Was macht Google Calendar?
Google Calendar, oder auch Google Kalender, ist ein Onlinedienst zur Terminverwaltung, der in Gmail integriert ist. Nutzer können darüber Termine eintragen und andere User zu Terminen einladen. Sie können die Anwendung mit anderen Google-Diensten wie Google Drive und Google Meet verknüpfen. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Google Calendar verwenden?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
Datenschutzerklärung kostenlos erstellen
Warum ist Google Calendar datenschutzrechtlich relevant?
Tragen Unternehmen einen Termin im Google Calendar ein und laden sie andere Personen zu dem Termin ein, geben sie automatisch personenbezogene Daten an Google weiter. In der Regel handelt es sich dabei immer um die E-Mail-Adresse. Denn: Darüber laden Nutzer zu einem Termin ein. Daneben geben sie auch all die Daten an Google weiter, die sie in dem Termin vermerken. Das können zum Beispiel die Namen der Teilnehmer sein.
Dafür müssen Unternehmen verschiedene Voraussetzungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) erfüllen.
Google Calendar datenschutzkonform nutzen
Um Google Calendar gemäß den Datenschutzvorgaben zu verwenden, müssen Unternehmen diese Pflichten erfüllen:
Nutzer-Einwilligung einholen
Unternehmen speichern über Google personenbezogene Daten, um Nutzer zu einem Termin einzuladen. Google nutzt dabei Cookies. Sollte es sich nicht um funktionale Cookies, sondern um Tracking Cookies handeln, benötigen Unternehmen die Erlaubnis der User in die Datenerhebung. Sie können diese über einen Cookie Banner einholen. Ein Cookie Consent Tool hilft ihnen dabei, den Cookie Banner rechtssicher zu gestalten.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen
Unternehmen erheben über Google Kalender personenbezogene Daten und geben diese an den dahinterstehenden Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 28 DSGVO.
Unternehmen können den AV-Vertrag jedoch nur abschließen, wenn sie über ein kostenpflichtiges Google-Konto verfügen. Denn: Nur dann findet sich in ihrem Konto ein „Zusatz zur Datenvereinbarung“, der ein Pendant des AV-Vertrags abschließen lässt. Dabei sollten sie darauf achten, dass der Vertrag führt,
- welche Userdaten sie über Google Calendar an Google weitergeben,
- wie lange Google die Daten speichert,
- warum Google die Daten speichert und
- welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Verarbeiten und speichern Unternehmen personenbezogene Daten und geben sie diese an einen Dritten weiter, müssen darüber in ihrer Datenschutzerklärung informieren. Sie sollten Nutzer daher darauf hinweisen, dass sie bei einer Termineinladung über Google Kalender personenbezogene Daten speichern und an Google weitergeben. In diesem Zusammenhang sollten sie angeben,
- warum sie über Google Calendar personenbezogene Daten speichern,
- wie lange sie die Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
- dass Nutzer der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.
Damit Nutzer selbst überprüfen können, was mit ihren Daten bei Google passiert, sollten Unternehmen zusätzlich auf die die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbestimmungen von Google verweisen.
Standardvertragsklauseln prüfen
Um den Datentransfer in die USA zu Google auf eine rechtliche Grundlage zu stellen, müssen Unternehmen mit Google Standardvertragsklauseln abschließen. Sie schließen diese automatisch ab, wenn sie bei Google dem „Zusatz zur Datenvereinbarung“ zustimmen.
Zusätzlich müssen Unternehmen eine sogenannte Risikoabschätzung vornehmen. Diese muss zeigen,
- welche Art von Daten sie an Google in den USA weitergeben,
- welche Rechtsvorschriften in den USA gelten und
- ob sie weitere Schritte unternehmen können, um die über Google Calendar erhobenen Daten zu schützen.
Rechtsprechung zu Google Calendar
Bisher liegt – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung zu Google Calendar vor. Die folgenden drei Entscheidungen könnten jedoch für den Einsatz des Kalender-Tools ebenfalls relevant sein:
Europäischer Gerichtshof zum Privacy Shield
Die in den USA aktiven Überwachungsprogramme haben zur Folge, dass der Privacy Shield keine wirksame rechtliche Grundlage mehr für Datentransfers in die USA darstellt. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Juli 2020. Aus Sicht der Richter liegt das Problem darin, dass die Überwachungsprogramme nicht auf das zwingend erforderliche Maß beschränkt sind. Zudem haben deutsche Nutzer keine Klagemöglichkeit, sollten US-amerikanische Konzerne wie Google ihre Daten missbräuchlich verwenden (Az. C-311/18).
Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag
Die Datenschutzbehörde Hamburg stellte im Dezember 2018 fest: Ein deutsches Versandunternehmen hatte personenbezogene Daten an einen spanischen Dienstleister weitergegeben, ohne mit diesem einen AV-Vertrag zu schließen. Sie sprach daher ein Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro gegen das deutsche Unternehmen aus.
Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag
Der VfB Stuttgart hatte mehrere tausend Daten seiner Mitglieder an Dienstleister weitergegeben. Diese sollten die Daten weisungsgebunden verarbeiten. Ein AV-Vertrag lag dafür jedoch nicht vor. Die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg stellte daher im März 2021 fest: Der VfB Stuttgart hat gegen die DSGVO verstoßen. Die Behörde sprach daher ein Bußgeld in Höhe von 300.000 Euro gegen den Verein aus.
