Datenschutzerklärung für Manychat

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Worum geht's?

Manychat ist ein Tool, mit dem Unternehmen Chatbots für den Facebook Messenger erstellen können. Die Chatbots können unter anderem auf Nachrichten von Facebook-Usern antworten, Gespräche mit Nutzern beginnen, Newsletter versenden und Zahlungsfunktionen anbieten. Zudem können Unternehmen Manychat mit weiterer Software wie Shopify, Google Sheets und Mailchimp verbinden.

 

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Warum Manychat datenschutzrechtlich relevant ist

Unternehmen legen bei Manychat selbst fest, welche Daten sie von Usern während der Kommunikation erheben wollen. Dabei können sie bei der Konfiguration beispielsweise festlegen, dass der Chatbot von jedem Kunden

  • Namen,
  • E-Mail-Adresse,
  • Telefonnummer und
  • IP-Adresse

einholt. Bei diesen Daten handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt diese besonders. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie verschiedene datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen, wenn sie Manychat verwenden.

Wie können Unternehmen Manychat datenschutzkonform verwenden?

Die DSGVO schreibt Unternehmen diese Pflichten vor, wenn sie über Manychat einen Chatbot für den Facebook Messenger einrichten:

Einwilligung in Datenerhebung einholen

Wollen Unternehmen über ihren Chatbot personenbezogene Daten erheben und speichern, benötigen sie vorab eine Einwilligung der User dafür. Sie können diese einholen, indem sie Nutzer per Opt-In der Datenerhebung zustimmen lassen. Dabei sollten sie erwähnen, welche Daten sie verarbeiten wollen. Und: Sie sollten einen Datenschutzhinweis bereitstellen, der Nutzer im Detail über die Datenerhebung und -speicherung aufklärt.

Einwilligung für Werbung einholen

Unternehmen können über einen Chatbot nicht nur Fragen von Facebook-Usern beantworten. Sie können auch aktiv Werbung ausspielen. Dafür benötigen sie jedoch die Erlaubnis der Nutzer. Unternehmen sollten diese vorab einholen. Dabei sollten sie konkret aufführen, für welche Werbung User ihr Einverständnis geben. Wollen sie beispielweise regelmäßig Werbung für eine bestimmte Produktereihe machen, sollten sie diese in der Einwilligung namentlich nennen. Sie dürfen User über den Chatbot dann nur für diese Produktreihe kontaktieren.

Cookie-Banner anpassen

Der Facebook Messenger speichert Cookies in den Browsern der User. Cookies erheben personenbezogene Daten. Dafür benötigen Unternehmen die Erlaubnis der Nutzer. Rechtlich sicher können sie diese über einen Cookie-Hinweis einholen. Dabei müssen sie sicherstellen, dass User in die Cookies per Opt-In einwilligen.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen

Manychat ist für Unternehmen ein Auftragsverarbeiter. Denn: Sie geben automatisch Nutzerdaten an den hinter dem Tool stehenden Anbieter weiter. Das bedeutet: Unternehmen müssen mit Manychat einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Dieser verpflichtet Manychat dazu, die Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO zu verarbeiten. Unternehmen sollten dabei prüfen, ob der AV-Vertrag darauf hinweist,

  • welche Userdaten Manychat erhält,
  • warum die Software die Daten erhält,
  • wie lange sie die Daten speichern will und
  • welche Rechte und Pflichten beide Seiten haben.

Datenschutzerklärung aktualisieren

Jedes Mal, wenn Unternehmen personenbezogene Daten erheben, müssen sie User in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen. Das gilt auch für die Verwendung von Manychat. Dabei sollten sie Nutzer mit einfach verständlichen Formulierungen erklären,

  • welche Userdaten sie an Manychat weitergeben,
  • warum sie die Daten an den Anbieter weitergeben,
  • was Manychat mit den Daten macht,
  • dass sie einen AV-Vertrag mit Manychat geschlossen haben und
  • dass Nutzer der Datenerhebung und -weitergabe jederzeit widersprechen können.

Grundsatz der Datensparsamkeit beachten

Die DSGVO gibt in ihrem Grundsatz der Datensparsamkeit vor: Unternehmen dürfen nur so viele Daten erheben, wie sie tatsächlich zur Erfüllung des angestrebten Zweckes benötigen.

Datenauskunft gewähren

Die DSGVO gibt Usern das Recht, ihre erhobenen Daten einzusehen. Verlangen User das, müssen Unternehmen ihnen die Daten – beispielsweise als Download – zur Verfügung stellen.

Nutzerdaten regelmäßig löschen

Damit Unternehmen nicht große Mengen an Userdaten anhäufen, gibt die DSGVO vor, dass sie die Daten in regelmäßigen Abständen löschen müssen. Grundsätzlich dürfen sie Nutzerdaten nur so lange behalten, wie sie diese tatsächlich benötigen. Kunden können den Löschprozess beschleunigen, indem sie von Unternehmen verlangen, ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Dieses Recht auf Vergessenwerden gewährt ihnen die DSGVO.

Rechtsprechung zu Manychat

Der Bundesgerichtshof entschied im Mai 2020: Wollen Unternehmen Tracking-Cookies nutzen, benötigen sie dafür eine Erlaubnis der User. Diese können sie nur per Opt-In einholen. Die Checkbox darf dabei nicht vorangekreuzt sein (I ZR 7/16). Bereits zuvor hatte der Europäische Gerichtshof im Oktober 2019 festgestellt: Unternehmen dürfen nur dann Userdaten über Cookies erheben, wenn sie dafür eine Erlaubnis der Nutzer haben. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um personenbezogene oder anonyme Daten handelt (C-637/17).

Versäumen es Unternehmen, einen AV-Vertrag mit Manychat zu schließen, droht ihnen ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes. Diese Strafe gibt Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO vor. Die Datenschutzbehörde Hamburg verhängte daher im Dezember 2018 ein Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro zuzüglich Gebühren gegen das deutsche Versandunternehmen Kolibri Image. Dies sah sich nicht verantwortlich, selbst einen AV-Vertrag für die Zusammenarbeit mit einem spanischen Dienstleister aufzusetzen.

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