Datenschutzerklärung für Microsoft Teams

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Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Arbeitsplattform, über die Unternehmen Besprechungen abhalten, Nachrichten verschicken, Notizen machen und Anhänge versenden können. Der Dienst ist in die Office-365-Suite integriert. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Microsoft Teams verwenden?

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Warum ist Microsoft Teams datenschutzrechtlich relevant?

Microsoft Teams speichert unter anderem

  • den Unternehmensnamen,
  • die Unternehmensanschrift,
  • die E-Mail-Adresse und
  • die Telefonnummer.

Darüber hinaus erfasst die Anwendung gespeicherte Dateien, Unterhaltungsverläufe und die im Planner hinterlegten Informationen. Halten Unternehmen Besprechungen mit Microsoft Teams ab, speichert die Software zum Beispiel die IP-Adressen der Teilnehmer. Bei diesen Daten handelt es sich zum Teil um personenbezogene Daten.

Microsoft selbst gibt an, die erhobenen Daten nicht für Werbezwecke zu verwenden.

Und: Die Anwendung tracke nicht die Aktivitäten der Teilnehmer in den Meetings. Dennoch warnen Datenschutzexperten davor, dass die Gratis-Version Userdaten an die Werbenetzwerke von Adobe und Google verschicke. Unternehmen müssen daher besondere Datenschutzpflichten erfüllen.

Ist die Nutzung von Microsoft Teams zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Microsoft Teams ist die Microsoft Ireland Operations Limited. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Microsoft Corporation übertragen werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA.

Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Microsoft Corporation ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Microsoft Teams ist zulässig. 

[Stand: 05.01.2024]

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

So nutzen Sie Microsoft Teams datenschutzkonform

Sie sollten in jedem Fall diese Pflichten erfüllen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Microsoft erfasst über Teams Userdaten, indem es einen Cookie in den Browser von Nutzern setzt. Dabei ist nicht klar, welche Daten Microsoft mit dem Cookie sammelt. Unternehmen sollten daher sichergehen und die Erlaubnis der Nutzer in den Einsatz der Cookies einholen. Dafür können sie ein Cookie Consent Tool nutzen. Dies fragt die Datenpräferenzen von Usern ab und passt dementsprechend die Datenströme auf der Webseite an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Damit Unternehmen die über Teams erhobenen Daten mit rechtlicher Grundlage an Microsoft weitergeben und weisungsgebunden verarbeiten lassen, müssen sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit dem Konzern abschließen. Das gibt Art. 28 DSGVO vor. Unternehmen nehmen das automatisch vor, wenn sie Microsofts Online Services Terms (AGB) akzeptieren. Sie müssen daher nicht zusätzlich einen Vertrag abschließen. Sie sollten jedoch überprüfen, ob der Anbieter in seinen AGB aufführt,

  • welche Daten er speichert,
  • wie lange der die Daten speichern will,
  • warum er die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die Microsoft Teams auch für die Kommunikation mit Dritten wie Kunden nutzen, sollten das in ihrer Datenschutzerklärung aufführen. Dabei sollten sie angeben,

  • welche Nutzerdaten sie speichern,
  • wie lange sie diese speichern,
  • welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
  • dass sie für die Datenweitergaben mit Microsoft einen AV-Vertrag geschlossen haben und
  • dass User der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Mit erhobenen Daten datenschutzkonform umgehen

Unternehmen, die Daten aus einer Besprechung oder einem Chat speichern, sollten diese nur dann aufbewahren, wenn das

  • einem erlaubten Zweck dient,
  • geeignet ist, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich ist, diesen Zweck zu erreichen.

Das heißt: Unternehmen können beispielsweise eine Besprechung über Microsoft Teams aufzeichnen, wenn sie konkrete Details des gesamten Meetings danach benötigen. Brauchen sie jedoch nur einige wenige Informationen, können Unternehmen diese während der Besprechung per Notiz festhalten. Eine Aufzeichnung ist dann nicht notwendig. Haben Unternehmen einmal Daten gespeichert, dürfen sie diese nur so lange speichern, bis sie den angestrebten Zweck erfüllt haben.

Standardvertragsklauseln

Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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