Datenschutzerklärung für Zoom

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Was macht Zoom?

Zoom ist eine US-amerikanische Plattform für Video- und Audiokonferenzen. Das zentrale Produkt des Unternehmens ist „Zoom Meetings“, mit dem User Online-Videokonferenzen abhalten können. Zudem erlaubt ein Chat, Textnachrichten und Dateien auszutauschen. Daneben verfügt Zoom mit „Zoom Phone“ über eine virtuelle Telefonanlage sowie mit „Zoom Video Webinars“ über ein Tool für Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern.

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Ist die Nutzung von Zoom zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss. 

Der Diensteanbieter von Zoom ist Zoom Communications Inc. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Zoom Communications Inc. ist DPF-zertifiziert. Die Nutzung des Tools Zoom ist zulässig.

[Stand: 05.02.2024]

Wichtig:

Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Warum ist Zoom datenschutzrechtlich relevant?

Zoom speichert die Daten seiner registrierten Kunden. Dazu zählen unter anderem

  • Name,
  • Benutzername,
  • E-Mail,
  • Telefonnummer,
  • Name des Kontoinhabers,
  • Rechnungsadresse und
  •  Zahlungsmethode.

Von Usern, die an Video- und Audiokonferenzen über Zoom teilnehmen, erfasst die Plattform zum Beispiel

  • Benutzerdaten,
  • IP-Adresse,
  • E-Mail-Adresse,
  • Betriebssystem,
  • Geräteinformationen,
  • Chat-Nachrichten und
  • gesendete Dateien.

Zudem speichert Zoom Calls und Videoübertragungen, wenn Unternehmen dies vorher beauftragen. Sie müssen daher verschiedene Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TDDDG (ehemals TTDSG)) beachten.

So nutzen Sie Zoom datenschutzkonform

Um Zoom gemäß den Anforderungen der DSGVO und des TDDDG (ehemals TTDSG) zu verwenden, müssen Unternehmen diese Vorgaben erfüllen:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Geben Unternehmen personenbezogene Daten von Konferenz-Teilnehmern an Zoom weiter, müssen sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen.

Das schreibt Art. 28 DSGVO vor. Zoom erhebt automatisch Daten aller Gesprächsteilnehmer. Unternehmen müssen daher mit Zoom einen entsprechenden Vertrag eingehen. Das passiert bei Zoom seit April 2020 automatisch, wenn sie einen Account erstellen. Ob so auch bereits bestehende Kunden den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, ist unklar.

Zoom hatte in seinen vorherigen AGB jedoch eine Änderungsklausel. Unternehmen können daher davon ausgehen, dass jetzt auch für Altkunden die neuen AGB gelten – und so auch ein wirksamer Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Sollte das nicht der Fall sein, können Kunden bei Zoom individuell einen entsprechenden Vertrag vereinbaren.

Checkliste
Unternehmen sollten beim AV-Vertrag darauf achten, dass dieser erwähnt,
  • welche Userdaten Zoom speichert,
  • wie lange Zoom diese Daten speichert,
  • warum Zoom die Daten erhebt und aufbewahrt und
  • welche Rechte und Pflichten die Verantwortlichen haben.

Datenschutzerklärung anpassen

Unternehmen, die mit Zoom einen AV-Vertrag geschlossen haben, müssen das in ihrer Datenschutzerklärung aufführen.

Checkliste
Dabei sollten sie verdeutlichen,
  • warum sie welche Userdaten erheben und speichern,
  • wie lange sie die Daten speichern wollen,
  • welche Rechtsgrundlage das ermöglicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und
  • dass Nutzer der Datenerhebung jederzeit widersprechen können.

Datenschutzfreundliche Einstellungen wählen

Unternehmen sollten für ihre Videokonferenzen Einstellungen wählen, die den Datenschutz und die Privatsphäre der Teilnehmer schützen. Wollen sie beispielsweise die Aufmerksamkeit der Teilnehmer tracken oder eine Konferenz aufzeichnen, sollte das

  • einem erlaubten Zweck dienen,
  • geeignet sein, diesen Zweck zu erfüllen und
  • erforderlich sein, diesen Zweck zu erfüllen.

Zudem sollten sie Schutzmaßnahmen ergreifen, soweit das möglich ist. Darüber hinaus müssen Unternehmen darauf achten, dass sie bei Zoom-Calls und -Konferenzen möglichst wenige Daten erheben und diese möglichst kurzfristig wieder löschen. Das kann zum Beispiel bei der Aufzeichnung von Video-Calls oder Chatverläufen notwendig sein.

Standardvertragsklauseln abschließen

Auch wenn eine Datenübertragung durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

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