Datenschutzerklärung für Newsletter allgemein

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Um User auf dem Laufenden zu halten, können Unternehmen einen Newsletter an sie verschicken. In der Regel versenden sie diesen an die E-Mail-Adresse der User. Alternativ haben sich mittlerweile auch der Facebook Messenger sowie WhatsApp als Newsletter-Kanäle etabliert.

 

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Darum sind Newsletter datenschutzrechtlich relevant

Je nachdem, welche Daten User bei der Anmeldung für einen Newsletter angeben müssen, kann es sich dabei um personenbezogene Daten handeln. E-Mail-Adresse, Facebook-Konto (für den Messenger) und Telefonnummer (SMS oder WhatsApp) stellen personenbezogene Daten dar, die besonders schützenswert sind. Das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Telemediengesetz (TMG) und ab dem 25. Mai die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legen Newsletter-Versendern daher verschiedene Pflichten auf.

Newsletter datenschutzkonform versenden

Damit Seitenbetreiber ihren Newsletter an User verschicken dürfen, benötigen sie ihre Einwilligung dafür. Je nach Kanal müssen Seitenbetreiber diese Einwilligung auf unterschiedliche Weise einholen.

Newsletter-Versand über E-Mail

Für den Versand per E-Mail müssen sie über das Double-Opt-In-Verfahren das „OK“ der Nutzer erhalten. Das schreibt § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG vor. Beim Double-Opt-In-Verfahren fragen Seitenbetreiber zunächst die E-Mail-Adresse der User ab. Dabei müssen sie User darauf hinweisen, dass sie ihre Daten für den Newsletter-Versand verwenden und sie dem jederzeit widersprechen können. Nutzer erhalten dann eine Mail über die Anmeldung für den Newsletter. Diese Anmeldung müssen sie dann per Klick noch einmal bestätigen. Damit haben Seitenbetreiber rechtmäßig die Einwilligung der User eingeholt.

Newsletter-Versand über WhatsApp oder SMS

Wollen Webseitenbetreiber ihren Newsletter per WhatsApp oder SMS verschicken, benötigen sie dafür die Telefonnummer der Nutzer. Bisher hat sich das Vorgehen etabliert, dass Seitenbetreiber die Telefonnummer der User in einer Online-Maske abfragen. Sie klären Nutzer dabei per Opt-In darüber auf, dass sie den Newsletter bestellen. Gleichzeitig verweisen sie darauf, dass Nutzer diesen jederzeit wieder abbestellen können. Haben User dem zugestimmt und ihre Nummer eingetragen, wird ihnen die Nummer des Newsletter-Versender angezeigt. Diese Nummer speichern sie ab und schicken an sie eine Nachricht mit einem vorher festgelegten Befehl wie „Start“. Dieser startet den Newsletter-Versand. Damit ähnelt dieser Vorgang dem Double-Opt-In-Verfahren für E-Mail-Newsletter.

Newsletter-Versand über Facebook Messenger

Wollen Seitenbetreiber ihren Newsletter über den Facebook Messenger versenden, müssen User über den Messenger mit ihnen Kontakt aufnehmen. Dafür bieten Unternehmen in der Regel einen Link an, der den Messenger der Nutzer öffnet. Hier können diese dann mit einem vorher definierten Befehl wie „Start“ den Newsletter-Versand aktivieren. Seitenbetreiber sollten auch hier vorher aufklären, dass User auf diese Weise in den Newsletter-Versand einwilligen und dass sie diesen jederzeit wieder abbestellen können – zum Beispiel durch den Befehl „Stop“.

Für alle drei Kanäle gilt: Verschicken Webseitenbetreiber Newsletter ohne die Einwilligung der Nutzer, ist dieser rechtswidrig.

Datenschutzerklärung aktualisieren

Darüber hinaus müssen Seitenbetreiber in ihrer Datenschutzerklärung über die Datenerhebung und die Datenverwendung für den Newsletter-Versand informieren. Sie müssen dabei gemäß § 13 Abs. 1 TMG konkret aufführen, warum sie die Daten sammeln und wie sie diese verwenden. Ab dem 25. Mai gibt dann Art. 13 Abs. 1 DSGVO vor, dass sie in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen müssen,

  • wofür sie die personenbezogenen Daten (E-Mail, Facebook-Konto oder Telefonnummer) erheben und verarbeiten,
  • wie lange sie diese Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 DSGVO) und
  • dass sie die Einwilligung jederzeit widerrufen können.
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Nutzen Webseitenbetreiber zudem eine Software wie MailChimp oder Klick-Tipp, um ihren Newsletter zu versenden, müssen sie mit dem jeweiligen Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Bisher schreibt das noch § 11 BDSG vor, ab dem 25. Mai gibt dann die DSGVO die gesetzliche Pflicht vor. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss dabei u. a.

  • den Gegenstand und die Dauer der Datenverarbeitung,
  • Art und Zweck der Datenverarbeitung,
  • die Art der personenbezogenen Daten,
  • die Kategorien der Betroffenen und
  • die Pflichten und Rechte der Verantwortlichen

aufführen. Kommen Seitenbetreiber diesen gesetzlichen Regelungen nicht nach, kann es teuer werden. Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO spricht von einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung müssen Seitenbetreiber zudem in ihrer Datenschutzerklärung ansprechen. Sie müssen Nutzer darüber aufklären, dass sie einen Vertrag mit einem Anbieter für Newsletter-Marketing abgeschlossen haben und erklären, wie dieser ihre Daten verwendet.

Rechtsprechung zum Versand von Newslettern

Dass das Double-Opt-In-Verfahren geeignet ist, um sich die Einwilligung vor Usern in den Empfang von E-Mail-Newslettern einzuholen, hat der Bundesgerichtshof am 10.02.2011 festgestellt (Az. I ZR 164/09). Das hat das Oberlandesgericht Düsseldorf in einem Urteil bestätigt. Es kam am 17.03.2016 zu dem Schluss, dass Seitenbetreiber Usern nach Abonnieren des Newsletters stets eine Mail zukommen lassen müssen, damit diese die Anmeldung für den Newsletter bestätigen können.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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