Datenschutzerklärung für Zoho SalesIQ

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Was ist Zoho SalesIQ?

Zoho SalesIQ ist eine Plattform zur Nutzergewinnung und -bindung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, mit Webseitenbesuchern und Kunden in jeder Phase des Kundenlebenszyklus effizient zu kommunizieren. Dazu bietet die Plattform umfassende digitale Tools für Marketing, Vertrieb und Support. Dazu zählen unter anderem Live-Chats, Tools zur Besucheranalyse und die Integration in andere Anwendungen wie CRMs, E-Mail-Marketing-Programme und Social Plugins. Zoho SalesIQ ist Teil des Ökosystems von Zoho, das unter anderem Zoho CRM und Zoho Campaigns umfasst. Es ist ein Angebot der Zoho Corporation mit Hauptsitz in Chennai/Indien. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Zoho SalesIQ nutzen?

Der Punkt "Zoho SalesIQ" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutz­erklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.

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Ist die Nutzung von Zoho SalesIQ zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Indien), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Zoho SalesIQ ist Zoho Corporation. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in Indien. Für dieses Land besteht zurzeit kein Angemessenheitsbeschluss, es ist kein sicheres Drittland und bietet kein angemessenes Datenschutzniveau. Eine Datenübermittlung nach Indien ist zwar nicht gänzlich ausgeschlossen, bedarf aber umfassender zusätzlicher datenschutzrechtlicher Garantien.

VORSICHT 

Bei der Nutzung dieses Tools gehen Sie ein rechtliches Risiko ein. Nutzen Sie wenn möglich eine Alternative, bei der die Datenübermittlung rechtlich unproblematisch ist.

Das ist bei Zoho SalesIQ datenschutzrechtlich relevant

Je nachdem, wie Unternehmen Zoho SalesIQ nutzen, erfassen sie mit dem Tool unterschiedliche Nutzerdaten. Das können zum Beispiel diese sein:

Besucherdaten

Wenn Besucher Ihre Website aufrufen, erfasst Zoho SalesIQ Informationen über diese. Das können beispielsweise die IP-Adresse, der Standort und der verwendete Browser sein.

Chat-Verläufe

Wenn Besucher den Live-Chat verwenden, zeichnen Unternehmen die Chat-Verläufe automatisch auf. Sie können diese Verläufe analysieren, um Kundenanfragen zu beantworten, Trends zu erkennen und die Servicequalität zu verbessern.

Besucherbewertung

Sie können über Zoho SalesIQ Webseitenbesucher analysieren und bewerten. Dabei nutzt das Tool Userdaten zu Produktinteresse, Kaufabsicht und Dringlichkeit. Die Bewertung hilft dabei, Prioritäten zu setzen und effektiv mit den richtigen Besuchern zu interagieren.

Bei den Daten handelt es sich teilweise um personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TDDDG (ehemals TTDSG)) besonders geschützt.

Zoho SalesIQ Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?

Um die Vorgaben der DSGVO und des TDDDG (ehemals TTDSG) zu erfüllen, müssen Unternehmen diesen Pflichten aus dem Gesetz nachkommen:

Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen

Unternehmen sammeln über Zoho SalesIQ personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen und geben diese an den hinter dem Tool stehenden Anbieter weiter. Das bedeutet für die Praxis: Sie müssen mit der Zoho Corporation einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Das schreibt Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung vor.

Checkliste
Der Vertrag bestimmt,
  • welche Userdaten Zoho speichert,
  • wie lange Zoho die Daten speichert,
  • zu welchem Zweck Zoho die Daten verarbeitet und
  • welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien für die Kontrolle über die Daten haben.

Standardvertragsklauseln abschließen

Um Zoho SalesIQ datenschutzkonform zu nutzen, müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Zu den datenschutzrechtlich geeigneten Garantien zählen der Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung. 

Datenschutzerklärung anpassen

Erheben Unternehmen über Zoho SalesIQ Nutzerdaten, müssen sie darüber in ihrer Datenschutzerklärung informieren. Dabei sollten sie verständlich erklären, wie der Anbieter die Daten verarbeitet.

Checkliste
Im Detail müssen sie dabei aufführen,
  • dass sie über die Plattform personenbezogene Daten erheben,
  • welche personenbezogenen Daten sie sammeln,
  • warum sie diese Daten sammeln,
  • was sie mit den Daten machen,
  • wie lange sie diese Daten speichern,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – je nach Einsatz des Tools),
  • dass sie für die Datenweitergabe mit Zoho Corporation einen AV-Vertrag geschlossen haben und
  • dass User der Datenverarbeitung jederzeit widersprechen können.

 

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