Was macht Calendly?
Calendly ist ein Planungstool, mit dem Unternehmen schnell und einfach Termine für Besprechungen, Events und Meetings festlegen können. Unternehmen verbinden Calendly dafür mit einem Kalender wie von Google, Office 365 oder Outlook. Nutzer können dann einsehen, wann Unternehmen für ein Meeting zur Verfügung stehen und so ihren bevorzugten Termin wählen. Für eine nahtlose Nutzererfahrung können Unternehmen Calendly auch mit Anwendungen wie Stripe, Salesforce und GoToMeeting verbinden. Worauf müssen sie datenschutzrechtlich achten, wenn sie Calendly verwenden?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
Datenschutzerklärung kostenlos erstellenWarum ist Calendly datenschutzrechtlich relevant?
Buchen Kunden einen Termin über Calendly, erheben Unternehmen von ihnen Daten wie Namen und E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten. Sie müssen daher besondere datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen.
Die Server von Calendly stehen zudem in den USA. Unternehmen geben daher die erhobenen Daten in ein Drittland außerhalb der EU weiter. Dabei müssen sie darauf achten, dass Calendly in den USA das Datenschutzniveau der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält.
Calendly datenschutzkonform verwenden
Um Calendly datenschutzkonform zu verwenden, müssen Unternehmen diese Anforderungen erfüllen:
Nutzer-Einwilligung in Cookies einholen
Unternehmen erheben über Calendly personenbezogene Daten, um Termine zu vereinbaren. Dabei ist derzeit nicht klar, welche Daten Calendly über Cookies erhebt und ablegt. Unternehmen sollten daher sichergehen und die Einwilligung der Nutzer in die Datenerhebung einholen. Das können sie rechtssicher über einen Cookie Banner vornehmen. Damit dieser den Anforderungen der DSGVO entspricht, sollten Unternehmen ein Cookie Consent Tool verwenden. Dies holt eine aktive Einwilligung von Usern ein.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen
Unternehmen erheben über Calendly personenbezogene Daten und geben diese an den Softwareanbieter weiter. Dafür müssen sie mit Calendly einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Das gibt Artikel 28 DSGVO vor. In dem Vertrag sollten sie festhalten,
- welche Userdaten sie an Calendly weitergeben,
- wie lange Calendly die Daten speichert,
- warum Calendly die Daten speichert und
- welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.
Calendly bietet Usern ein Data Processing Addendum an. Dies entspricht einem AV-Vertrag. Calendly verpflichtet sich in dem Data Processing Addendum, die Nutzerdaten zu schützen und nicht an Dritte weiterzugeben.
Datenschutzerklärung anpassen
Verarbeiten und speichern Unternehmen personenbezogene Daten und versenden sie diese an einen Dritten, müssen sie das in ihrer Datenschutzerklärung anführen. Sie sollten User daher darauf hinweisen, dass sie personenbezogene Daten an Calendly weitergeben und dafür mit dem Anbieter einen AV-Vertrag geschlossen haben. In diesem Zusammenhang sollten sie angeben,
- warum sie personenbezogene Daten über Calendly erheben,
- wie lange sie die Daten speichern wollen,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
- dass Nutzer der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.
Zusätzlich sollten Unternehmen User auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbestimmungen von Calendly aufmerksam machen. User können dann selbst überprüfen, wie Calendly ihre Daten verarbeitet.
Standardvertragsklauseln prüfen
Calendly verwendet Standardvertragsklauseln, um seine Kundendaten von der EU in die USA zu versenden. Unternehmen sollten die Klauseln überprüfen und mit Calendly abschließen. Zusätzlich müssen sie eine Risikoabschätzung vornehmen. Diese prüft und dokumentiert die Datenübertragung in die USA. Dabei legt sie offen,
- welche Daten Seitenbetreiber an Calendly in den USA weitergeben,
- welche Rechtsvorschriften in den USA gelten und
- ob Calendly weitere Schritte unternimmt, um die über die Software erhobenen Daten zu schützen.
Rechtsprechung zu Calendly
Bisher liegt – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung zu Calendly vor. Für die Verwendung der Software sind jedoch diese Urteile relevant:
Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag
Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach im Dezember 2018 ein Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro zuzüglich Gebühren von 250 Euro gegen ein Versandunternehmen aus. Dies hatte mit einem beauftragen Dienstleister keinen AV-Vertrag geschlossen. Grundsätzlich droht Unternehmen bei diesem Vergehen ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder alternativ von bis zu 2 Prozent ihres Jahresumsatzes.
Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag
Der Fußball-Bundesligaclub VfB Stuttgart hatte es versäumt, mit Dienstleistern einen AV-Vertrag zu schließen. Denn: Der Verein hatte an die Dienstleister mehrere tausend Mitgliederdaten weitergegeben, um diese weisungsgebunden verarbeiten zu lassen. Das stufte die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg als DSGVO-Verstoß ein. Sie sprach daher im März ein Bußgeld in Höhe von 300.000 Euro aus.
Europäischer Gerichtshof zur Verwendung von Cookies
Tracking Cookies sind einwilligungsbedürftig. Dabei ist es unerheblich, ob die Cookies personenbezogene Daten erheben oder nicht. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Oktober 2019 (Az. C-673/17).
Bundesgerichtshof zur Verwendung von Cookies
User müssen aktiv in Tracking Cookies einwilligen. Dafür müssen sie selbst ein Häkchen in die Checkbox setzen. Das heißt: Unternehmen dürfen das Kästchen für das Einverständnis nicht vormarkieren. Das entschied der Bundesgerichtshof (BGH) im Mai 2020 (I ZR 7/16).
