Was müssen Sie zu Bewerbungen wissen?
Über ein Bewerbungsformular können sich User auf Webseiten auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben. Oftmals müssen sie dafür Namen, E-Mail, Wohnort, Ausbildung sowie Abschlussnoten und Zeugnisse angeben. Was müssen Seitenbetreiber dabei datenschutzrechtlich beachten?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
Datenschutzerklärung kostenlos erstellenDarum sind Bewerbungen über ein Bewerbungsformular datenschutzrechtlich relevant
Fragen Webseitenbetreiber in einem Bewerbungsformular Informationen wie den Namen, die Ausbildung oder die E-Mail-Adresse von Nutzern ab, erheben sie personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt. Seitenbetreiber müssen daher verschiedene Pflichten erfüllen.
Bewerbungsformulare datenschutzkonform nutzen
Seitenbetreiber müssen für Bewerbungen über Bewerbungsformulare diese Vorgaben beachten:
Datenerhebung erklären
Seitenbetreiber müssen im Detail erklären, wie sie mit den erhobenen Bewerberdaten verfahren. Dazu müssen sie darüber informieren,
- dass sie über das Bewerbungsformular personenbezogene Daten sammeln,
- welche Daten sie dabei genau erheben (z. B. Bewerberstammdaten, Zeugnisse, Qualifikationen)
- warum sie diese Daten erheben,
- was sie mit den Daten machen,
- an wen sie die Daten weitergeben (z. B. Betriebsrat, Personalabteilung, Fachbereichsleiter),
- für wie lange sie die Daten speichern wollen (zum Beispiel 3 Monate bis nach Beendigung des Bewerberverfahrens) und
- welche Rechte Bewerber in Bezug auf Löschung, Auskunft oder Berichtigung ihrer Daten haben.
Diese Informationen sollten Webseitenbetreiber Nutzern entweder während der Datenabfrage oder in einer automatisieren Eingangsbestätigung zur Verfügung stellen. Und: Sie sollten die Informationen auch in ihrer Datenschutzerklärung führen.
Datensparsamkeitsprinzip beachten
Seitenbetreiber dürfen im Bewerbungsformular nur die personenbezogenen Daten erheben, die sie für eine Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung unbedingt benötigen. Auf diese Weise erfüllen sie die Anforderungen des Datensparsamkeitsprinzips.
In der Regel sind das unter anderem Angaben wie Name, E-Mail, Ausbildung, Wohnort und Geburtsdatum. Diese können Seitenbetreiber als Pflichtfeld kennzeichnen. Eine Telefonnummer fällt grundsätzlich nicht unter die benötigten Angaben und erfüllt daher nicht das Datensparsamkeitsprinzip. Denn: Webseitenbetreiber können User auch per E-Mail kontaktieren. Sie sollten das Feld daher nicht als ein Pflichtfeld kennzeichnen. Vielmehr sollten sie es Usern hier offenhalten, ihre Informationen zu hinterlegen.
Zweckbindungsprinzip einhalten
Webseitenbetreiber dürfen die personenbezogenen Daten, die sie über das Bewerbungsformular erheben, nur für die Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung verwenden. Sie dürfen die Daten für keinen anderen Zweck einsetzen. Ist der Zweck – also die Bearbeitung und Bewertung der Bewerbung – erfüllt, dürfen Seitenbetreiber die Daten nicht für weitere Zwecke verwenden. Das bedeutet: Kommt ein Bewerber nicht für eine Arbeitsstelle infrage, sollten sie seine Daten löschen – unter der Voraussetzung, der Bewerber hat in eine Speicherung der Daten für den Bewerbungsprozess eingewilligt. Wollen sie die Daten über den angegebenen Zeitraum hinaus – zum Beispiel zur Aufnahme in einen Bewerberpool für eine eventuelle spätere Zusammenarbeit – speichern, müssen sie hierfür erneut die Erlaubnis vom Bewerber einholen.
Verschlüsselungspflicht einhalten
Die über das Bewerberformular erhobenen Daten müssen Seitenbetreiber verschlüsselt übersenden. Das gibt Artikel 32 Art. 1 lit. a DSGVO vor. Dabei sollten sie auf ein anerkanntes Verschlüsselungsverfahren wie Transport Layer Security (TLS) setzen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen
Seitenbetreiber sind verpflichtet, die Verarbeitungstätigkeiten der erhobenen personenbezogenen Bewerberdaten in einem Verzeichnis aufzulisten. Das gibt Art. 30 Abs. 1 DSGVO vor. Dazu zählen auch die einzelnen Prozesse des Bewerbermanagements. Das Verzeichnis hilft Seitenbetreibern dabei, ihre Rechenschaftspflichten nachzuweisen, wenn sich ein Bewerber bei der Datenschutzaufsicht beschwert und der Seitenbetreiber daher der Aufsicht das Verzeichnis vorlegen muss.
Rechtsprechung zu Bewerbungsformularen
Klären Seitenbetreiber in ihrer Datenschutzerklärung nicht darüber auf, wie und warum sie über ein Kontaktformular – und damit auch über ein Bewerbungsformular – personenbezogene Daten erheben, begehen sie einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß. Das hat das Oberlandesgericht Köln am 11.03.2016 festgestellt (Az. 6 U 121/15). Zu einem anderen Urteil kam das Landgericht Berlin am 04.02.2015. Dies stellte fest, dass es sich dabei nicht um einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß handelt (Az. 52 O 394/15). Ein höchstrichterliches Urteil steht hierzu noch aus.
