Datenschutzerklärung für Google Forms

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Was ist Google Forms?

Google Forms – oder auch Google Formulare – ist eine Umfrageverwaltungssoftware. Sie gehört zu der Google Docs Editors Suite von Google. Unternehmen können mit Google Forms webbasiert zum Beispiel Umfragen erstellen und auswerten sowie Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten. Das Tool kommt vor allem in den Bereichen Kundenmanagement und Veranstaltungsplanung sowie im Bildungssektor zum Einsatz. Was müssen Unternehmen und Einrichtungen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Google Forms nutzen?

Der Punkt "Google Forms" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

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Warum ist Google Forms datenschutzrechtlich relevant?

Je nach Anwendung der Software erheben Unternehmen mit Google Forms personenbezogene Daten wie

  • Namen,
  • E-Mail-Adressen und
  • IP-Adressen.

Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Und: Daten in Google Forms landen bei Google in den USA. Unternehmen müssen daher verschiedene Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) erfüllen.

Google Forms datenschutzkonform verwenden

Um Google Forms DSGVO-konform zu nutzen, müssen Unternehmen diese Vorgaben beachten:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Google Forms verwendet Cookies, um Nutzerdaten zu sammeln. Dafür benötigen Seitenbetreiber die Einwilligung der User. Um diese datenschutzkonform einzuholen, eignet sich ein Cookie Consent Tool. Das Tool setzt einen Cookie-Banner auf, der per Opt-In die Erlaubnis in die Datenerhebung abfragt. Es passt dann die Datentransfers auf der Webseite gemäß den Vorgaben der Nutzer an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Tragen Nutzer ihre Daten bei Google Forms ein, erheben Unternehmen nicht nur personenbezogene Daten, sondern geben diese auch an den dahinterstehenden Anbieter Google weiter. § 28 DSGVO schreibt vor: Geben Seitenbetreiber personenbezogene Daten zur weisungsgebundenen Verarbeitung an Dritte weiter, müssen sie mit diesen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Unternehmen müssen mit Google daher einen entsprechenden Vertrag eingehen. Dieser sollte klären,

  • welche Userdaten Google speichert,
  • wie lange es diese Daten speichert,
  • warum es die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten Unternehmen und Google haben.

Alles zur Auftragsverarbeitung haben wir in unserem Beitrag „DSGVO Auftragsverarbeitung: Was ist das und was geht mich das an?“ erklärt.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen, dass sie über Google Forms personenbezogene Daten erheben. Dabei müssen sie konkret erklären,

  • warum sie über Google Forms personenbezogene Daten sammeln,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt ( 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Google einen AV-Vertrag geschlossen haben.

Damit sich Nutzer selbst informieren können, wie Google ihre Daten in den USA verarbeitet, sollten Unternehmen in ihrer Datenschutzerklärung auch auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google verweisen.

Standardvertragsklauseln prüfen  

Um Daten rechtssicher von der EU in die USA zu versenden, verwendet Google Standardvertragsklauseln. Dabei handelt es sich um Musterverträge der EU-Kommission. Diese verpflichten Vertragsparteien dazu, ein Datenschutzniveau einzuhalten, das mit der EU vergleichbar ist. Bis vor Kurzem gab es lediglich Standardvertragsklauseln aus einer Zeit vor der DSGVO.

Das ist mittlerweile anders: Unternehmen können Standardvertragsklauseln nutzen, die an die DSGVO angepasst sind. Diese enthalten unter anderem umfassende Haftungsregeln und Dokumentationspflichten. Unternehmen müssen für Google Forms daher die alten Standardvertragsklauseln durch die neuen ersetzen. Dafür haben sie noch bis zum 27. Dezember 2022 Zeit. Sofern Unternehmen noch keine Standardvertragsklauseln mit Google geschlossen haben, müssen sie die neuen Klauseln direkt mit Beginn der Verwendung von Google Forms nutzen.

Aus Nachweisgründen sollten Unternehmen dabei stets festhalten,

  • wann sie Google nach den neuen Standardvertragsklauseln gefragt haben,
  • was die Prüfung der Standardvertragsklauseln ergeben hat und
  • warum die Prüfung der Standardvertragsklauseln so ausgefallen ist.

Darüber hinaus müssen Unternehmen eine Risikoabschätzung vornehmen. Dazu prüfen sie, wie die Datenübertragung von Google Forms zu Google in die USA abläuft und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Google zum Schutz der Daten einsetzt. Unternehmen müssen bei der Risikoabschätzung unter anderem untersuchen,

  • welche Art von Daten betroffen ist (z. B. besonders sensible Daten wie Gesundheitsdaten),
  • welche Rechtsvorschriften in dem Drittland – in diesem Fall in den USA – gelten und
  • ob sie zusätzliche Schutzmaßnahmen, wie beispielsweise eine SSL-Verschlüsselung, nutzen können.

Alles zu den neuen Standardvertragsklauseln haben wir in unserem ausführlichen Beitrag „Neue Standardvertragsklauseln: Das müssen Sie jetzt tun“ zusammengefasst.

Rechtsprechung zu Google Forms

Für die Verwendung von Google Forms ist diese Rechtsprechung relevant:

Europäischer Gerichtshof zum Privacy Shield

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied im Juli 2020: Der Privacy Shield ist unwirksam. Unternehmen können diesen nicht verwenden, um personenbezogene Daten in die USA zu verschicken. Denn: Nutzer haben dort keine Möglichkeit, gegen Unternehmen oder Behörden zu klagen, wenn diese ihre Daten missbräuchlich verwenden sollten. Und: Die USA verfügt über Überwachungsprogramme, die nicht auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt sind.

In diesem Rahmen verwiesen die Richter des EuGH auch darauf, dass die (alten) Standardvertragsklauseln zwar gültig sind, Unternehmen jedoch stets prüfen müssen, ob das Drittland tatsächlich ein angemessenes Schutzniveau einhält. Mit Einführung der neuen Standardvertragsklauseln ist das jedoch nicht mehr relevant.

Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag

Geben Unternehmen personenbezogene Daten zur Verarbeitung an Dritte weiter, müssen sie mit diesen einen AV-Vertrag schließen. Kommen sie dem nicht nach, riskieren sie ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach daher im Dezember 2018 ein Bußgeld gegen ein deutsches Versandunternehmen aus. Dies hatte personenbezogene Daten an einen spanischen Postdienstleister weitergegeben, ohne einen AV-Vertrag abzuschließen.

Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag

Um Mitgliederdaten an Dienstleister zur weisungsgebundenen Verarbeitung weiterzugeben, benötigen Vereine einen AV-Vertrag. Das stellte die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg fest. Der Fußballclub VfB Stuttgart hatte mehrere tausend Daten an Dienstleister weitergereicht, ohne mit diesen AV-Verträge zu schließen. Für diesen schweren DSGVO-Verstoß sprach die Datenschutzbehörde im März 2021 eine Strafe von 300.000 Euro aus.

Europäischer Gerichtshof zur Verwendung von Cookies

Seitenbetreiber setzen über Google Forms Cookies in den Browser von Usern, die nicht essenziell für den Seitenbetrieb sind. Denn: Es handelt sich um Tracking Cookies. Der EuGH entschied dazu im Oktober 2019: Tracking Cookies benötigen stets die Einwilligung der Nutzer. Dabei ist es irrelevant, ob die Cookies personenbezogene oder anonyme Daten erheben (Az. C-673/17).

Bundesgerichtshof zur Verwendung von Cookies

Im Mai 2020 kam der Bundesgerichtshof (BGH) zum gleichen Schluss wie der EuGH: Tracking Cookies bedürfen stets einer Nutzer-Einwilligung. Um diese einzuholen, müssen Seitenbetreiber ein Opt-In verwenden. Ein vorangekreuztes Kästchen (Opt-Out) ist nicht ausreichend (I ZR 7/16).

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