Datenschutzerklärung für Google Meet

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Was ist Google Meet?

Google Meet ist ein Tool innerhalb der G-Suite, über das User online kommunizieren und kollaborieren können. Es richtet sich an Unternehmen. Sie können darüber Videokonferenzen mit bis 100, 150 oder 250 Teilnehmern abhalten (je nach G-Suite-Konto). Daneben können sie Live-Streams für bis zu 100.000 Zuschauer ausstrahlen, Textnachrichten und Dateien verschicken und gemeinsam an Dokumenten, Tabellen, Formularen und Präsentation arbeiten.

Der Punkt "Google Meet" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

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Ist die Nutzung von Google Meet zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss. 

Der Diensteanbieter von Google Meet ist Google Ireland Limited. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Google LLC übertragen werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Google LLC ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Google Meet ist zulässig.

[Stand: 14.02.2024]

Wichtig:

Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Warum ist Google Meet datenschutzrechtlich relevant?

Google Meet erhebt und speichert verschiedene Daten der Gesprächsteilnehmer. Dazu zählen unter anderem

  • IP-Adressen,
  • E-Mail-Adressen und
  • Gerätenamen.

Daneben greift Google auf die Gesprächsinhalte zurück. Dabei speichert es zum Beispiel gesendete Dateien und Chatverläufe. Welche Daten Google genau speichert, hängt davon ab, wie User das Tool nutzen. Bei vielen der erhobenen Daten handelt es sich um personenbezogene Daten. Unternehmen müssen daher besondere Schutzpflichten erfüllen.

So verwenden Sie Google Meet datenschutzkonform

Um Google Meet gemäß den Anforderungen der DSGVO zu verwenden, müssen Unternehmen diese Pflichten erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Leiten Unternehmen personenbezogene Daten von Gesprächsteilnehmern an Google Meet weiter, müssen sie vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit Google abschließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 28 DSGVO. Unternehmen schließen diesen Vertrag bei Meet im Rahmen der allgemeinen Nutzervereinbarungen der G-Suite ab.

Checkliste
Dabei sollten sie darauf achten, der der Vertrag aufführt,
  • welche Nutzerdaten Google speichert,
  • warum und wie lange es diese Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Haben Unternehmen mit Google den AV-Vertrag geschlossen, müssen sie das in ihrer Datenschutzerklärung angeben.

Checkliste
Dabei sollten Sie
  • die Anschrift von Google,
  • den Zweck der Verarbeitung der Nutzerdaten,
  • die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach der DSGVO,
  • die Speicherdauer der Daten und
  • die Widerspruchsmöglichkeit gegen die Datenerhebung

aufführen.

Datensparsamkeit beachten

Unternehmen sollten bei Google Meet nur die Daten erheben, die sie von ihren Gesprächsteilnehmern tatsächlich benötigen. Nur so können sie den Grundsatz der Datensparsamkeit der DSGVO erfüllen. In der Praxis sollten sie so zum Beispiel Besprechungen nicht aufzeichnen.

Checkliste
Wollen Unternehmen eine Besprechung aufnehmen, muss das
  • einem erlaubten Zweck dienen,
  • geeignet sein, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich sein, diesen Zweck zu erreichen.

 

Und: Sie dürfen die Daten nur so lange aufbewahren, wie sie sie benötigen.

Standardvertragsklauseln abschließen

Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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