Datenschutzerklärung für Microsoft Teams

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Microsoft Teams ist eine Arbeitsplattform, über die Unternehmen Besprechungen abhalten, Nachrichten verschicken, Notizen machen und Anhänge versenden können. Der Dienst ist in die Office-365-Suite integriert.

 

Für Microsoft Teams benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Warum ist Microsoft Teams datenschutzrechtlich relevant?

Microsoft Teams speichert unter anderem

  • den Unternehmensnamen,
  • die Unternehmensanschrift,
  • die E-Mail-Adresse und
  • die Telefonnummer.

Darüber hinaus erfasst die Anwendung gespeicherte Dateien, Unterhaltungsverläufe und die im Planner hinterlegten Informationen. Halten Unternehmen Besprechungen mit Microsoft Teams ab, speichert die Software zum Beispiel die IP-Adressen der Teilnehmer. Bei diesen Daten handelt es sich zum Teil um personenbezogene Daten. Unternehmen müssen daher besondere Datenschutzpflichten erfüllen.

Microsoft ist Teil des Privacy-Shield-Abkommens. Das heißt: Das Unternehmen leitet die Daten aus Microsoft Teams zwar in die USA weiter. Durch das Abkommen genießen sie dort jedoch einen Datenschutz, der dem der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.
Microsoft selbst gibt an, die erhobenen Daten nicht für Werbezwecke zu verwenden. Und: Die Anwendung tracke nicht die Aktivitäten der Teilnehmer in den Meetings. Dennoch warnen Datenschutzexperten davor, dass die Gratis-Version Userdaten an die Werbenetzwerke von Adobe und Google verschicke.

Können Unternehmen Microsoft Teams datenschutzkonform verwenden?

Ob Unternehmen Microsoft Teams derzeit DSGVO-konform verwenden können, ist unklar. Sie sollten aber in jedem Fall diese Pflichten erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Damit Unternehmen die über Microsoft Teams erhobenen Daten mit rechtlicher Grundlage an Microsoft weitergeben, müssen sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Konzern abschließen. Das gibt Art. 28 DSGVO vor. Unternehmen nehmen das automatisch vor, wenn sie Microsofts Online Services Terms (AGB) akzeptieren. Sie müssen daher nicht zusätzlich einen Vertrag abschließen. Sie sollten jedoch überprüfen, ob der Anbieter in seinen AGB aufführt,

  • welche Daten er speichert,
  • wie lange der die Daten speichern will,
  • warum er die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die Microsoft Teams auch für die Kommunikation mit Dritten wie Kunden nutzen, sollten das in ihrer Datenschutzerklärung aufführen. Dabei sollten sie angeben,

  • welche Nutzerdaten sie speichern,
  • wie lange sie diese speichern,
  • welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass User der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Mit erhobenen Daten datenschutzkonform umgehen

Unternehmen, die Daten aus einer Besprechung oder einem Chat speichern, sollten diese nur dann aufbewahren, wenn das

einem erlaubten Zweck dient,

geeignet ist, diesen Zweck zu erfüllen und

erforderlich ist, diesen Zweck zu erreichen.

Das heißt: Unternehmen können beispielsweise eine Besprechung über Microsoft Teams aufzeichnen, wenn sie konkrete Details des Meetings danach benötigen. Benötigen sie jedoch nur einige wenige Informationen, können Unternehmen diese während der Besprechung per Notiz festhalten. Eine Aufzeichnung ist dann nicht notwendig. Haben Unternehmen einmal Daten gespeichert, dürfen sie diese nur so lange speichern, bis sie den angestrebten Zweck erfüllt haben.

Rechtsprechung zu Microsoft Teams

Zum Thema Microsoft Teams und Datenschutz liegt bisher, soweit ersichtlich, keine Rechtsprechung vor.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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