Datenschutzerklärung für HubSpot CRM

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Was ist HubSpot CRM?

HubSpot CRM ist ein Tool für das Customer Relationship Management. Unternehmen können darüber bis zu einer Million Kunden und Kontakte verwalten. Dabei visualisiert das Tool Verkäufe in einem Dashboard. Unternehmen können diese nach relevanten Kenngrößen sortieren und nach eigenen Vorgaben vergleichen. Sie können so unter anderem mehr Leads generieren, ihren Vertrieb beschleunigen und das Kundenerlebnis verbessern. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Hubspot CRM verwenden?

Der Punkt "HubSpot CRM" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutz­erklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.

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Darum ist HubSpot CRM datenschutzrechtlich relevant

Unternehmen erheben über HubSpot CRM verschiedene Nutzerdaten. Dazu zählen zum Beispiel

  • Kundennamen,
  • Adressen und
  • E-Mail-Adressen.

Zudem speichern sie über das Tool zum Teil auch IP-Adressen, die – je nach Einstellung – offen oder anonymisiert – abgelegt werden. Um all diese Daten auszuwerten, können Unternehmen pseudonymisierte Nutzerprofile erstellen. Sie erheben und speichern so personenbezogene Daten. Sie müssen daher besondere datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen.

Ist die Nutzung von HubSpot CRM zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von HubSpot CRM ist HubSpot Inc. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

HubSpot Inc. ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools HubSpot CRM ist zulässig.
[Stand: 05.01.2024]

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

HubSpot CRM datenschutzkonform nutzen

Um HubSpot CRM datenschutzkonform nutzen zu können, müssen Seitenbetreiber diese Anforderungen erfüllen:

User-Einwilligung in Cookies einholen

Damit Unternehmen Klicks, Kunden und Verkäufe auswerten können, setzt HubSpot CRM einen Cookie in den Browser von Usern. Derzeit ist nicht klar, welche Daten das Tool dabei genau erhebt. In der Regel dürfte es sich dabei jedoch um personenbezogene Daten handeln. Um diese zu sammeln, benötigen Unternehmen jedoch die Einwilligung von Nutzern. Sie sollten diese daher einholen. Das können sie zum Beispiel über ein  Cookie Consent Tool vornehmen. Mit diesem können sie einen Cookie Banner erstellen, der rechtssicher das Einverständnis der User in die Datenerhebung einholt.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben und an Dritte zur weisungsgebundenen Verarbeitung weitergeben, müssen mit diesen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Das schreibt ihnen Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor. Erheben Unternehmen Nutzerdaten über das Tool HubSpot CRM, geben sie diese an einen Dritten weiter, um die Daten aufbereiten zu lassen. Sie müssen daher mit HubSpot einen AV-Vertrag abschließen. Dabei sollten sie im Vertrag aufführen,

  • welche Nutzerdaten HubSpot erhält und speichert,
  • wie lange der Anbieter diese speichert,
  • warum er die Daten verarbeitet und speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Erheben Unternehmen über Hubspot CRM personenbezogene Daten, werden diese an den Anbieter in den USA übertragen. Das müssen sie in ihrer Datenschutzerklärung erwähnen. Darüber hinaus sollten sie ihre User auch auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von HubSpot CRM hinweisen. Nutzer können sich dann selbst informieren, was mit ihren Daten in den USA passiert.

Checkliste
Daneben sollten Unternehmen konkret erklären,
  • warum sie über Hubspot CRM personenbezogene Daten erheben,
  • wie lange sie diese Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
  • dass sie für die Datenweitergabe mit HubSpot CRM einen AV-Vertrag geschlossen haben und
  • dass User der Datenerhebung und Datenverarbeitung jederzeit widersprechen können.

Standardvertragsklauseln prüfen

Auch wenn eine Datenübertragung durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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