Datenschutzerklärung für Kontaktformular

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Ein Kontaktformular bietet Usern auf Webseiten die Möglichkeit, auf einfache Weise mit dem Seitenbetreiber in Kontakt zu treten. In der Regel müssen Nutzer dabei ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse (also personenbezogene Daten) angeben, um eine Nachricht schreiben zu können bzw. vom Seitenbetreiber auch eine Antwort zu erhalten.

 

Für ein Kontaktformular benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Die DSGVO und das Kontaktformular

Fragen Seitenbetreiber im Kontaktformular Informationen wie den Namen oder die E-Mail-Adresse von Usern ab, erheben sie personenbezogene Daten. Die DSGVO sieht nun vor, dass Kontaktformulare bei denen personenbezogene Daten übertragen werden gesichert werden müssen. Das betrifft zumindest die SSL-Verschlüsselung des Kontaktformulars. Zusätzlich muss der Umgang mit den Nutzerdaten aus dem Kontaktformular in der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite im Detail erläutert werden.

Kontaktformular datenschutzkonform in die Webseite einbinden:

Damit Seitenbetreiber ein Kontaktformular rechtssicher einbinden, müssen sie verschiedene Vorgaben beachten:

Datensparsamkeitsprinzip

Webseitenbetreiber sollten im Kontaktformular nur die personenbezogenen Daten erheben, die für die Bearbeitung der Anfrage unbedingt nötig sind. In der Regel sind das Name und E-Mail-Adresse des Anfragenden. Diese Felder sollten Seitenbetreiber daher als Pflichtfelder kennzeichnen. Die Telefonnummer dürfte nur in den seltensten Fällen notwendig sein, um die Anfrage zu bearbeiten, diese sollte daher nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet sein Es steht Seitenbetreibern frei, weitere Daten im Kontaktformular abzufragen, ohne diese als Pflichtangaben zu markieren. Auf diese Weise können Nutzer selbst entscheiden, ob sie diese Daten freiwillig angeben möchten

Zweckbindungsprinzip

Seitenbetreiber dürfen die personenbezogenen Daten, die sie von Usern erheben, nur für den im Kontaktformular angegebenen Zweck verwenden. Sprich: zur Beantwortung der Anfrage des Users. Ist die Anfrage abgeschlossen, dürfen Seitenbetreiber diese nicht für weitere Zwecke verwenden. Sie müssen die Daten löschen. Sie dürfen diese nur weiter speichern oder verwenden, wenn ihnen das Gesetz dies vorgibt.

Transparenzgebot

Webseitenbetreiber müssen User darüber informieren, wie und in welchem Umfang sie die personenbezogenen Daten erheben. In der Praxis empfiehlt es sich dabei, per Opt-In die Einwilligung der User dafür einzuholen. Zusätzlich sollten sie das Kontaktformular mit einem Datenschutzhinweis versehen, der auf die Datenschutzerklärung verlinkt.

  • Verschlüsselungspflicht

Darüber hinaus müssen Webseitenbetreiber die über das Kontaktformular erhobenen Daten verschlüsselt übersenden. Diese Pflicht gibt das Telemediengesetz in § 13 Abs. 7 vor. Dazu sollten sie ein anerkanntes Verschlüsselungsverfahren wie Transport Layer Security (TLS) verwenden. Kommen Seitenbetreiber dem nicht nach, begehen sie eine Ordnungswidrigkeit. Die DSGVO sieht erhebliche Bußgelder für Datenschutzverstöße vor.

In ihrer Datenschutzerklärung sollten Sie zum Kontaktformular darüber informieren,

  • dass sie über das Kontaktformular personenbezogene Daten erheben,
  • welche Daten genau sie erheben,
  • warum sie diese Daten erheben,
  • was sie mit den Daten machen und
  • wie lange sie die Daten speichern.

Urteile zu Kontaktformularen und Datenschutzerklärung

Erwähnen Webseitentreiber in ihrer Datenschutzerklärung nicht, wie und warum sie über das Kontaktformular personenbezogene Daten erheben, begehen sie einen abmahnbaren Wettbewerbsverstoß. Das hat das Oberlandesgericht Köln am 11.03.2016 entschieden (Az. 6 U 121/15). Das Landgericht Berlin entschied in einem ähnlichen Fall jedoch genau andersherum (Urteil vom 04.02.2015, Az. 52 O 394/15). Ein höchstrichterliches Urteil liegt hierzu bisher nicht vor.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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