Datenschutzerklärung für Zoho Meeting

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Was ist Zoho Meeting?

Zoho Meeting ist eine Online-Meeting-Plattform und Webinar-Lösung. Unternehmen halten darüber Video-Besprechungen und Audio-Calls ab sowie tauschen Textnachrichten und Dateien aus. Auf diese Weise vereinfacht das Tool Remote-Arbeit mit Teams an unterschiedlichen Standorten. Zoho Meeting ist Teil des Ökosystems von Zoho, das auch zahlreiche Drittanbieter-Integrationen ermöglicht. Es ist ein Produkt der Zoho Corporation mit Hauptsitz in Chennai in Indien. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Zoho verwenden?

Der Punkt "Zoho Meeting" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutz­erklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.

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Ist die Nutzung von Zoho Meeting zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt, kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Zoho Meeting ist Zoho Corporation. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in Indien. Für dieses Land besteht zur Zeit kein Angemessenheitsbeschluss, es ist kein sicheres Drittland und bietet kein angemessenes Datenschutzniveau. Eine Datenübermittlung nach Indien ist zwar nicht gänzlich ausgeschlossen, bedarf aber umfassender zusätzlicher datenschutzrechtlicher Garantien. 

PRAXIS-TIPP

Bei der Nutzung dieses Tools gehen Sie ein rechtliches Risiko ein. Nutzen Sie wenn möglich eine Alternative, bei der die Datenübermittlung rechtlich unproblematisch ist.

Das ist bei Zoho Meeting datenschutzrechtlich relevant

Zoho Meeting erfasst von Nutzern verschiedene Daten. Dazu zählen unter anderem 

  • die angelegten Benutzerdaten, 
  • IP-Adressen,
  •  E-Mail-Adressen und
  •  Chat-Nachrichten.  

Zudem speichert Zoho Online-Meetings, wenn User dies vorher festlegen.

Für die Praxis heißt das: Unternehmen müssen verschiedene Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TDDDG (ehemals TTDSG)) berücksichtigen.

Zoho Meeting Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?

Um die Software datenschutzkonform zu verwenden, müssen Unternehmen die folgenden Vorgaben aus dem Gesetz umsetzen:

Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen

Über Zoho Meeting erheben Unternehmen personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen und IP-Adressen und geben diese an den Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 28 DSGVO.

Checkliste
Dabei sollte der AV-Vertrag mit dem Drittanbieter bestimmen,
  • welche Nutzerdaten Zoho speichert,
  • wie lange Zoho die Nutzerdaten speichert,
  • zu welchem Zweck Zoho die Daten verarbeitet und
  • welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien für die Kontrolle über die Daten haben.

Standardvertragsklauseln abschließen

Um Zoho Meeting datenschutzkonform zu nutzen, müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Zu den datenschutzrechtlich geeigneten Garantien zählen der Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung. 

Datenschutzerklärung anpassen

Sammeln Unternehmen über Zoho Meeting in Webinaren und Calls Userdaten, müssen sie darüber in ihrer Datenschutzerklärung informieren. Dabei sollten sie verständlich erklären, wie der Anbieter die Daten verarbeitet.

Checkliste
Besonders wichtig ist es dabei zu erwähnen,
  • dass Unternehmen über die Online-Meeting-Plattform personenbezogene Daten erheben,
  • welche personenbezogenen Daten sie in den Videokonferenzen und Calls sammeln,
  • warum sie diese Daten sammeln,
  • was sie mit den Daten machen,
  • wie lange sie diese Daten speichern,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Zoho Corporation einen AV-Vertrag geschlossen haben und
  • dass User der Datenerhebung und -verarbeitung jederzeit widersprechen können.

 

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