Datenschutzerklärung für Kontaktformular

Darum ist das Kontaktformular datenschutzrechtlich relevant

Fragen Seitenbetreiber im Kontaktformular Informationen wie den Namen oder die E-Mail-Adresse von Usern ab, erheben sie personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt. Seitenbetreiber müssen daher verschiedene datenschutzrechtliche Vorgaben beachten.

Kontaktformular datenschutzkonform in die Webseite einbinden

Damit Seitenbetreiber ein Kontaktformular rechtssicher einbinden, müssen sie diese Vorgaben beachten:

Datensparsamkeitsprinzip beachten

Webseitenbetreiber sollten im Kontaktformular nur die personenbezogenen Daten erheben, die für die Bearbeitung der Anfrage unbedingt nötig sind. In der Regel sind das Name und E-Mail-Adresse des Anfragenden. Diese Felder sollten Seitenbetreiber daher als Pflichtfelder kennzeichnen. Die Telefonnummer dürfte nur in den seltensten Fällen notwendig sein, um die Anfrage zu bearbeiten. Diese sollte daher nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sein.

Es steht Seitenbetreibern frei, weitere Daten im Kontaktformular abzufragen, ohne diese als Pflichtangaben zu markieren. Auf diese Weise können Nutzer selbst entscheiden, ob sie diese Daten freiwillig angeben möchten.

Zweckbindungsprinzip einhalten

Seitenbetreiber dürfen die personenbezogenen Daten, die sie von Usern erheben, nur für den im Kontaktformular angegebenen Zweck verwenden. Sprich: zur Beantwortung der Anfrage des Users. Ist die Anfrage abgeschlossen, dürfen Seitenbetreiber diese nicht für weitere Zwecke verwenden. Sie müssen die Daten löschen. Sie dürfen diese nur weiter speichern oder verwenden, wenn ihnen das Gesetz dies vorgibt.

Verschlüsselungspflicht beachten

Webseitenbetreiber müssen die über das Kontaktformular erhobenen Daten verschlüsselt übersenden. Diese Pflicht ergibt sich aus Artikel 32 Art. 1 lit. a DSGVO. Dazu sollten sie ein anerkanntes Verschlüsselungsverfahren wie Transport Layer Security (TLS) verwenden.

Datenschutzerklärung aktualisieren

Seitenbetreiber müssen in ihrer Datenschutzerklärung darüber informieren,

• welche Nutzerdaten sie für das Kontaktformular erheben,
• was sie mit den Nutzerdaten machen,
• wie lange sie die Daten speichern,
• warum sie die Daten speichern,
• welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt und
• dass sie die Verantwortung übernehmen, die Daten der User zu schützen.

Verlinken Sie die Datenschutzerklärung neben Ihrem Kontaktformular mit klickbarem Hyperlink. So können Besucher Ihrer Website nachvollziehen, wie mit Ihren Daten umgegangen wird, wenn Sie das Kontaktformular nutzen wollen. Eine rechtssichere Datenschutzerklärung können Sie jetzt schnell und kostenfrei mit unserem Datenschutz-Generator erstellen.