Datenschutzerklärung für Google Calendar

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Was macht Google Calendar?

Google Calendar, oder auch Google Kalender, ist ein Onlinedienst zur Terminverwaltung, der in Gmail integriert ist. Nutzer können darüber Termine eintragen und andere User zu Terminen einladen. Sie können die Anwendung mit anderen Google-Diensten wie Google Drive und Google Meet verknüpfen. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Google Calendar verwenden?

Der Punkt "Google Calendar" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutz­erklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.

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Ist die Nutzung von Google Calendar zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Google Calendar ist die Google Ireland Limited. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Google LLC übertragen werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Google LLC ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Google Calendar ist zulässig.
[Stand: 15.01.2024]

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Warum ist Google Calendar datenschutzrechtlich relevant?

Tragen Unternehmen einen Termin im Google Calendar ein und laden sie andere Personen zu dem Termin ein, geben sie automatisch personenbezogene Daten an Google weiter. In der Regel handelt es sich dabei immer um die E-Mail-Adresse. Denn: Darüber laden Nutzer zu einem Termin ein. Daneben geben sie auch all die Daten an Google weiter, die sie in dem Termin vermerken. Das können zum Beispiel die Namen der Teilnehmer sein.

Dafür müssen Unternehmen verschiedene Voraussetzungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) erfüllen.

So nutzen Sie Google Calendar datenschutzkonform

Um Google Calendar gemäß den Datenschutzvorgaben zu verwenden, müssen Unternehmen diese Pflichten erfüllen:

Nutzer-Einwilligung einholen

Unternehmen speichern über Google personenbezogene Daten, um Nutzer zu einem Termin einzuladen. Google nutzt dabei Cookies. Sollte es sich nicht um funktionale Cookies, sondern um Tracking Cookies handeln, benötigen Unternehmen die Erlaubnis der User in die Datenerhebung. Sie können diese über einen Cookie Banner einholen. Ein Cookie Consent Tool hilft ihnen dabei, den Cookie Banner rechtssicher zu gestalten.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen erheben über Google Kalender personenbezogene Daten und geben diese an den dahinterstehenden Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 28 DSGVO.

Unternehmen können den AV-Vertrag jedoch nur abschließen, wenn sie über ein kostenpflichtiges Google-Konto verfügen.

Denn: Nur dann findet sich in ihrem Konto ein „Zusatz zur Datenvereinbarung“, der ein Pendant des AV-Vertrags abschließen lässt. Dabei sollten sie darauf achten, dass der Vertrag führt,

  • welche Userdaten sie über Google Calendar an Google weitergeben,
  • wie lange Google die Daten speichert,
  • warum Google die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Verarbeiten und speichern Unternehmen personenbezogene Daten und geben sie diese an einen Dritten weiter, müssen darüber in ihrer Datenschutzerklärung informieren. Sie sollten Nutzer daher darauf hinweisen, dass sie bei einer Termineinladung über Google Kalender personenbezogene Daten speichern und an Google weitergeben.

Checkliste
In diesem Zusammenhang sollten sie angeben,
  • warum sie über Google Calendar personenbezogene Daten speichern,
  • wie lange sie die Daten speichern,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass Nutzer der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

 

Damit Nutzer selbst überprüfen können, was mit ihren Daten bei Google passiert, sollten Unternehmen zusätzlich auf die die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbestimmungen von Google verweisen.

Standardvertragsklauseln prüfen

Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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