Datenschutzerklärung für CleverReach

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CleverReach ist eine E-Mail-Marketing-Software, über die Unternehmen ihren Newsletter-Versand planen und durchführen können. CleverReach bietet seinen Service ausschließlich als Cloud-Lösung an. Das Unternehmen hat weltweit über 230.000 Kunden.

 

Für CleverReach benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Warum ist CleverReach datenschutzrechtlich relevant?

Um Newsletter an Kunden versenden zu können, müssen Webseitenbetreiber zunächst die E-Mail-Adresse von Usern erheben. E-Mail-Adressen gelten als personenbezogene Daten. Das heißt: Sie sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt.

Wie können Webseitenbetreiber CleverReach datenschutzkonform verwenden?

Um über CleverReach datenschutzkonform Newsletter zu versenden, müssen Webseitenbetreiber diesen Pflichten nachkommen:

Einwilligung der User einholen

Wollen Webseitenbetreiber die E-Mail-Adresse von Nutzern erheben, verarbeiten und speichern, benötigen sie dafür ihre Einwilligung. Dabei hat die rechtliche Praxis gezeigt: Erheben Unternehmen die E-Mail-Adresse von Nutzern per Double-Opt-In, erfüllen sie die Anforderungen der DSGVO.
Dazu müssen sie User bei der Erhebung ihrer E-Mail darauf hinweisen, dass sie diese speichern und für den E-Mail-Versand verwenden. Daneben müssen sie Nutzern auch mitteilen, dass sie dem jederzeit wieder widersprechen können.

Anders gesagt: Sie können den Newsletter, den sie erhalten, jederzeit wieder abbestellen. Haben Kunden ihre E-Mail hinterlassen, müssen Webseitenbetreiber ihnen per Mail eine Bestätigung der Newsletter-Anmeldung zukommen lassen. Darin sollten User einen Link finden, der sie das noch einmal bestätigen lässt. Webseitenbetreiber können Usern nun über CleverReach Newsletter zukommen lassen.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Erhalten Dritte – wie beispielsweise eine andere Firma – Zugriff auf die Kundendaten eines Unternehmens, müssen sie mit dieser Partei einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Das schreibt § 28 DSGVO vor. Binden Webseitenbetreiber CleverReach für ihren Newsletter-Versand ein, müssen sie daher mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Darin müssen sie festlegen,

  • welche Userdaten sie wie lange speichern wollen,
  • warum und wie sie diese verarbeiten und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

CleverReach bietet Webseitenbetreibern die Möglichkeit, den Vertrag direkt in ihrem Account abzuschließen.

Datenschutzerklärung anpassen

Webseitenbetreiber müssen in ihrer Datenschutzerklärung angeben, dass sie mit CleverReach einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben. Dabei müssen sie aufführen, wie CleverReach die Userdaten nutzt.

Darüber hinaus müssen Seitenbetreiber erklären, warum sie für die Zusammenarbeit mit CleverReach

  • personenbezogene Daten erheben,
  • wie lange sie diese Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen dieses Vorgehen erlaubt (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 DSGVO) und
  • dass Nutzer der Einwilligung in die Datenerhebung jederzeit widersprechen können.

Diese Pflichten schreibt § 13 Abs. 1 DSGVO vor.

Rechtsprechung zum Versand von Newslettern über CleverReach

Schließen Webseitenbetreiber keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit CleverReach ab, droht ihnen ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Das gibt Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO vor.

Der Bundesgerichtshof hat am 10.02.2011 entschieden: Webseitenbetreiber, die E-Mails an User verschicken, müssen für die Einholung der Erlaubnis das Double-Opt-In-Verfahren verwenden (Az. I ZR 164/09). Dieses Urteil ist damit auch für den Einsatz von CleverReach relevant.
Das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf hat zudem bestätigt, dass Webseitenbetreiber Nutzern im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens eine Mail zukommen lassen dürfen, die sie die Anmeldung für einen Newsletter bestätigen lässt (17.03.2016, Az: I-15 U 64/15).

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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