Datenschutzerklärung für Zendesk

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Worum geht's?

Zendesk ist eine cloudbasierte Kundensupport-Plattform, über die Webeseitenbetreiber die Kundeninteraktion aus allen Kanälen wie Telefon, E-Mail, Chat und Social Media bündeln können. Das Unternehmen hat 145.000 Kunden in 160 Ländern und beschäftigt über 500 Mitarbeiter.

 

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Warum ist Zendesk datenschutzrechtlich relevant?

Seitenbetreiber vertrauen Zendesk zahlreiche personenbezogene Daten ihrer Kunden, wie Namen, E-Mail-Adresse und Telefon, an. Diese Daten sind besonders schützenswert. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt daher verschiedene Pflichten vor.

Wie können Unternehmen Zendesk datenschutzkonform nutzen?

Um Zendesk datenschutzkonform verwenden zu können, müssen Seitenbetreiber diese Pflichten erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Gemäß der DSGVO ist Zendesk ein externer Auftragsverarbeiter. Denn: Webseitenbetreiber geben ihre Kundendaten an Zendesk weiter, damit sie ihren Kundenservice verbessern können. Sie müssen mit Zendesk daher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Das schreibt ihnen § 28 DSGVO vor. In dem Vertrag müssen sie festlegen,

  • welche Daten Zendesk wie lange speichern darf,
  • warum und wie Zendesk die Daten verarbeiten darf und
  • welche Rechte und Pflichten beide Parteien haben.

Schließen Seitenbetreiber keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Zendesk, droht ihnen ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Das sagt Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO.

Datenschutzerklärung anpassen

Um User darüber zu informieren, wie sie mit Zendesk zusammenarbeiten, müssen Seitenbetreiber in ihrer Datenschutzerklärung aufführen,

  • dass sie mit Zendesk einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben,
  • welche personenbezogenen Daten sie an Zendesk weitergeben,
  • warum sie diese an Zendesk weitergeben,
  • wie Zendesk diese Daten nutzt und
  • dass User der Datenweitergabe und -verwendung widersprechen können.

Diese Pflichten schreibt § 13 Abs. 1 DSGVO vor.

Aufbewahrungsort der Kundendaten bei Zendesk anpassen

Zendesk speichert die von Seitenbetreibern zur Verfügung gestellten Kundendaten auf Servern, die außerhalb der EU liegen. Um dem Datenschutz der DSGVO zu genügen, müssen sie daher den Aufbewahrungsort der Daten ändern. Zendesk bietet dazu die Möglichkeit, die Zusatzleistung „Standort des verwendeten Rechenzentrums“ („Data Center Location Add-on“) in Anspruch zu nehmen. Seitenbetreiber können dann die Region selbst auswählen, wo Zendesk ihre Kundendaten speichern soll. Sie sollten sich dann für einen Standort innerhalb der EU entscheiden. Auf diese Weise unterliegt die Datenspeicherung den Vorgaben der DSGVO.

Rechtsprechung zu Zendesk

Am 17.12.2018 erließ die Datenschutzbehörde Hamburg einen Bußgeldescheid gegen das kleine Versandunternehmen Kolibri Image. Dies hatte mit einem beauftragten Dienstleister keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Denn: Der Dienstleister selbst stellte keinen Vertrag zur Verfügung. Und: Kolibri Image sah sich nicht dazu verpflichtet, selbst einen Vertrag aufzusetzen. Die Datenschutzbehörde belegte das Unternehmen daher mit einer Strafe von 5000 Euro zuzüglich 250 Euro Gebühren. 

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