Datenschutzerklärung für Google Drive

Warum ist Google Drive datenschutzrechtlich relevant?

Speichern Unternehmen sensible Daten wie Kundendaten in Google Drive, kann der Anbieter diese einsehen und für eigene Zwecke nutzen. Google gibt dabei in seiner Datenschutzerklärung an, wie er in Drive abgelegte Dateien verwendet:

Verbesserung seiner Dienste

Google scannt hochgeladene Dokumente nach Informationen, Schlüsselwörtern und Bildern, um seine Dienste zu verbessern, neue Dienstleistungen zu entwickeln und Werbung zu erstellen, die auf den Nutzer ausgerichtet sind. Und: Google nutzt die Informationen, um seine Algorithmen zu verbessern und maschinelles Lernen weiterzuentwickeln.

Auslagerung von Diensten

Google gibt in Drive gespeicherte, personenbezogene Daten an Partnerunternehmen weiter, damit diese die Daten weiterverarbeiten können. Das ist beispielsweise beim Kundensupport der Fall.

Erfüllung rechtlicher Pflichten

Google verarbeitet in Drive abgelegte Daten, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Dabei behält sich Google das Recht vor, Daten an Behörden weiterzugeben.

Ist die Nutzung von Google Drive zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Google Drive ist Google Ireland Limited. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Google LLC übertragen werden.

Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. 

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

So nutzen Sie Google Drive DSGVO-konform 

Um Google Drive datenschutzkonform zu verwenden, müssen Unternehmen diese Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Google Drive nutzt nicht-essenzielle Cookies. Seitenbetreiber müssen dafür die Erlaubnis ihrer User einholen. Das können sie beispielsweise über einen Cookie-Banner vornehmen. Um den Banner datenschutzkonform umzusetzen, können Seitenbetreiber auf ein Cookie Consent Tool zurückgreifen. Dies holt die Einwilligung der Nutzer per Opt-In ein und passt dann die Datenströme auf der Webseite entsprechend an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Speichern Unternehmen sensible Daten wie Kundendaten in Google Drive, geben sie auf diese Weise personenbezogene Daten an den Suchmaschinenkonzern weiter.

Das heißt: Sie geben schützenswerte Daten an einen Dritten weiter. Dafür müssen sie mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 28 DSGVO. Der Vertrag sollte erklären,

• welche personenbezogenen Daten Unternehmen an Google weitergeben,
• warum sie diese an Google weitergeben,
• wie lange Google die Daten speichert und
• welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Immer wenn Unternehmen personenbezogene Daten an Dritte weitergeben, müssen sie in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen. Das ist bei der Verwendung von Google Drive der Fall. Unternehmen sollten in ihrer Datenschutzerklärung daher aufführen,

• warum sie bei Google Drive personenbezogene Daten speichern,
• welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• dass sie für die Datenweitergabe mit Google einen AV-Vertrag geschlossen haben und
• dass User der Datenerhebung und Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Damit Nutzer verstehen, wie Google ihre Daten verarbeitet und speichert, sollten Unternehmen zusätzlich auf die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Google verweisen. Auf diese Weise können User selbst überprüfen, was Google mit ihren Daten macht.

Standardvertragsklauseln prüfen

Eine Übertragung von Daten durch den Anbieter an das Mutterunternehmen kann nicht ausgeschlossen werden. Auf diese Weise können personenbezogene Daten in einem Drittstaat außerhalb der EU landen. Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

Eine rechtssichere Datenschutzerklärung können Sie jetzt schnell und kostenfrei mit unserem Datenschutz-Generator erstellen.