Was ist Heyflow?
Heyflow ist eine No-Code-Plattform, mit der Unternehmen interaktiver Formulare, Landingpages und weitere Funnels erstellen, um Website-Besucher effizient in qualifizierte Leads zu verwandeln. Dazu bietet die Software einen intuitiven Drag-and-Drop-Editor, mit dem Nutzer ohne Programmierkenntnisse ansprechende Online-Interaktions-Tools und Inhalte gestalten können.
Zudem ermöglichen Funktionen wie A/B-Tests, integrierte Analyse-Tools und automatisierte Workflows eine datengetriebene Optimierung der Conversion-Raten. Zusätzlich können Unternehmen CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive nahtlos in Heyflow integrieren, um Prozesse zu automatisieren und die Lead-Qualität zu steigern.
Gegründet wurde Heyflow 2020 von Amir Bohnenkamp und Dustin Werner. Der Hauptsitz des Anbieters befindet sich in Hamburg. Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 80 Mitarbeiter und zählt über 2.500 Kunden in mehr als 60 Ländern, darunter renommierte Marken wie AXA, Ergo und BCG Digital Ventures. Welche Datenschutzvorgaben müssen Unternehmen berücksichtigen, wenn sie Heyflow nutzen?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
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Ist die Nutzung von Heyflow zulässig?
Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Deutschland), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.
Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.
Der Diensteanbieter von HeyFlow ist die Heyflow GmbH. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist. Die Datenübermittlung mit Heyflow ist zulässig.
WICHTIG
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.
Das ist bei Heyflow datenschutzrechtlich relevant
Heyflow sammelt die Daten, die durch die Nutzung der Software entstehen. Dazu gehören insbesondere:
Nutzungsdaten: Heyflow erhebt anonymisierte Daten zur Nutzung der Plattform, wie z. B. die Anzahl der Besuche pro Tag, Absprungraten oder die Nutzung über Desktop vs. Mobilgeräte. Diese Daten dienen der Optimierung der Plattform und enthalten keine personenbezogenen Informationen.
Formularantworten: Entwerfen Unternehmen mit Heyflow Formulare für ihre Webseite, erfasst die Software alle über die Formulare eingegebenen Daten. Dabei kann es sich auch um sensible Daten wie Namen und E-Mail-Adressen handeln.
Technische Daten: Heyflow erhebt beim Einsatz seiner Software auf Websites bestimmte technische Daten, um die Funktionalität und Performance der eingebetteten Flows sicherzustellen. Diese Daten umfassen unter anderem die (anonymisierte) IP-Adresse von Nutzern, den Browser- und Gerätetyp und den Zeitstempel und Referrer-Informationen.
Bei einigen der von Heyflow gesammelten Informationen kann es sich – je nach Einsatz der Software – um personenbezogene Daten handeln. Unternehmen dürfen diese Angaben nur erheben, wenn sie dafür entsprechende datenschutzrechtliche Pflichten beachten. Dabei müssen sie vor allem Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) berücksichtigen.
Heyflow Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?
Die Heyflow GmbH hat seinen Hauptsitz in Deutschland und speichert alle erhobenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Auf diese Weise erfüllt der Anbieter automatisch zahlreiche Anforderungen an die Datensicherheit. Dennoch müssen Unternehmen selbst einige zusätzliche Vorgaben erfüllen, um den Einsatz des Cloud-Computing-Dienstes auf rechtlich sichere Beine zu stellen:
Nutzer-Einwilligung einholen
Erheben Unternehmen zum Beispiel über ein Heyflow-Formular personenbezogene Daten von Nutzern, benötigen sie dafür ihre Einwilligung. Sie sollten diese zum einen direkt bei der Datenerfassung und zum anderen zusätzlich über einen Cookie Consent Banner einholen.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen
Unternehmen erheben über Heyflow personenbezogene Daten und übermitteln diese an den Anbieter der Software. Um diesen Datentransfer rechtlich zulässig zu gestalten, müssen sie mit Heyflow einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Artikel 28 DSGVO.
- welche Nutzerdaten Heyflow speichert,
- wie lange die Software die Daten speichert,
- zu welchem Zweck sie die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten die Verantwortlichen für die Kontrolle über die Daten haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Um die Datenverarbeitung mit Heyflow rechtssicher zu gestalten, müssen Seitenbetreiber über den Einsatz der Software in ihrer Datenschutzerklärung informieren.
- dass sie über das Tool Nutzerdaten sammeln,
- welche Daten sie sammeln,
- warum sie diese Daten sammeln,
- was sie mit den Daten machen,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),
- dass sie für die Datenweitergabe mit Heyflow einen AV-Vertrag geschlossen haben und
- dass Nutzer der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen können.
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