ob sie zusätzliche Schutzmaßnahmen, wie beispielsweise eine SSL-Verschlüsselung, nutzen können.

Alles zu den neuen Standardvertragsklauseln haben wir in unserem ausführlichen Beitrag „Neue Standardvertragsklauseln: Das müssen Sie jetzt tun“ zusammengefasst.

Rechtsprechung zu Google Forms

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied im Juli 2020: Der Privacy Shield ist unwirksam. Unternehmen können diesen nicht verwenden, um personenbezogene Daten in die USA zu verschicken. Denn: Nutzer haben dort keine Möglichkeit, gegen Unternehmen oder Behörden zu klagen, wenn diese ihre Daten missbräuchlich verwenden sollten. Und: Die USA verfügt über Überwachungsprogramme, die nicht auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt sind.

In diesem Rahmen verwiesen die Richter des EuGH auch darauf, dass die (alten) Standardvertragsklauseln zwar gültig sind, Unternehmen jedoch stets prüfen müssen, ob das Drittland

tatsächlich ein angemessenes Schutzniveau einhält. Mit Einführung der neuen Standardvertragsklauseln ist das jedoch nicht mehr relevant.

Geben Unternehmen personenbezogene Daten zur Verarbeitung an Dritte weiter, müssen sie mit diesen einen AV-Vertrag schließen. Kommen sie dem nicht nach, riskieren sie ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach daher im Dezember 2018 ein Bußgeld gegen ein deutsches Versandunternehmen aus. Dies hatte personenbezogene Daten an einen spanischen Postdienstleister weitergegeben, ohne einen AV-Vertrag abzuschließen.

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