Was ist Zeeg?
Zeeg ist eine cloudbasierte Software für Online-Terminbuchungen, Kundenmanagement und automatisierte Workflows. Unternehmen können über Zeeg Termine mit Kunden koordinieren, Online-Zahlungen abwickeln und automatische Erinnerungen versenden. Die Plattform lässt sich auf Websites einbinden sowie mit Kalendern wie Google Calendar und Outlook synchronisieren.
Zusätzlich bietet Zeeg integrierte CRM-Funktionen, um Kontakte und Kundendaten zu verwalten. Zeeg speichert seine Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Damit ist die Software aus Datenschutzsicht eine der datensicheren Alternativen zu Calendly. Hinter Zeeg steht die gleichnamige Zeeg GmbH mit Sitz in Berlin. Über 10.000 Unternehmen und Einzelpersonen aus verschiedenen Branchen nutzen die Software. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Zeeg nutzen?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
Datenschutzerklärung kostenlos erstellenIst die Nutzung von Zeeg zulässig?
Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Deutschland), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.
Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.
Der Diensteanbieter Zeeg hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist. Die Datenübermittlung mit diesem Tool ist zulässig.
WICHTIG
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.
Das ist bei Zeeg datenschutzrechtlich relevant
Nutzen Unternehmen Zeeg für ihre Terminplanung, erheben sie verschiedene Daten ihrer Kunden und geben diese an den Anbieter der Software weiter. Welche Daten sie dabei weiterreichen, hängt davon ab, welche Funktionen von Zeeg sie nutzen und welche Daten sie zum Beispiel bei einer Terminbuchung abfragen.
In der Regel zählen dazu personenbezogene Daten wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Um diese Datenerhebung und Datenweitergabe rechtlich zulässig zu gestalten, müssen Unternehmen verschiedene Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) erfüllen.
Zeeg Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?
Um die Datenerfassung und Datenverarbeitung DSGVO-konform zu gestalten, müssen Unternehmen diese Pflichten aus dem Gesetz beachten:
Nutzer-Einwilligung einholen
Wenn Unternehmen über Zeeg personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer abfragen oder die IP-Adresse auslesen, ist dafür grundsätzlich die Einwilligung der Nutzer erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – insbesondere, wenn keine vertragliche Notwendigkeit besteht. Diese Einwilligung sollten Unternehmen durch einen klaren Hinweis im Buchungssystem einholen. Gegebenenfalls sollten sie diesen durch einen Hinweis im Cookie-Banner ergänzen, falls sie auch Trackingtechnologien oder eingebettete Inhalte nutzen.
Ausnahme: Wenn ein Kunde über Zeeg einen Termin bucht und dafür seine Kontaktdaten angibt, geschieht das zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Beispiel: Jemand bucht über Zeeg ein Beratungsgespräch oder einen Friseurtermin. Die Angabe von Name, E-Mail und Telefonnummer ist notwendig, um den Termin zu bestätigen oder abzusagen. In solchen Fällen reicht Art. 6 Abs. 1 lit. b („Vertragserfüllung“) als Rechtsgrundlage. Es ist keine separate Einwilligung erforderlich.
Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen
Zeeg speichert und verarbeitet die erhobenen Daten im Auftrag (z. B. für Terminbestätigungen, Erinnerungen oder CRM-Funktionen). Dafür benötigen Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter. Das gibt Art. 28 DSGVO vor.
Für eine DSGVO-Konformität sollte der Vertrag festhalten,
- welche Nutzerdaten Zeeg speichert,
- wie lange Zeeg die Userdaten speichert,
- zu welchem Zweck Zeeg die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Unternehmen müssen auf jede Datenerfassung und Verarbeitung in ihrer Datenschutzerklärung hinweisen.
Das heißt für die Praxis: Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung auf der Website die Nutzung von Zeeg transparent machen.
- dass sie über Zeeg personenbezogene Daten erheben,
- welche personenbezogenen Daten das sind (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer),
- warum sie die Datenerhebung vornehmen (z. B. Terminvereinbarung),
- was sie mit den Daten machen,
- wie lange diese Datenspeicherung erfolgt,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder b DSGVO (je nach Termin und angebotener Dienstleistung),
- dass mit Zeeg für die Datenweitergabe ein AV-Vertrag besteht und
- dass Nutzer der Datenerhebung und Datenverarbeitung jederzeit widersprechen können.
Datensparsamkeit beachten
Beim Einsatz von Zeeg gilt der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Das bedeutet: Unternehmen dürfen nur diejenigen Daten erheben, die für die Durchführung der Dienstleistung oder Terminvereinbarung tatsächlich notwendig sind. Optionale Felder oder überflüssige Abfragen sollten Unternehmen vermeiden.
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