Datenschutzerklärung für Skype for Business

Ist die Nutzung von Skype for Business zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss. 

Der Diensteanbieter von Skype for Business ist Skype Communications SARL. Es können jedoch auch personenbezogene Daten an das Mutterunternehmen Microsoft Corporation übertragen werden. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Wichtig:

Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Darum ist Skype for Business datenschutzrechtlich relevant

Skype for Business speichert die Profildaten von Unternehmen, wenn sie einen Account anlegen. Dabei speichert es Details wie

• den Unternehmensnamen,
• den Unternehmenssitz,
• die E-Mail-Adresse und die
•  Telefonnummer.

Darüber hinaus erhebt Skype for Business die Daten der Telefon- und Videokonferenz-Teilnehmer. Dazu zählen unter anderem

• Usernamen,
• IP-Adressen und
• E-Mail-Adressen.

Daneben speichert Skype Gesprächsinhalte, eingegebene Nachrichten und versendete Dateien. Welche Daten die Anwendung genau erhebt, hängt von der konkreten Nutzung ab. Grundsätzlich erhält Microsoft jedoch einen umfassenden Einblick in den Datenverkehr zwischen den Gesprächsteilnehmern. Dabei handelt es sich zum Teil um personenbezogene Daten. Zudem ist es möglich, dass gesammelte Daten an Server in den USA übertragen werden. Unternehmen haben daher besondere Datenschutzpflichten.

So nutzen Sie Skype for Business datenschutzkonform

Damit Unternehmen Skype for Business datenschutzkonform verwenden, müssen sie diese Anforderungen erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Bevor Unternehmen personenbezogene Daten von Gesprächsteilnehmern an Skype weitergeben, müssen sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Diese Pflicht schreibt Art. 28 DSGVO vor. Unternehmen können diesen bei Skype online abrufen.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die mit Skype for Business einen AV-Vertrag geschlossen haben, müssen das in ihrer Datenschutzerklärung angeben. Dabei müssen sie erklären,

• warum sie welche Nutzerdaten sammeln und speichern,
• wie lange sie die Daten speichern wollen,
• welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
• dass User der Datenerhebung und Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Datenschutzfreundliche Einstellungen wählen

Damit Unternehmen Skype for Business datenschutzkonform verwenden, sollten sie die Einstellungen der Anwendung so konfigurieren, dass diese möglichst wenige Daten der Gesprächsteilnehmer sammelt. Dazu sollten sie beispielsweise das Verhalten der Gesprächsteilnehmer nur dann tracken (wie z. B. über Klicks an bestimmten Stellen oder die Aufzeichnung des Gesprächs), wenn dies

• einem erlaubten Zweck dient (nicht der Überwachung),
• geeignet ist, diesen Zweck zu erfüllen und
• erforderlich ist, diesen Zweck zu erfüllen.

Die Aufzeichnung eines Gesprächs kann zum Beispiel dann datenschutzrechtlich konform sein, wenn Unternehmen die genauen Inhalte später noch einmal benötigen.

Nicht notwendig und datenschutzkonform ist eine Aufzeichnung beispielsweise, wenn Unternehmen nur einzelne Inhalte eines Gesprächs noch einmal benötigen.

Denn: Sie könnten diese während des Gesprächs notieren. Speichern Unternehmen Daten aus einem Call oder einer Konferenz ab, dürfen sie diese nur so lange aufbewahren, wie sie diese auch tatsächlich brauchen. Das heißt: Sie sollten die Daten möglichst schnell wieder löschen.

Standardvertragsklauseln

Auch wenn eine Datenübertragung an das Mutterunternehmen durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

Eine rechtssichere Datenschutzerklärung können Sie jetzt schnell und kostenfrei mit unserem Datenschutz-Generator erstellen.