Datenschutzerklärung für Zoom

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Zoom ist eine US-amerikanische Plattform für Video- und Audiokonferenzen. Das zentrale Produkt des Unternehmens ist „Zoom Meetings“, mit dem User Online-Videokonferenzen abhalten können. Zudem erlaubt ein Chat, Textnachrichten und Dateien auszutauschen. Daneben verfügt Zoom mit „Zoom Phone“ über eine virtuelle Telefonanlage sowie mit „Zoom Video Webinars“ über ein Tool für Videokonferenzen mit bis zu 100 Sprechern und bis zu 10.000 Zuschauern. Zoom hat derzeit über 200 Millionen tägliche Nutzer.

 

Für Zoom benötigen Sie einen Passus in Ihrer Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung kostenlos erstellen

 

Warum ist Zoom datenschutzrechtlich relevant?

Zoom speichert die Daten seiner registrierten Kunden. Dazu zählen unter anderem

  • Name,
  • Benutzername,
  • E-Mail,
  • Telefonnummer,
  • Name des Kontoinhabers,
  • Rechnungsadresse und
  • Zahlungsmethode.

Von Usern, die an Video- und Audiokonferenzen über Zoom teilnehmen, erfasst die Plattform zum Beispiel

  • Benutzerdaten,
  • IP-Adresse,
  • E-Mail-Adresse,
  • Betriebssystem,
  • Geräteinformationen,
  • Chat-Nachrichten und
  • gesendete Dateien.

Zoom speichert Calls und Videoübertragungen, wenn Unternehmen dies vorher beauftragen. Ist das der Fall, informiert Zoom die Teilnehmer darüber. Diese können das Meeting verlassen, wenn sie das nicht möchten.

Unternehmen dürfen die Daten ihrer Gesprächspartner, also ihrer Mitarbeiter oder Kunden, nur dann an Zoom weitergeben, wenn die Daten dabei in der EU bleiben oder das Empfängerland einen gleichwertigen Datenschutz wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bietet. Bei deutschen Unternehmen leitet Zoom den Datenverkehr ausschließlich über Rechenzentren in Europa.

Zoom selbst gibt an, erhobene personenbezogene Daten nicht zu verkaufen oder für Werbezwecke zu nutzen. Der Bundesdatenschutzbeauftragte Ulrich Kerber warnte trotzdem im Mai 2020 davor, Zoom zu verwenden. Der Dienst sei nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Er rate daher von dieser Kommunikationsform ab, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.

Zoom datenschutzkonform nutzen

Um Zoom gemäß den Anforderungen der DSGVO zu verwenden, müssen Unternehmen diesen Pflichten nachkommen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Geben Unternehmen personenbezogene Daten der Teilnehmer von Konferenzen an Zoom weiter, müssen sie vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Das schreibt Art. 28 DSGVO vor. Zoom erhebt automatisch die Daten aller Gesprächsteilnehmer. Unternehmen müssen daher mit Zoom einen entsprechenden Vertrag eingehen. Das passiert bei Zoom seit April 2020 automatisch, wenn sie einen Account erstellen.

Ob so auch bereits bestehende Kunden den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, ist unklar. Zoom hatte in seinen vorherigen AGB jedoch eine Änderungsklausel. Unternehmen können daher davon ausgehen, dass jetzt auch für Altkunden die neuen AGB gelten – und so auch ein wirksamer Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Sollte das nicht der Fall sein, können Kunden bei Zoom individuell einen entsprechenden Vertrag vereinbaren.

Unternehmen sollten bei dem Vertrag darauf achten, dass dieser erwähnt,

  • welche Userdaten Zoom speichert,
  • wie lange Zoom diese Daten speichert,
  • warum Zoom die Daten erhebt und aufbewahrt und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die mit Zoom einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, müssen das in ihrer Datenschutzerklärung aufführen. Dabei sollten sie verdeutlichen,

warum sie welche Userdaten erheben und speichern,

wie lange sie die Daten speichern wollen,

welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und

dass Nutzer der Datenerhebung jederzeit widersprechen können.

Datenschutzfreundliche Einstellungen wählen

Unternehmen sollten für ihre Videokonferenzen zudem Einstellungen wählen, die den Datenschutz und die Privatsphäre der Teilnehmer schützen. Wollen sie beispielsweise die Aufmerksamkeit der Teilnehmer tracken oder eine Konferenz aufzeichnen, sollte das

  • einem erlaubten Zweck dienen,
  • geeignet sein, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich sein, diesen Zweck zu erfüllen.

Zudem sollten sie Schutzmaßnahmen ergreifen, soweit das möglich ist. Darüber hinaus müssen Unternehmen darauf achten, dass sie bei Zoom-Calls und -Konferenzen möglichst wenige Daten erheben und diese möglichst kurzfristig wieder löschen. Das kann zum Beispiel bei der Aufzeichnung von Video-Calls oder Chatverläufen notwendig sein. 

Rechtsprechung zur Verwendung von Zoom

Unternehmen, die keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder von bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes rechnen. Die Datenschutzbehörde Hamburg sprach am 17.12.2018 ein Bußgeld gegen ein Versandunternehmen aus. Dies musste 5.000 Euro zuzüglich Gebühren in Höhe von 250 Euro zahlen. Es hatte mit einem beauftragten Dienstleister keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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