Datenschutzerklärung für Skype for Business

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Skype for Business ist eine US-amerikanische Anwendung von Microsoft. Sie ermöglicht es Unternehmen, per IP-Telefonie, Videokonferenz und Real-Time-Collaboration zu kommunizieren. Daneben können Unternehmen über die Software Nachrichten und Dateien verschicken.

 

Für Skype for Business benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Darum ist Skype for Business datenschutzrechtlich relevant

Skype for Business speichert die Profildaten von Unternehmen, wenn sie einen Account anlegen.

Dabei speichert es Details wie

  • den Unternehmensnamen,
  • den Unternehmenssitz,
  • die E-Mail-Adresse und die
  • Telefonnummer.

Darüber hinaus erhebt Skype for Business die Daten der Telefon- und Videokonferenz-Teilnehmer. Dazu zählen unter anderem Usernamen, IP-Adressen und E-Mail-Adressen. Daneben speichert Skype Gesprächsinhalte, eingegebene Nachrichten und versendete Dateien. Welche Daten die Anwendung genau erhebt, hängt von der konkreten Nutzung ab. Grundsätzlich erhält Microsoft jedoch einen umfassenden Einblick in den Datenverkehr zwischen den Gesprächsteilnehmern. Dabei handelt es sich zum Teil um personenbezogene Daten. Unternehmen haben daher besondere Datenschutzpflichten.

Zudem sendet Skype alle gesammelten Daten an Server, die in den USA stehen. Damit dabei der Datenschutz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewahrt bleibt, müssen US-amerikanische Anbieter beim Privacy Shield registriert sein. Dieser stellt einen Datenschutz wie die DSGVO bereit. Skype for Business ist Teil des Privacy-Shield- Abkommens.

Skype for Business datenschutzkonform verwenden

Damit Unternehmen Skype for Business datenschutzkonform verwenden, müssen sie diese Anforderungen erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Bevor Unternehmen personenbezogene Daten von Gesprächsteilnehmern an Skype weitergeben, müssen sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Diese Pflicht schreibt Art. 28 DSGVO vor. Unternehmen können diesen bei Skype online abrufen. Sie sollten darauf achten, dass der Vertrag aufführt

  • welche Daten Skype speichert,
  • wie lange es diese Daten speichern will,
  • warum Skype die Daten speichert und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die mit Skype for Business einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, müssen das in ihrer Datenschutzerklärung angeben. Dabei müssen sie erklären,

  • warum sie welche Nutzerdaten sammeln und speichern,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass User der Datenerhebung und Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.

Datenschutzfreundliche Einstellungen wählen

Damit Unternehmen Skype for Business datenschutzkonform verwenden, sollten sie die Einstellungen der Anwendung so konfigurieren, dass diese möglichst wenige Daten der Gesprächsteilnehmer sammelt. Dazu sollten sie beispielsweise das Verhalten der Gesprächsteilnehmer nur dann tracken (wie z. B. über Klicks an bestimmten Stellen oder die Aufzeichnung des Gesprächs), wenn dies

  • einem erlaubten Zweck dient (nicht der Überwachung),
  • geeignet ist, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich ist, diesen Zweck zu erfüllen.

Die Aufzeichnung eines Gesprächs kann zum Beispiel dann datenschutzrechtlich konform sein, wenn Unternehmen die genauen Inhalte später noch einmal benötigen. Nicht notwendig und datenschutzkonform ist eine Aufzeichnung beispielsweise, wenn Unternehmen nur einzelne Inhalte eines Gesprächs noch einmal benötigen. Denn: Sie könnten diese während des Gesprächs notieren. Speichern Unternehmen Daten aus einem Call oder einer Konferenz ab, dürfen sie diese nur so lange aufbewahren, wie sie diese auch tatsächlich brauchen. Das heißt: Sie sollten die Daten möglichst schnell wieder löschen.

Rechtsprechung zu Skype for Business

Unternehmen, die mit Skype keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, droht ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach daher im Dezember 2018 ein Bußgeld gegen ein Versandunternehmen aus. Dies hatte mit einem beauftragten Dienstleister keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Es musste daher eine Strafe von 5.000 Euro zahlen.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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