Datenschutzerklärung für OneDrive

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Was ist OneDrive?

OneDrive ist ein Cloud-Speicher von Microsoft. Unternehmen können über den Dienst Dateien online ablegen und bearbeiten. Oftmals nutzen Unternehmen OneDrive in Kombination mit Microsoft Office. Sie erstellen dabei im Cloud-Speicher beispielsweise Dokumente und teilen und bearbeiten diese mit anderen Personen. Wie bei jeder Cloud sind alle online abgelegten Dateien jederzeit und ortsunabhängig zugänglich. Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen beachten, wenn sie OneDrive verwenden?

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Warum ist OneDrive datenschutzrechtlich relevant?

Speichern Unternehmen Kundendaten in OneDrive, kann Microsoft diese einsehen. Denn: Microsoft scannt gespeicherte Daten, um – eigenen Angaben zufolge – Schadcode zu identifizieren.

Und: Es scannt Dateien, um Auflagen des US-Gesetzgebers zu erfüllen. Das erklärt der Konzern in seinen Nutzungsbedingungen. Microsoft kann daher – je nach Art der Daten – auf personenbezogene Daten zugreifen. Sie müssen daher besondere datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen.

Ist die Nutzung von OneDrive zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von OneDrive ist Microsoft Ireland Operations Limited. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Microsoft Corporation übertragen werden.

Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Microsoft Corporation ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools OneDrive ist zulässig.
[Stand: 05.01.2024]

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. 

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

So nutzen Sie OneDrive datenschutzkonform

Um bei der Verwendung von OneDrive die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG (ehemals TTDSG)) einzuhalten, müssen Unternehmen diesen Pflichten nachkommen:

Nutzer-Einwilligung einholen

Microsoft nutzt Cookies, um Unternehmen seinen Dienst OneDrive bereitzustellen. Die Cookies erheben Daten von Usern. Dabei ist derzeit unklar, ob Unternehmen für diese Art der Datenerhebung eine Einwilligung von Nutzern benötigen.

Denn: Es ist nicht klar, welche Daten die Cookies erheben. Um sich rechtlich abzusichern, sollten Unternehmen User daher vorher um die Erlaubnis in die Datenerhebung bitten. Dafür können sie auf ein Cookie Consent Tool setzen. Dies holt die Nutzer-Einwilligung datenschutzkonform ein und passt die Datenströme auf der Webseite entsprechend an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Artikel 28 DSGVO schreibt vor: Geben Unternehmen personenbezogene Daten an einen Dritten zur weisungsgebundenen Verarbeitung weiter, müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Nutzen Unternehmen also OneDrive, um personenbezogene Kundendaten abzulegen, müssen sie mit Microsoft einen derartigen Vertrag eingehen.

Checkliste
Darin sollten sie erklären,
  • welche personenbezogenen Daten sie an Microsoft weitergeben,
  • wie lange Microsoft diese Daten speichert,
  • warum Microsoft diese Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Verarbeiten und speichern Unternehmen über OneDrive personenbezogene Daten, geben sie diese an Microsoft und damit an einen Dritten weiter. Darauf müssen sie in ihrer Datenschutzerklärung hinweisen. In diesem Kontext sollten sie erwähnen, dass sie für die Datenweitergabe mit Microsoft einen AV-Vertrag geschlossen haben. Dabei sollten sie angeben,

  • warum sie über OneDrive personenbezogene Daten erheben,
  • wie lange sie die personenbezogenen Daten speichern,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und
  • dass User der Datenerhebung und -speicherung jederzeit widersprechen können.

Um Nutzern einen tieferen Einblick in die Verarbeitung ihrer Daten zu geben, sollten Unternehmen in ihrer Datenschutzerklärung auch auf die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbestimmungen von Microsoft aufmerksam machen. Nutzer können dann selbst überprüfen, was Microsoft mit ihren Daten macht.

Standardvertragsklauseln prüfen

Microsoft sitzt in den USA. Zwar verfügt das Unternehmen auch über Server-Standorte in Europa. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass Microsoft aus den USA auf die Daten in Europa zugreifen kann. Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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