Datenschutzerklärung für Jotform 

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Worum geht's?

Jotform ist ein Tool, mit dem Unternehmen online Formulare erstellen können. Dabei stehen mehr als 10.000 Formularvorlagen zur Auswahl. Unternehmen nutzen Jotform vor allem, um Formulare für Zahlungen, Lead-Generierung, Registrierungen und Kontakterhebungen zu entwerfen. Jotform gehört zum gleichnamigen Anbieter mit Sitz in San Francisco.

 

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Warum ist Jotform datenschutzrechtlich relevant?

Ob für eine Registrierung, Kontakterhebung oder Zahlung – Unternehmen erheben über Jotform sensible Daten wie Namen und E-Mail-Adressen. Diese personenbezogenen Daten sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt. Unternehmen müssen für Jotform daher datenschutzrechtliche Pflichten beachten.

Jotform datenschutzkonform verwenden

Um Jotform gemäß den Vorgaben der DSGVO zu nutzen, müssen Unternehmen diesen Pflichten nachkommen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen erheben über Jotform personenbezogene Daten und geben diese an den Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 28 DSGVO. Jotform stellt einen entsprechenden Vertrag online als Data Processing Addendum (DPA) zur Verfügung. Unternehmen sollten das DPA gründlich prüfen. Denn: Es muss erklären,

  • welche Daten Jotform speichert,
  • wie lange Jotform die Daten speichert,
  • warum Jotform die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten Unternehmen und Jotform für den Schutz der Userdaten haben.

Warum und wie Unternehmen personenbezogene Daten über einen AV-Vertrag schützen müssen, haben wir in unserem Artikel „DSGVO Auftragsverarbeitung: Was ist das und was geht mich das an?“ erklärt.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung aufführen, dass sie Jotform verwenden und darüber personenbezogene Nutzerdaten erheben. Dabei müssen sie erklären,

  • warum sie über Jotform personenbezogene Daten sammeln,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass sie mit Jotform für die Datenweitergabe ein DPA geschlossen haben.

Rechtsprechung zu Jotform

Ein fehlender AV-Vertrag kann Unternehmen bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes kosten. Dieses Bußgeld ermöglicht Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach daher im Dezember 2018 eine Strafe in Höhe von 5.000 Euro gegen ein deutsches

Unternehmen aus. Dies hatte personenbezogene Daten an einen Dienstleister übermittelt, ohne vorher mit diesem einen AV-Vertrag zu schließen.

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