Datenschutzerklärung für Webinaris

Warum ist Webinaris datenschutzrechtlich relevant?

Webinaris erhält einen umfassenden Einblick in den Datenverkehr zwischen seinen Kunden und deren Webinar-Teilnehmern. Dabei sammelt das Tool unter anderem diese Teilnehmer-Daten:

• E-Mail-Adressen
• Namen
• Browser- und Systemdaten
• IP-Adressen
• Verwendete Sprachen
• Zeitzonen
• Daten, die Teilnehmer im Chat bereitstellen

Webinaris erhebt auf diese Weise personenbezogene Daten. Unternehmen, die die Dienste von Webinaris in Anspruch nehmen, müssen daher verschiedenen datenschutzrechtlichen Anforderungen nachkommen.

Webinaris datenschutzkonform nutzen

Um Webinaris im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu nutzen, müssen Unternehmen diese Pflichten erfüllen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Es ist nicht eindeutig, welche Form von Cookies Webinaris nutzt, um Userdaten zu sammeln. Seitenbetreiber sollten daher sichergehen und Nutzer in den Einsatz der Cookies einwilligen lassen. Dazu können sie auf ein Cookie Consent Tool setzen.  Dies holt das Einverständnis der User rechtssicher über einen Cookie Banner ein.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen, die personenbezogene Kundendaten zur weisungsgebundenen Verarbeitung an Dritte weitergeben, müssen mit diesen gemäß Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Webinaris stellt seinen Kunden diesen Vertrag im internen Bereich zur Verfügung. Unternehmen sollten darauf achten, dass der Vertrag aufführt,

• welche Kundendaten Webinaris sammelt und speichert,
• warum es diese Daten erhebt und verarbeitet,
• wie lange es diese Daten speichert und
• welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die Webinaris nutzen, müssen in ihrer Datenschutzerklärung erwähnen, dass sie mit dem Anbieter einen AV-Vertrag geschlossen haben. Dabei sollten sie auch erklären,

• warum sie Daten an Webinaris weitergeben,
• wie lange Webinaris diese Daten speichert,
• wie Webinaris die Daten verarbeitet,
• welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
• dass Nutzer der Einwilligung in die Datenerhebung jederzeit widersprechen können.

Rechtsprechung zur Verwendung von Webinaris

Für Webinaris ist diese Rechtsprechung relevant:

Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag

Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach gegen ein Versandunternehmen, das mit einem beauftragten Dienstleister keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen hatte, ein Bußgeld aus. Dabei legte die Behörde am 17.12.2018 eine Strafe von 5.250 Euro fest. Grundsätzlich droht Unternehmen bei diesem Verstoß ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes.

Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag

Die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg stellte im März 2021 fest: Der Fußball-Bundesligaclub VfB Stuttgart hat mehrere tausend Mitgliederdaten zur weisungsgebundenen Verarbeitung an Dienstleister weitergegeben. Dafür hätte der Verein gemäß Art. 28 DSGVO jedoch einen AV-Vertrag benötigt. Die Datenschutzbehörde sprach daher ein Bußgeld in Höhe von 300.000 Euro aus.

Europäischer Gerichtshof zur Verwendung von Cookies

Unternehmen, die Tracking Cookies verwenden, benötigen dafür das Einverständnis der Nutzer. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Tracking Cookies personenbezogene Daten sammeln oder nicht. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Oktober 2019 (Az. C-673/17).

Bundesgerichtshof zur Verwendung von Cookies

Tracking Cookies benötigen die Erlaubnis der User. Das entschied der Bundgerichtshof (BGH) im Mai 2020. Die Richter verwiesen dabei darauf, dass das Kästchen für die Einwilligung nicht vorangekreuzt sein darf. User müssen aktiv selbst das Häkchen setzen und so dem Einsatz von Cookies zustimmen (I ZR 7/16).