Steuern für Gründer & Start-Ups: Was ist die Lohnsteuer?

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Die Lohnsteuer wird auf Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit erhoben. Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit sind im Wesentlichen Lohneinkünfte, die vom Arbeitgeber bezahlt werden. Sie ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Ihre Besonderheit liegt in dem Erhebungsverfahren. Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Angestellte, so sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, für den Arbeitnehmer die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Erfahren Sie hier mehr!

Was Existenzgründer bei der Lohnsteuer alles beachten müssen:

Inhaltsverzeichnis:

  1. Welche Bedeutung hat die Lohnsteuer für Existenzgründer?
  2. Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Einkommensteuer?
  3. Wie berechnet sich die Lohnsteuer für einen Mitarbeiter?
  4. Wann und wie ist die Lohnsteuer zu zahlen?
  5. Was muss ich als Arbeitgeber beachten?
  6. Was ist die pauschale Lohnsteuer?
  7. Was kommen für Kosten auf mich zu?
  8. Lohnsteuer als Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft?

1. Welche Bedeutung hat die Lohnsteuer für Existenzgründer?

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Als Gründer und Selbstständige ist es zunächst ungewohnt die Lohnsteuer aus der Sicht des Arbeitgebers und nicht als Arbeitnehmer zu betrachten. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet die Lohnsteuer für Ihre Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten, elektronisch anzumelden und an das Finanzamt abzuführen.

Als Arbeitgeber haften Sie für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Bei zu wenig einbehaltener und abgeführter Lohnsteuer können Sie dafür in Anspruch genommen werden.

Praxistipp: Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden auch die sogenannten Lohnnebenkosten abgeführt. Dazu zählen die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

2. Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Einkommensteuer?

Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Der Steuertarif ist grundsätzlich gleich. Als Arbeitnehmer zahlen Sie immer Lohnsteuer. Als Selbständiger hingegen zahlen Sie Einkommensteuer. Die Lohnsteuer unterscheidet sich lediglich in ihrer Erhebungsform. Als Arbeitgeber übernehmen Sie die Zahlung für Ihren Arbeitnehmer. Sind Sie selbstständig tätig, führen Sie ihre Einkommensteuer selbst ab.

Praxistipp: Erzielt ein Arbeitnehmer zusätzliche Einkünfte außerhalb des Arbeitnehmergehaltes, so hat er darauf Einkommensteuer zu zahlen. Diese muss er mithilfe der Einkommensteuererklärung selbst berechnen und abführen. Dazu zählt beispielsweise Einkommen aus Vermietung und Verpachtung oder aus einer selbständigen Tätigkeit.

3. Wie berechnet sich die Lohnsteuer für einen Mitarbeiter?

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Die Lohnsteuerberechnung folgt dem gleichen Berechnungsschema der Einkommensteuer.

Hinweis: Erfahren Sie in dem Artikel Einkommensteuer mehr zur Berechnung.

Als Arbeitgeber berechnen Sie die Höhe der Lohnsteuer mithilfe der aktuellen Lohnsteuertabelle. Die Höhe der Lohnsteuer ist abhängig von der Höhe des monatlich gezahlten Arbeitslohns, vom Familienstand und der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers. Auf die Lohnsteuer fallen auch Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Der Arbeitgeber muss auch diese für den Arbeitnehmer einbehalten und abführen.

Praxistipp: Der Nettolohn liegt grob zwischen 60 und 70 Prozent des Bruttolohns.

Hinweis: Bei der Berechnung für kurzfristige und geringfügige Arbeitsverhältnisse gibt es Sonderregelungen.

4. Wann und wie ist die Lohnsteuer zu zahlen?

Grundsätzlich muss die Lohnsteuer bis spätestens zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums geschehen. Der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum ist der Kalendermonat. Es gibt jedoch Erleichterungen für kleine Unternehmen. Hat die Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr mehr als 1.000 € aber nicht mehr als 5.000 € betragen, gilt das Kalendervierteljahr als Anmeldezeitraum. Bei einer Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr von weniger als 1.000 € ist die Lohnsteueranmeldung jährlich abzugeben.

5. Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

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Als Arbeitgeber sind Sie zusätzlich dazu verpflichtet Ihren Arbeitnehmern monatlich eine nachvollziehbare Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts zu erteilen. Diese muss entweder in ausgedruckter Form oder in elektronischer Form mit Textausdruck erfolgen.
Im Folgejahr, jedoch spätestens bis zum 28. Februar, müssen Sie für jeden Angestellten einen Lohnsteuerbescheid erstellen. Dieser enthält unter anderem Informationen über:

  • Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
  • geldwerte Leistungen des Arbeitgebers
  • Jahresbruttogehalt
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • geleistete Lohnsteuer seitens des Arbeitgebers (+ Soli)

Im Anschluss daran haben Ihre Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Insofern sie nicht dazu verpflichtet sind, können sie sich freiwillig dazu entscheiden.

6. Was ist die pauschale Lohnsteuer?

Die pauschale Lohnsteuer ist ein vereinfachtes Verfahren zur Berechnung der Lohnsteuer. Dabei wird der Arbeitslohn vom Arbeitgeber nicht mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers erhoben, sondern mit einem festen, pauschalen Steuersatz.

Die Pauschalbesteuerung ist nur in bestimmten Fällen zulässig und muss beim Finanzamt beantragt und genehmigt werden. Die Voraussetzungen sind gegeben, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern in einer Vielzahl von Fällen sonstige Bezüge gewährt oder wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat und so regelmäßig Lohnsteuer nachzuzahlen ist.

Praxistipp: Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sonstige Bezüge von mehr als 1.000 € pro Jahr gewährt.

Pauschaliert der Arbeitgeber die Lohnsteuer, so wird auch die anfallende Kirchensteuer pauschaliert und der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent erhoben.

Die pauschale Lohnsteuer wird auch häufig bei kurzfristigen und geringfügigen Arbeitsverhältnissen angewendet. Bei den sogenannten 450-Euro-Jobs, liegt der Pauschalsteuersatz bei 2 Prozent. Die pauschale Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag werden hier nicht erhoben.

Praxistipp: Bei der Pauschalsteuer ist der Arbeitgeber der Schuldner. Sie müssen also den Arbeitslohn brutto für netto auszahlen.

7. Was kommen für Kosten auf mich zu?

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Die Lohnbuchhaltung kann je nach Mitarbeiterzahl viel Zeit in Anspruch nehmen und mit hohem eigenen Personalaufwand verbunden sein. Um die Kosten gering zu halten, ist es sinnvoll ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater zu beauftragen.

Je größer der Aufwand der Lohnbuchhaltung, desto größer auch der Nutzen, den Sie von der Auslagerung haben. Ob sich die externe Buchhaltung für Sie lohnt, ist nicht pauschal zu sagen.

Preise für die Lohnbuchhaltung bewegen sich in der Regel in einem Bereich von 5 bis 10 € pro Abrechnung. Dabei sinkt der Preis natürlich mit der Zahl der Abrechnungen, sprich der Mitarbeiterzahl. Es können zusätzliche Kosten für bestimmte Dienstleistungen, wie für Korrekturabrechnungen, Bescheinigungen oder Versandkosten entstehen.

8. Lohnsteuer als Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft?

Sind Sie Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft und beziehen als Geschäftsführer ein Gehalt, unterliegt Ihr Geschäftsführergehalt der Lohnsteuer.

Sie müssen jedoch bei der Vergütung aufpassen. Es gilt das Fremdvergleichsprinzip. Ihre Vergütung muss bei neutraler Prüfung dem Arbeitsaufwand und der Leistung angemessen erscheinen. Das bedeutet, Sie müssen sich die Frage stellen, würden Sie als Gründer auch einem extern angestellten Geschäftsführer diesen Lohn zahlen? Ist das nicht gegeben und Sie zahlen sich selbst als Gesellschafter-Geschäftsführer ein deutlich höheres Gehalt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, welche zusätzlich versteuert werden muss.

Fazit

Kalkulieren Sie frühzeitig die Kosten und den Aufwand für Ihr Personal ein!

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Autor Sören SiebertSören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.

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