Datenschutzerklärung für OMQ Chatbot

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Was müssen Sie zu OMQ Chatbot wissen?

Mit dem OMQ Chatbot können Unternehmen automatisiert Kundenanfragen beantworten. Hinter dem Chatbot steht eine selbstlernende KI. Auf diese Weise kann die Software mit der Zeit mehr und mehr Anfragen allein beantworten. Kommt sie einmal nicht weiter, verbindet sie Kunden mit einem Mitarbeiter. OMQ Chatbot ist für Webseiten, WhatsApp, Telegram und den Facebook Messenger verfügbar. Zu den Kunden des Angebots zählen unter anderem Galeria Kaufhof, Axel Springer und Globetrotter. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie OMQ Chatbot verwenden?

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Warum der OMQ Chatbot datenschutzrechtlich relevant ist

Wollen Kunden den OMQ Chatbot nutzen, müssen sie in der Regel ihren Namen sowie ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben. Zudem kann es sein, dass Kunden ein Anliegen haben, bei dem sie im Chat mit dem Bot Daten wie ihre Anschrift nennen.

OMQ verschlüsselt diese Daten jedoch, bevor der Chatbot sie in seinem System ablegt. Das bedeutet: Der Chatbot kann aus dem Gespräch mit Kunden lernen, ohne ihre personenbezogenen Daten zu erheben. Unternehmen, die den Chatbot verwenden, können jedoch auf die eingegebenen Daten zugreifen, um Kunden zuordnen zu können. Dabei müssen sie verschiedene Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) beachten.

Wie können Seitenbetreiber den OMQ Chatbot datenschutzkonform nutzen?

Um den OMQ Chatbot datenschutzkonform einzusetzen, müssen Unternehmen diese Anforderungen erfüllen:

Einwilligung in Datenerhebung einholen

Um personenbezogene Daten von Kunden über den OMQ Chatbot zu erheben, benötigen Unternehmen vorab ihre Einwilligung dafür. Sie können diese zu Beginn des Gesprächs einholen. Dabei sollten sie auch einen Link zu den Datenschutzbestimmungen bereitstellen. Auf diese Weise können sich Nutzer zu der Datenerhebung und -verarbeitung selbst weiter informieren.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen

Geben Nutzer Daten in den Chatbot von OMR ein, erhalten nicht nur Unternehmen diese, sondern auch der hinter dem Chatbot stehende Anbieter OMQ GmbH. Der Anbieter ist daher ein Auftragsverarbeiter. Unternehmen müssen mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Mit dem Vertrag regeln Unternehmen alle wichtigen Dokumentationspflichten und Verantwortlichkeiten für den Schutz der über den Chatbot erhobenen Daten. Der Vertrag muss dazu festhalten,

  • welche Userdaten der OMQ Chatbot speichert,
  • wie lange der Chabot die Daten speichert,
  • warum der Chatbot die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten beide Parteien haben.

Ohne einen AV-Vertrag droht Unternehmen ein Bußgeld. Dies kann gemäß Gesetz bei bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes liegen.

Datenschutzerklärung anpassen

Sammeln Unternehmen personenbezogene Daten, müssen sie Nutzer in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen. Sie sollten in einer verständlichen Sprache erklären,

  • dass sie über den Chatbot personenbezogene Daten erheben,
  • um welche Daten es sich dabei handelt,
  • dass sie Inhalte der Gespräche – ohne personenbezogene Daten – an den dahinterstehenden Anbieter OMQ GmbH weitergeben,
  • warum sie die Daten an den Anbieter weitergeben,
  • dass sie für die Datenweitergabe einen AV-Vertrag mit OMQ GmbH geschlossen haben und
  • wie OMQ die Userdaten nutzt.

Zudem sollten Unternehmen darauf hinweisen, dass User der Datenerhebung und Datenweitergabe jederzeit widersprechen können. Sie können den Chatbot dann jedoch nicht verwenden.

Möglichst wenige Daten erheben

Die DSGVO gibt den Grundsatz der Datensparsamkeit vor. Das bedeutet: Unternehmen dürfen von Nutzern nur die Daten erheben, die sie unbedingt benötigen, um den von ihnen angestrebten Zweck zu erfüllen. Beim OMQ Chatbot können das zum Beispiel Name und E-Mail sein, um User einem Anliegen (z. B. einer Bestellung) zuordnen zu können.

Datenauskunft gewähren

Die DSGVO gibt Nutzern das Recht, alle über den Chatbot erhobenen Daten über sie einsehen zu dürfen. Verlangen User also eine Datenauskunft, müssen Unternehmen dieser nachkommen. Sie können die Daten dann beispielsweise als Download zur Verfügung stellen.

Userdaten regelmäßig löschen

Unternehmen dürfen Nutzerdaten, die sie über den OMQ Chatbot erheben, nur so lange behalten, wie sie diese tatsächlich benötigen. Das heißt: Ist ein Anliegen abgeschlossen, müssen sie auch die über den Chatbot generierten Daten löschen. Darüber hinaus müssen sie die Daten von Nutzern löschen, wenn diese das verlangen.

Rechtsprechung zu OMQ Chatbot

Derzeit liegt – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung zum OMQ Chatbot vor. Für den Einsatz des Tools sind jedoch diese Urteile relevant:

Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag

Kommt es zu einer Auftragsverarbeitung, sind beide Parteien verantwortlich, einen AV-Vertrag zu schließen. Das stellte die Datenschutzbehörde Hamburg im Dezember 2018 fest. Ein deutsches Versandunternehmen hatte mit einem spanischen Dienstleister zusammengearbeitet. Keiner der beiden Parteien sah sich jedoch verantwortlich, einen AV-Vertrag aufzusetzen. Die Datenschutzbehörde stellte daher einen DSGVO-Verstoß fest. Sie sprach ein Bußgeld von 5.000 Euro gegen das deutsche Versandunternehmen aus.

Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag

Verarbeitet ein Fußballverein Daten seiner Mitglieder über Dienstleister, muss er mit diesen einen AV-Vertrag schließen. Das machte die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg klar, als sie im März 2021 ein Bußgeld von 300.000 Euro gegen den Bundesligaverein VfB Stuttgart aussprach. Dieser hatte mehrere tausend Mitgliederdaten an verschiedenen Dienstleister weitergegeben, um die Daten weisungsgebunden verarbeiten zu lassen. Das wertete die Datenschutzbehörde als schweren DSGVO-Verstoß.

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