Datenschutzerklärung für Google Forms

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Was ist Google Forms?

Google Forms – oder auch Google Formulare – ist eine Umfrageverwaltungssoftware. Sie gehört zu der Google Docs Editors Suite von Google. Unternehmen können mit Google Forms webbasiert zum Beispiel Umfragen erstellen und auswerten sowie Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten. Das Tool kommt vor allem in den Bereichen Kundenmanagement und Veranstaltungsplanung sowie im Bildungssektor zum Einsatz. Was müssen Unternehmen und Einrichtungen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Google Forms nutzen?

Der Punkt "Google Forms" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutz­erklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.

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Warum ist Google Forms datenschutzrechtlich relevant?

Je nach Anwendung der Software erheben Unternehmen mit Google Forms personenbezogene Daten wie

  • Namen,
  • E-Mail-Adressen und
  • IP-Adressen.

Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Und: Daten in Google Forms landen bei Google in den USA. Unternehmen müssen daher verschiedene Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) erfüllen.

Ist die Nutzung von Google Forms zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Google Forms ist Google Ireland Limited. Es können auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Google LLC übermittelt werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Google LLC ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Google Forms ist zulässig.

[Stand: 04.01.2024]

Wichtig: Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.

So nutzen Sie Google Forms datenschutzkonform

Um Google Forms DSGVO-konform zu nutzen, müssen Unternehmen diese Vorgaben beachten:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Google Forms verwendet Cookies, um Nutzerdaten zu sammeln. Dafür benötigen Seitenbetreiber die Einwilligung der User. Um diese datenschutzkonform einzuholen, eignet sich ein Cookie Consent Tool. Das Tool setzt einen Cookie-Banner auf, der per Opt-In die Erlaubnis in die Datenerhebung abfragt. Es passt dann die Datentransfers auf der Webseite gemäß den Vorgaben der Nutzer an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Tragen Nutzer ihre Daten bei Google Forms ein, erheben Unternehmen nicht nur personenbezogene Daten, sondern geben diese auch an den dahinterstehenden Anbieter Google weiter. § 28 DSGVO schreibt vor: Geben Seitenbetreiber personenbezogene Daten zur weisungsgebundenen Verarbeitung an Dritte weiter, müssen sie mit diesen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Unternehmen müssen mit Google daher einen entsprechenden Vertrag eingehen. Dieser sollte klären,

  • welche Userdaten Google speichert,
  • wie lange es diese Daten speichert,
  • warum es die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten Unternehmen und Google haben.

Alles zur Auftragsverarbeitung haben wir in unserem Beitrag „DSGVO Auftragsverarbeitung: Was ist das und was geht mich das an?“ erklärt.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen, dass sie über Google Forms personenbezogene Daten erheben. Dabei müssen sie konkret erklären,

  • warum sie über Google Forms personenbezogene Daten sammeln,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt ( 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Google einen AV-Vertrag geschlossen haben.

Damit sich Nutzer selbst informieren können, wie Google ihre Daten in den USA verarbeitet, sollten Unternehmen in ihrer Datenschutzerklärung auch auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google verweisen.

Standardvertragsklauseln abschließen

Auch wenn eine Datenübertragung an den Mutterkonzern durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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