Dienstwagen: Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch erlaubt?

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Wird ein Dienstwagen auch privat genutzt, muss der Fahrer den geldwerten Vorteil versteuern. Das kann entweder über die sogenannte 1-%-Regelung oder über die Fahrtenbuchmethode erfolgen. Leider erkennen die Finanzämter Fahrtenbuch-Software in vielen Fällen nicht an.

Elektronisches Fahrtenbuch ist nachträglich änderbar

Ein Fahrtenbuch wird von den Steuerbehörden nur anerkannt, wenn es ordnungsgemäß geführt wurde und die entstandenen Aufwendungen explizit – etwa durch Belege – nachgewiesen werden können. Es stellt sich daher die Frage, ob bzw. wann ein elektronisches Fahrtenbuch diesen Anforderungen entspricht.

Ein selbstständiger Apotheker nutzte seinen betrieblichen Pkw auch privat. Den geldwerten Vorteil ermittelte er über die Fahrtenbuchmethode. Hierzu hatte er sich eine Fahrtenbuch-Software gekauft, bei der er sämtliche Privatfahrten händisch in eine Datei eintragen und abspeichern musste. Dennoch erkannte das zuständige Finanzamt (FA) das elektronische Fahrtenbuch nicht an – es berechnete den geldwerten Vorteil vielmehr nach der 1-%-Regelung.

Grund dafür waren die Erkenntnisse aus einer Betriebsprüfung im Einzelunternehmen des Apothekers – der betreffende Prüfer hatte nämlich festgestellt, dass die Fahrtenbuch-Software alles andere als sicher war. Selbst im finanzamtssicheren Modus konnten Einträge nachträglich geändert werden. Weil diese Änderungen darüber hinaus weder dokumentiert bzw. offengelegt wurden, sei eine Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs jederzeit möglich gewesen. Nach Ansicht des FA hatte der Steuerzahler somit kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt. Der Apotheker wies darauf hin, dass sämtliche Änderungen nachverfolgt werden können – eine Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs würde deshalb sofort auffallen. Der Streit endete vor Gericht.

Gericht: Keine Fahrtenbuchmethode bei Manipulationsmöglichkeit

Das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg hielt die Vorgehensweise des FA für korrekt und lehnte die steuerrechtliche Berücksichtigung des elektronischen Fahrtenbuchs ab. In der Regel werden auch elektronische Fahrtenbücher von den Steuerbehörden anerkannt. So kann ein Fahrtenbuch unter anderem direkt in den Dienstwagen eingebaut werden – es speichert dann automatisch die relevanten Daten, wie etwa Datum, Zeit und Kilometerstand. Ferner kann einer sog. Fahrtenbuch-Software verwendet werden – hier müssen aber die relevanten Daten zumeist händisch in eine Datei eingetragen werden. Beide Varianten werden vom FA allerdings nur anerkannt, wenn

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  • nachträgliche Änderungen technisch nicht möglich sind oder zumindest dokumentiert bzw. offengelegt werden,
  • alle übrigen Voraussetzungen, die auch ein „normales“ Fahrtenbuch erfüllen muss, vorliegen. Hierzu gehören z. B. Angaben zum Datum und zum Kilometerstand bei Beginn und Ende der Privatfahrt und
  • die Erfassung der Angaben zeitnah erfolgt.

Vorliegend jedoch konnte der Einzelunternehmer mit der verwendeten Software-Version sämtliche Einträge immer wieder ändern – und zwar auch, wenn er den finanzamtssicheren Modus eingestellt hatte. Weil etwaige Manipulationen weder offengelegt noch dokumentiert wurden, war eine Verfälschung der Angaben problemlos möglich, ohne dass dies dem FA aufgefallen wäre. So hätte der Einzelunternehmer z. B. sämtliche Daten aus dem Fahrtenbuch-Programm in eine Excel-Tabelle übertragen, zu seinen Gunsten ändern und sodann rückimportieren können.

Auch war keine zeitnahe Eintragung der erforderlichen Daten gewährleistet – denn es war nicht erkennbar, wann die Angaben zu den Fahrten gemacht worden sind. Zusammenfassend hatte der Steuerzahler kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorgelegt – eine Ermittlung des geldwerten Vorteils über die Fahrtenbuchmethode war deshalb unzulässig.

Übrigens: Aus den gleichen Gründen werden sowohl Excel-Tabellen als auch Diktiergeräte nicht als ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher anerkannt (FG Köln, Urteil v. 18.06.2015, Az.: 10 K 33/15). (FG Baden-Württemberg, Az.: Urteil v. 14.10.2014, Az.: 11 K 736/11)

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