Was macht Clickmeeting?
Clickmeeting ist eine browserbasierte Webkonferenz- und Webinar-Software. Unternehmen können darüber Meetings und Webinare planen und durchführen. Während des Gesprächs oder des Webinars haben Moderatoren die Möglichkeit, Präsentationen zu zeigen, Videos von YouTube vorzuführen oder zusammen mit den Teilnehmern an einem Whiteboard zu arbeiten. Darüber hinaus können die Moderatoren Umfragen und Tests erstellen und diese während der Konferenz ausfüllen lassen. Bei der Ausführung der Webinare können Unternehmen wählen, ob sie diese live oder per Aufzeichnung ausspielen möchten. Was müssen Unternehmen bei Clickmeeting datenschutzrechtlich beachten?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
Datenschutzerklärung kostenlos erstellenDarum ist Clickmeeting datenschutzrechtlich relevant
Legen Unternehmen einen Account bei Clickmeeting an, speichert der Anbieter unter anderem Profildetails wie
- wie Name,
- Benutzername,
- E-Mail-Adresse und
- Telefonnummer.
Bei Kunden mit einem kostenpflichtigen Account speichert Clickmeeting auch die Zahlungsdaten. Darüber hinaus erhebt der Anbieter die Daten der Teilnehmer von Konferenzen und Webinaren. Dazu zählen unter anderem
- Username,
- IP-Adresse,
- E-Mail-Adresse,
- gesendete Nachrichten,
- Betriebssystem und
- Geräteinformationen.
Welche Daten Clickmeeting genau erhebt, hängt von der Art und Weise ab, wie Unternehmen und Teilnehmer die Software nutzen. Grundsätzlich erhält das Tool jedoch einen umfassenden Einblick in den Datenverkehr zwischen seinen Kunden und den Webinar-Teilnehmern. Clickmeeting selbst gibt an, geeignete technische und physische Sicherheitsmaßnahmen einzusetzen, um die personenbezogenen Daten zu schützen und so die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) einzuhalten.
So können Unternehmen Clickmeeting datenschutzkonform verwenden
Damit Unternehmen Clickmeeting im Einklang mit der DSGVO verwenden, müssen sie diese Anforderungen erfüllen:
Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen
Halten Unternehmen über Clickmeeting eine Konferenz oder ein Webinar, erhält die Software automatisch personenbezogene Daten der Teilnehmer und verarbeitet diese weisungsgebunden. Art. 28 DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit Clickmeeting abschließen müssen. Sie können das in ihrem Account vornehmen.
Unternehmen sollten in dem AV-Vertrag aufführen,
- welche Nutzerdaten Clickmeeting erhebt und speichert,
- wie lange es diese Daten aufbewahrt,
- warum Clickmeeting diese Daten speichert und
- welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Ist der AV-Vertrag geschlossen, müssen Unternehmen das in ihrer Datenschutzerklärung erwähnen. Dabei müssen sie aufführen,
- warum und welche Nutzerdaten sie über Clickmeeting erheben und speichern,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- warum sie die Daten an Clickmeeting weitergeben und
- dass User der Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.
Rechtsprechung zur Verwendung von Clickmeeting
Bisher liegt – soweit ersichtlich – keine Rechtsprechung zur Verwendung von Clickmeeting vor. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie vor der ersten Nutzung einen AV-Vertrag mit Clickmeeting geschlossen haben. Denn: Versäumen sie das, droht ihnen ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes. Zwei Datenschutzbehörden haben daher bereits Bußgelder ausgesprochen:
Datenschutzbehörde Hamburg zum AV-Vertrag
Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach für einen fehlenden AV-Vertrag am 17.12.2018 ein Bußgeld aus. Dies richtete sich gegen ein deutsches Versandunternehmen. Das Unternehmen hatte es versäumt, mit einem beauftragten Dienstleister einen AV-Vertrag zu schließen. Die Datenschutzbehörde legte daher eine Strafe in Höhe von 5.000 Euro fest.
Datenschutzbehörde Baden-Württemberg zum AV-Vertrag
Die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg kam im März 2021 zu dem Schluss: Der Fußball-Bundesligaclub VfB Stuttgart hat Mitgliederdaten an Dienstleister weitergegeben, ohne vorher mit diesen einen AV-Vertrag zu schließen. Die Behörde belegte das Unternehmen daher mit einem Bußgeld von 300.000 Euro.
