Datenschutzerklärung für Jotform 

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Was ist Jotform?

Jotform ist ein Tool, mit dem Unternehmen online Formulare erstellen können. Dabei stehen mehr als 10.000 Formularvorlagen zur Auswahl. Unternehmen nutzen Jotform vor allem, um Formulare für Zahlungen, Lead-Generierung, Registrierungen und Kontakterhebungen zu entwerfen. Jotform gehört zum gleichnamigen Anbieter mit Sitz in San Francisco. Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen beachten, wenn sie Jotform nutzen?

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Warum ist Jotform datenschutzrechtlich relevant?

Ob für eine Registrierung, Kontakterhebung oder Zahlung – Unternehmen erheben über Jotform sensible Daten wie Namen und E-Mail-Adressen. Diese personenbezogenen Daten sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) besonders geschützt. Unternehmen müssen für Jotform daher datenschutzrechtliche Pflichten beachten.

Jotform datenschutzkonform verwenden

Um Jotform gemäß den Vorgaben der DSGVO und des TTDSG zu nutzen, müssen Unternehmen diesen Pflichten nachkommen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Jotform verwendet Cookies, um Nutzerdaten zu erheben und zu speichern. Dabei ist derzeit nicht klar, welche Daten das Tool genau sammelt. Klar ist: Unternehmen könnten eine Einwilligung der Nutzer in die Datenerhebung benötigen. Sie sollten diese sicherheitshalber einholen. Das können sie zum Beispiel über einen Cookie-Banner vornehmen. Um den Banner datenschutzkonform zu gestalten, können Unternehmen ein Cookie Consent Tool nutzen. Dies erstellt einen Cookie Banner, der die User-Erlaubnis in die Datenerhebung per Opt-In einholt und dann die Datenströme auf der Webseite entsprechend anpasst.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen erheben über Jotform personenbezogene Daten und geben diese zur weisungsgebundenen Verarbeitung an den Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 28 DSGVO. Jotform stellt einen entsprechenden Vertrag online als Data Processing Addendum (DPA) zur Verfügung. Unternehmen sollten das DPA gründlich prüfen. Denn: Es muss erklären,

  • welche Daten Jotform speichert,
  • wie lange Jotform die Daten speichert,
  • warum Jotform die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten Unternehmen und Jotform für den Schutz der Userdaten haben.

Warum und wie Unternehmen personenbezogene Daten über einen AV-Vertrag schützen müssen, haben wir in unserem Artikel „DSGVO Auftragsverarbeitung: Was ist das und was geht mich das an?“ erklärt.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung aufführen, dass sie Jotform verwenden und darüber personenbezogene Nutzerdaten erheben. Dabei müssen sie erklären,

  • warum sie über Jotform personenbezogene Daten sammeln,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt ( 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass sie mit Jotform für die Datenweitergabe ein DPA geschlossen haben.

Standardvertragsklauseln abschließen

Der Anbieter von Jotform ist das gleichnamige US-amerikanische Unternehmen. Zwar können Seitenbetreiber wählen, dass Jotform ihre Daten auf einem Server in Frankfurt ablegt. US-amerikanische Behörden können jedoch trotzdem jederzeit auf die Daten zugreifen. Um diesen Datentransfer rechtssicher zu gestalten, müssen Seitenbetreiber mit Jotform Standardvertragsklauseln abschließen. Diese sind bei Jotform Teil des DPAs. Seitenbetreiber sollten zusätzlich eine Risikoabschätzung durchführen. Diese prüft und dokumentiert die Datenübermittlung in die USA. Dabei sollten Seitenbetreiber festhalten,

  • welche Art von Daten sie an Jotform weitergeben,
  • welche Datenschutzgesetze in den USA herrschen und
  • ob Jotform weitere Maßnahmen ergreift, um Nutzerdaten aus der EU zu schützen.

Rechtsprechung zu Jotform

Zu Jotform liegt bisher – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung vor. Für das Tool sind jedoch diese Urteile relevant:

Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag

Ein fehlender AV-Vertrag kann Unternehmen bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes kosten. Dieses Bußgeld ermöglicht Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach daher im Dezember 2018 eine Strafe in Höhe von 5.000 Euro gegen ein deutsches Unternehmen aus. Dies hatte personenbezogene Daten an einen Dienstleister übermittelt, ohne vorher mit diesem einen AV-Vertrag zu schließen.

Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag

Den VfB Stuttgart kosteten fehlende AV-Verträge ein Bußgeld in Höhe von 300.000 Euro. Der Verein hatte Mitgliederdaten an Dienstleister weitergegeben. Er hatte es jedoch versäumt, über AV-Verträge mit den Dritten die entsprechende Rechtsgrundlage zu schaffen. Das wertete die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg als schweren Verstoß gegen den Datenschutz. Sie sprach daher im März 2021 die Strafe gegen den Verein aus.

Europäischer Gerichtshof zum Privacy Shield

Der Privacy Shield stellt keine Rechtsgrundlage mehr dar, um Daten in die USA zu verschicken. Das stellte der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Sommer 2020 klar. Die Richter erklärten: In den USA herrscht ein niedrigeres Datenschutzniveau. Dies entspricht nicht dem der DSGVO.  Das ist vor allem darauf zurückzuführen, dass dort Überwachungsprogramme zum Einsatz kommen, die nicht auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt sind.

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