Was ist der Newsletterversand an Bestandskunden?
Der Newsletterversand an Bestandskunden beschreibt das regelmäßige Versenden von E-Mails, WhatsApps, SMS oder einer anderen Form von Nachricht an Kunden, die bereits Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens in Anspruch genommen oder die Einwilligung in den Erhalt von Werbe-E-Mails gegeben haben. Die Mails und Nachrichten enthalten in der Regel relevante Inhalte, die das Interesse der Kunden aufrechterhalten und sie motivieren sollen, erneut ein Produkt zu kaufen. Der Newsletterversand an Bestandskunden ist für Unternehmen Teil ihres Online-Marketing, um die Kundenbindung zu stärken und so den Umsatz zu steigern. Was müssen sie dabei datenschutzrechtlich beachten?
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Das ist beim Newsletterversand an Bestandskunden datenschutzrechtlich relevant
Beim Versand von Newslettern an Bestandskunden nutzen Unternehmen wie Online-Händler Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Telekommunikations-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) besonders geschützt. Unternehmen müssen daher verschiedene datenschutzrechtliche Bestimmungen beachten.
Newsletterversand an Bestandskunden – Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?
Damit Unternehmen E-Mail-Marketing sowie WhatsApp- und SMS-Marketing datenschutzkonform durchführen, müssen sie folgende gesetzlichen Pflichten berücksichtigen:
Widerspruchsrecht erwähnen
Kunden müssen jederzeit die Möglichkeit haben, der Verwendung ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für den Newsletterversand zu widersprechen.
Das bedeutet für die Praxis: E-Mails müssen jeweils einen Link führen, über den Nutzer den Newsletter abbestellen können. In WhatsApps, SMS und anderen Chats gilt das Gleiche: User müssen jederzeit die Möglichkeit haben, dem Nachrichtenversand zu widersprechen. Bei diesen Medien eignet sich in der Regel eine einfache Nachricht an das Unternehmen, die den Versand abstellt.
Impressum führen
Newsletter müssen ein Impressum des versendenden Unternehmens enthalten. Dabei muss es Angaben zur Identität des Unternehmens enthalten, einschließlich des Namens und der Anschrift sowie Angaben zur schnellen elektronischen Kontaktaufnahme, beispielsweise per E-Mail. Diese Informationen sollen sicherstellen, dass die Empfänger des Newsletters wissen, von wem die Nachricht stammt und wie sie das Unternehmen erreichen können. Lediglich ein Link zum Impressum auf der Unternehmensseite ist nicht ausreichend.
Während ein Impressum in E-Mail-Werbung einfach untergebracht ist, stellt es in SMS- oder WhatsApp-Newslettern eine Herausforderung dar.
Denn: Der Platz in der Nachricht ist entweder begrenzt oder die Nachricht soll keine übermäßige Länge aufweisen. In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen daher für eine Kurzform des Impressums, das den Unternehmensnamen und eine Kontaktmöglichkeit (wie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) umfasst. Zusätzlich platzieren Unternehmen einen Link zum ausführlichen Impressum auf ihrer Website.
Achtung: Einwilligung oder Bestandskundenprivileg als Voraussetzung für Newsletter-Versand
Damit Unternehmen einen Newsletter an Kunden versenden dürfen, muss eine der folgenden Voraussetzungen vorliegen:
1. Einwilligung des Empfängers
Empfänger haben ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters gegeben. Dabei muss der Nutzer vorher in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache informiert worden sein,
- welche Art der beabsichtigten Werbung (beispielsweise Brief, E-Mail, SMS, Telefon oder WhatsApp) er erhält,
- für welche Produkte oder Dienstleistungen die Mails werben sollen,
- wer das werbende Unternehmen ist und
- dass User den Newsletter jederzeit widerrufen können.
Im Anschluss muss der User die Newsletter-Anmeldung bestätigt haben.
Das heißt: Unternehmen versenden beim E-Mail-Marketing eine Mail, die die Newsletter-Anmeldung führt. Nutzer müssen diese mit Klick auf einen entsprechenden Link in der Mail bestätigen.
Bei SMS- oder WhatsApp-Newslettern fragen Unternehmen über ein Formular auf ihrer Webseite zunächst die Telefonnummer der User ab und zeigen dann eine Telefonnummer des Newsletter-Absenders an. Nutzer speichern diese Nummer und versenden einen Befehl wie „Start“, um den Newsletter zu aktivieren. Beide Vorgehensweisen sind als Double-Opt-In bekannt.
2. Bestandskundenprivileg
Unter bestimmten Bedingungen ist der Versand von Newslettern auch ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig. Dies gilt, wenn Unternehmen die E-Mail-Adresse von Kunden im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben und sie diese ausschließlich für Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwenden und der Kunde dem nicht widersprochen hat.
Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen
In der Regel nutzen Unternehmen eine Software, um E-Mail-Newsletter zu verschicken. Dabei geben sie die erhobenen Kundendaten wie Name und E-Mail an den hinter dem Tool stehenden Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen.
- welche Nutzerdaten der Anbieter der E-Mail-Software speichert,
- wie lange dieser die Nutzerdaten speichert,
- zu welchem Zweck der Anbieter die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung darüber informieren, dass und wie sie Newsletter an Nutzer versenden.
- dass sie für den Newsletterversand personenbezogene Daten erheben,
- welche personenbezogenen Daten das sind,
- warum sie die Erhebung der E-Mail und anderer personenbezogener Daten vornehmen,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Neukunden und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Bestandskunden, die keine Einwilligung gegeben haben),
- dass sie für die Datenweitergabe mit einem für den E-Mail-Versand genutzten Anbieter einen AV-Vertrag geschlossen haben,
- dass User dem Newsletterversand jederzeit widersprechen können und
- welche Sicherheitsmaßnahmen Unternehmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten bei der Übermittlung zu schützen.
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