Datenschutzerklärung für Brevo Terminbuchung

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Was ist die Brevo Terminbuchung?

Brevo ist eine All-In-One-Marketing- und CRM-Plattform, mit der Unternehmen digitale Marketingkampagnen sowie den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen automatisieren. Dazu bietet Brevo skalierbare Tools unter anderem für E-Mail, WhatsApp, Chat, SMS und Online-Buchungen.

Die Brevo Terminbuchung ist Teil der Plattform. Dabei handelt es sich um ein Online-Buchungssystem. Unternehmen legen mit diesem Termine und Verfügbarkeiten fest, so dass Nutzer Meetings, Kurse und Beratungen unkompliziert einbuchen können. Um das Tool mit anderen wichtigen Programmen zu verbinden, ermöglicht die Brevo Terminbuchung zum Beispiel eine Synchronisierung mit dem Outlook- und Google-Kalender sowie eine Integration von WordPress und PayPal.

Brevo hat seinen Hauptsitz in Paris, verfügt jedoch über weitere Unternehmenssitze in Berlin, Sofia, Delhi und Wien. Rund 180.000 Unternehmen verwenden Brevo für Marketing und Kundenbetreuung. Was müssen sie datenschutzrechtlich beachten, wenn sie die Brevo Terminbuchung nutzen?

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Ist die Nutzung der Brevo Terminbuchung zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (hier: Frankreich), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter Brevo hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist. Die Datenübermittlung mit diesem Tool ist zulässig.

Wichtig:

Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Das ist bei der Brevo Terminbuchung datenschutzrechtlich relevant

Verwenden Unternehmen die Brevo Terminbuchung, um Usern einen einfachen Buchungsprozess für Dienstleistungen zu ermöglichen, geben sie die dabei erhobenen Nutzerdaten an Brevo weiter. Welche das sind, hängt von den im Buchungsprozess abgefragten Daten ab. Das können zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sein.

Das bedeutet auch: Unternehmen sammeln über die Brevo Terminbuchung personenbezogene Daten und geben diese an den Anbieter weiter. Dafür gibt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) besondere Pflichten vor.

Brevo Terminbuchung Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?

Um sich an die Bestimmungen des deutschen Datenschutzes zu halten, müssen Unternehmen für einen Einsatz der Brevo Terminbuchung auf ihrer Website folgende Pflichten berücksichtigen:

Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen

Sammeln Unternehmen personenbezogene Daten wie IP-Adressen, Namen oder E-Mail-Adressen und geben sie diese an einen Dritten für eine weisungsgebundene Verarbeitung weiter, müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Das schreibt Art. 28 DSGVO vor.

Checkliste
Unternehmen sollten darauf achten, dass der AV-Vertrag mit Brevo festhält,
  • welche Nutzerdaten Brevo speichert,
  • wie lange Brevo die Nutzerdaten speichert,
  • zu welchem Zweck Brevo die Daten verarbeitet und
  • welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung über den Einsatz der Online-Terminvereinbarung von Brevo informieren.

Checkliste
Dabei sollten Seitenbetreiber sicherstellen, dass die Datenschutzerklärung aufführt,
  • dass sie über die Terminvereinbarung von Brevo personenbezogene Daten erheben,
  • welche personenbezogenen Daten das sind,
  • warum sie die Datenerfassung vornehmen,
  • was sie mit den Daten machen,
  • wie lange sie diese Daten speichern,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Brevo einen AV-Vertrag geschlossen haben und
  • dass User der Datenerhebung und Datenverarbeitung jederzeit widersprechen können.

Möglichst wenige Daten erheben

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt vor, dass Unternehmen im Rahmen der Datensparsamkeit nur die Daten von Nutzern erheben, die sie für den angestrebten Zweck – in diesem Fall also die Terminbuchung – benötigen. Darauf sollten Seitenbetreiber bei der Implementierung von Brevo achten.

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