Datenschutzerklärung für Bewerbungen

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Über ein Bewerbungsformular können sich User auf Webseiten auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben. Oftmals müssen sie dafür ihren Namen, ihre E-Mail, ihren Wohnort, ihre Ausbildung sowie Abschlussnoten und Zeugnisse angeben. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten.

 

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Die DSGVO und das Bewerbungsformular

Fragen Webseitenbetreiber in ihrem Bewerbungsformular personenbezogene Daten wie den Namen, die Ausbildung oder die E-Mail-Adresse von Nutzern ab, schreibt die DSGVO vor, dass sie im Detail erklären müssen, wie sie mit den erhobenen Bewerberdaten verfahren. Dazu müssen sie darüber informieren,

  • dass sie über das Bewerbungsformular personenbezogene Daten sammeln,
  • welche Daten sie dabei genau erheben (z. B. Bewerberstammdaten, Zeugnisse, Qualifikationen)
  • warum sie diese Daten erheben,
  • was sie mit den Daten machen
  • an wen sie die Daten weitergeben (z. B. Betriebsrat, Personalabteilung, Fachbereichsleiter),
  • für wie lange sie die Daten speichern wollen (zum Beispiel 3 Monate bis nach Beendigung des Bewerberverfahrens) und
  • welche Rechte Bewerber in Bezug auf Löschung, Auskunft oder Berichtigung ihrer Daten haben.

Diese Informationen sollten Webseitenbetreiber Nutzern entweder während der Abfrage der Daten oder in einer automatisieren Eingangsbestätigung zur Verfügung stellen. Darüber hinaus sollten sie diese Informationen auch in ihrer Datenschutzerklärung führen.

Bewerbungsformular datenschutzkonform auf der Webseite einbinden

Um ein Bewerbungsformular auf einer Webseite rechtssicher einzubinden, müssen Seitenbetreiber diese Vorgaben berücksichtigen:

Datensparsamkeitsprinzip

Seitenbetreiber sollten im Bewerbungsformular nur die personenbezogenen Daten erheben, die sie für eine Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung unbedingt benötigen. Auf diese Weise erfüllen sie die Anforderungen des Datensparsamkeitsprinzips. In der Regel sind das unter anderem Angaben wie der Name, die E-Mail, die Ausbildung, der Wohnort und das Geburtsdatum. Diese können sie als Pflichtfeld kennzeichnen. Angaben wie eine Telefonnummer fallen grundsätzlich nicht unter die benötigten Angaben und erfüllen daher nicht das Datensparsamkeitsprinzip.

Denn: Webseitenbetreiber können User auch über ihre E-Mail kontaktieren. Sie sollten das Feld daher nicht als ein Pflichtfeld kennzeichnen. Vielmehr sollten sie es Usern hier offenhalten, ihre Informationen zu hinterlegen.

Zweckbindungsprinzip

Webseitenbetreiber dürfen die personenbezogenen Daten, die sie über das Bewerbungsformular erheben, nur für die Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung verwenden. Sie dürfen die Daten für keinen anderen Zweck einsetzen. Ist der Zweck – also die Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung – erfüllt, dürfen Seitenbetreiber die Daten nicht für weitere Zwecke verwenden.

Das bedeutet: Kommt ein Bewerber nicht für eine Arbeitsstelle infrage, sollten sie seine Daten löschen – unter der Voraussetzung, der Bewerber hat in eine Speicherung der Daten für den Bewerbungsprozess eingewilligt. Wollen sie die Daten über den angegebenen Zeitraum hinaus – zum Beispiel zur Aufnahme in einen Bewerberpool für eine eventuelle spätere Zusammenarbeit – speichern, müssen sie hierfür erneute die Erlaubnis vom Bewerber einholen.

Transparenzgebot

Um das Transparenzgebot zu erfüllen, müssen Webseitenbetreiber User darüber informieren, wie und in welchem Umfang sie die personenbezogenen Daten erheben und speichern. Sie können die Einwilligung der User dabei per Opt-In einholen. Daneben sollten sie das Bewerbungsformular mit einem Datenschutzhinweis versehen, der auf die Datenschutzerklärung verlinkt.

Verschlüsselungspflicht

Die über das Bewerberformular erhobenen Daten müssen Seitenbetreiber verschlüsselt übersenden. Das gibt das Telemediengesetz in § 13 Abs. 7 vor. Dabei sollten sie auf ein anerkanntes Verschlüsselungsverfahren wie Transport Layer Security (TLS) setzen. Verzichten Seitenbetreiber darauf, drohen hohe Bußgelder. Denn: Gemäß der DSGVO handelt es sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit.

Aufnahme in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Seitenbetreiber sind zudem verpflichtet, die Verarbeitungstätigkeiten der erhobenen personenbezogenen Bewerberdaten in einem Verzeichnis aufzulisten. Das gibt Art. 30 Abs. 1 DSGVO vor. Dazu zählen auch die einzelnen Prozesse des Bewerbermanagements. Das Verzeichnis hilft Seitenbetreibern dabei, ihre Rechenschaftspflichten nachzuweisen, wenn sich ein Bewerber bei der Datenschutzaufsicht beschwert und der Seitenbetreiber daher der Aufsicht das Verzeichnis vorlegen muss.

Urteile zu Bewerbungsformularen und Datenschutzerklärung

Klären Seitenbetreiber in ihrer Datenschutzerklärung nicht darüber auf, wie und warum sie über ein Kontaktformular – und damit auch über ein Bewerbungsformular – personenbezogene Daten erheben, begehen sie einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß. Das hat das Oberlandesgericht Köln am 11.03.2016 festgestellt (Az. 6 U 121/15). Zu einem anderen Urteil ist das Landgericht Berlin am 04.02.2015 gekommen. Dies stellte fest, dass es sich dabei nicht um einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß handelt (Az. 52 O 394/15). Ein höchstrichterliches Urteil steht hierzu noch aus.

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