Datenschutzerklärung für Calendly

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Was macht Calendly?

Calendly ist ein Planungstool, mit dem Unternehmen schnell und einfach Termine für Besprechungen, Events und Meetings festlegen können. Unternehmen verbinden Calendly dafür mit einem Kalender wie von Google, Office 365 oder Outlook. Nutzer können dann einsehen, wann Unternehmen für ein Meeting zur Verfügung stehen und so ihren bevorzugten Termin wählen. Für eine nahtlose Nutzererfahrung können Unternehmen Calendly auch mit Anwendungen wie Stripe, Salesforce und GoToMeeting verbinden. Worauf müssen sie datenschutzrechtlich achten, wenn sie Calendly verwenden?

Der Punkt "Calendly" muss Bestandteil Ihrer Datenschutz­erklärung sein!

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Warum ist Calendly datenschutzrechtlich relevant?

Buchen Kunden einen Termin über Calendly, erheben Unternehmen von ihnen Daten wie Namen und E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Sie müssen daher besondere datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen.

Die Server von Calendly stehen zudem in den USA. Unternehmen geben daher die erhobenen Daten in ein Drittland außerhalb der EU weiter. Dabei müssen sie darauf achten, dass Calendly in den USA das Datenschutzniveau der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält.

Ist die Nutzung von Calendly zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Calendly ist Calendly LLC. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Calendly LLC ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Calendly ist zulässig.
[Stand: 05.01.2024]

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

So nutzen Sie Calendly datenschutzkonform

Um Calendly datenschutzkonform zu verwenden, müssen Unternehmen diese Anforderungen erfüllen:

Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen

Unternehmen erheben über Calendly personenbezogene Daten, um Termine zu vereinbaren. Dabei ist derzeit nicht klar, welche Daten Calendly über Cookies erhebt und ablegt. Unternehmen sollten daher sichergehen und die Einwilligung der Nutzer in die Datenerhebung einholen. Das können sie rechtssicher über einen Cookie Banner vornehmen. Damit dieser den Anforderungen der DSGVO entspricht, sollten Unternehmen ein Cookie Consent Tool verwenden. Dies holt eine aktive Einwilligung von Usern ein.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Unternehmen erheben über Calendly personenbezogene Daten und geben diese an den Softwareanbieter weiter. Dafür müssen sie mit Calendly einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Das gibt Artikel 28 DSGVO vor. In dem Vertrag sollten sie festhalten,

  • welche Userdaten sie an Calendly weitergeben,
  • wie lange Calendly die Daten speichert,
  • warum Calendly die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Calendly bietet Usern ein Data Processing Addendum an. Dies entspricht einem AV-Vertrag. Calendly verpflichtet sich in dem Data Processing Addendum, die Nutzerdaten zu schützen und nicht an Dritte weiterzugeben.

Datenschutzerklärung anpassen

Verarbeiten und speichern Unternehmen personenbezogene Daten und versenden sie diese an einen Dritten, müssen sie das in ihrer Datenschutzerklärung anführen. Sie sollten User daher darauf hinweisen, dass sie personenbezogene Daten an Calendly weitergeben und dafür mit dem Anbieter einen AV-Vertrag geschlossen haben. In diesem Zusammenhang sollten sie angeben,

  • warum sie personenbezogene Daten über Calendly erheben,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass Nutzer der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Zusätzlich sollten Unternehmen User auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbestimmungen von Calendly aufmerksam machen. User können dann selbst überprüfen, wie Calendly ihre Daten verarbeitet.

Standardvertragsklauseln prüfen

Auch wenn eine Datenübertragung durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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