Worum geht's?

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und vermehrter Arbeit aus dem Home-Office erscheinen ausgedruckte Verträge und die Unterschrift per Hand nicht nur altmodisch, sondern auch ineffizient. Durch digitale Verträge können Unternehmensprozesse optimiert und Kosten reduziert werden. Da jedoch nicht an der falschen Stelle gespart werden sollte, stellt sich die Frage, wie sicher eine digitale Unterschrift überhaupt ist? Hier kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel und stellt sich als optimale und teils sogar verpflichtende Lösung dar, um die händische Unterschrift zu ersetzen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die QES ist und wann Sie diese benötigen.

1. Die drei Ebenen der elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine Möglichkeit, online Verträge zu unterschreiben. Neben der QES gibt es die einfache elektronische Signatur sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese drei Signaturstufen ergeben sich aus der europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (kurz: eIDAS-Verordnung) und unterscheiden sich wie folgt:

Einfache elektronische Signatur

Diese Form der digitalen Unterschrift muss keine Anforderungen erfüllen. Aus diesem Grund ist es nicht nachvollziehbar, ob im Nachhinein etwas an dem Dokument geändert wurde oder ob die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person ist. Eine einfache Signatur, auch E-Signatur genannt, liegt zum Beispiel vor, wenn Sie auf Papier unterschreiben und diese Unterschrift einscannen oder eine "Ich stimme zu"-Checkbox anklicken.

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WUSSTEN SIE SCHON?

Wenn Sie ein Vertragsangebot per E-Mail annehmen, gilt Ihre E-Mail Signatur als elektronische Unterschrift. Wenn Sie sich fragen, ob eine Signatur im Geschäftsverkehr überhaupt verpflichtend ist, lesen Sie unseren Artikel “Geschäftliche E-Mails verschicken - Alles zur Signatur, Impressum und DSGVO-Pflichtangaben”.

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Fortgeschrittene elektronische Signatur

Diese Art der Unterschrift zeichnet sich durch folgende Punkte aus:

Die Signatur kann der unterschreibenden Person eindeutig zugeordnet werden.
Eine Identifizierung ist möglich, z. B. über die E-Mail Adresse.
Die Signatur wird unter Verwendung von Signaturerstellungsdaten erstellt.
Änderungen im Dokument können nach Unterzeichnung nicht unbemerkt vorgenommen werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur hat die höchste Qualitätsstufe. Daher sind auch die Anforderungen an eine solche Signatur entsprechend hoch. Die qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich nur in einem wichtigen Punkt von der fortgeschrittenen Signatur: Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat.

Ein Zertifikat garantiert, dass die signierende Person auch tatsächlich die zur Unterschrift berechtigte Person ist, was durch vorherige Identifizierung per gültigem Ausweis geprüft wurde. Dieses Zertifikat wird durch eine Signaturkarte oder einen qualifizierten E-Signing-Anbieter (sog. Signaturerstellungseinheit) erstellt. So wird dank der QES auch eine ortsunabhängige Fernsignatur möglich.

Qualifizierte Signatur vs. einfache und fortgeschrittene Signatur

	Einfache elektronische Signatur	Fortgeschrittene elektronische Signatur	Qualifizierte elektronische Signatur
Sicherheitslevel	niedrig	hoch	sehr hoch
Fälschungssicher	nein	ja	ja
Beweiskraft vor Gericht	gering	hoch	sehr hoch
Gültigkeit bei Verträgen mit Schriftformerfordernis	nein	nein	ja

2. Ist die qualifizierte elektronische Signatur für mich verpflichtend?

Zwingend ist die QES nur für Dokumente, die per Gesetz die Schriftform voraussetzen, da nur die qualifizierte elektronische Signatur laut Artikel 25 der eIDAS-VO die händische Unterschrift ersetzen kann. Die Schriftform ist beispielsweise bei Verbraucherdarlehensverträgen und vermehrt im Arbeitsrecht, wie beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen, Kündigungserklärungen und Arbeitszeugnissen, einzuhalten.

Für Online-Händler, Agenturen und andere Webseitenbetreiber besteht daher nur in seltenen Fällen eine Pflicht zur Verwendung einer QES, wenn es um das Unterschreiben digitaler Dokumente geht. Die Verwendung einer QES macht jedoch Sinn, wenn Ihr digitales Dokument eine besonders hohe Relevanz hat. Wenn Sie zum Beispiel Verträge mit einer langen Vertragslaufzeit, hohen Verkaufspreisen, großem Haftungsrisiko, mit einem neuen Vertragspartner oder einem Geschäftspartner aus der EU schließen, empfehlen wir Ihnen, eine qualifizierte elektronische Signatur zu nutzen.

Sören SiebertRechtsanwalt

3. Vor- und Nachteile der QES

Wenn Sie sich nun fragen, ob die qualifizierte elektronische Signatur für Sie als Webseitenbetreiber von Nutzen sein könnte, verschaffen Sie sich nun einen Überblick über die Vor- und Nachteile.

Vor- & Nachteile

Vorteile

Rechtsverbindlichkeit: Eine QES ist rechtlich genauso bindend wie eine handschriftliche Unterschrift.
Sicherheit: Die qualifizierte elektronische Signatur ist durch Verschlüsselung geschützt, was das Risiko von Fälschungen reduziert.
Effizienz: Die Nutzung einer QES beschleunigt den Unterschriftenprozess. Dokumente können direkt unterschrieben und verschickt werden, was die internen Prozesse beschleunigt.
Kosten und Zeiteinsparungen: Sie sparen Kosten für das Papier, das Ausdrucken, den Versand sowie die analoge Archivierung von Dokumenten. So wird gleichzeitig auch Zeit gespart, die in das Kerngeschäft investiert werden kann.
Umweltfreundlichkeit: Ganz offensichtlich reduzieren Sie Papier und Druckertinte und verbessern so den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.
Vereinfachung für Kunden bzw. Geschäftspartner: Ihre Geschäftspartner können Verträge bequem von überall unterschreiben.
EU-weite Akzeptanz: Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen, Dokumente unkomplizierter und ohne langes Warten EU-weit unterschreiben zu lassen.
Nachverfolgbarkeit: Sie können den aktuellen Status eines Dokuments jederzeit prüfen.

Nachteile bzw. Risiken

Umsetzung: Da eine qualifizierte elektronische Signatur viele Anforderungen erfüllen muss, erscheint die Einrichtung aufwändig. Sie müssen sich einmalig identifizieren lassen und vor jeder Unterschrift eine Authentifizierung vornehmen. Je nach Größe Ihres Unternehmens sind gegebenenfalls Schulungen erforderlich.
Kosten: Für die Einführung einer QES fallen Kosten an, zum Beispiel für den Vertrauensdiensteanbieter oder Hardware.
Betrug: Auch wenn die qualifizierte elektronische Signatur als besonders sicher gilt, kann es passieren, dass z.B. die Signaturkarte verloren geht oder gestohlen wird und missbraucht wird.
Abhängigkeit von Infrastruktur: Die Nutzung einer QES erfordert eine zuverlässige Infrastruktur, inklusive sicherer Server und Netzwerke.
Akzeptanz durch Geschäftspartner: Damit Sie die QES nutzen können, müssen auch Ihre Geschäftspartner und Kunden bereit sein, sich eine qualifizierte elektronische Signatur einzurichten.

Durch den Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie nach einmaliger Investition langfristig Kosten sparen und Ihr Unternehmen effizienter und professioneller aufstellen, ohne dabei rechtliche Sicherheit zu verlieren. Insbesondere wenn Sie eine große Anzahl an Verträgen abschließen, lohnt es sich, die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.

Darüber hinaus können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch die Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) steigern. Schließen Sie viele Verträge ab und suchen preisgünstige und abmahnsichere AGB?

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4. Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Das nachfolgende Verfahren beschreibt die cloudbasierte Lösung für qualifizierte Signaturen, für die Sie keine Hard- oder Software eines Dienstleisters brauchen. Alternativ können Sie ein Kartenlesegerät in Verbindung mit einer Signaturkarte nutzen und entsprechende Software, die mit dem Kartenlesegerät verbunden ist. Aus unserer Sicht ist die cloudbasierte Lösung nicht nur einfacher in der Handhabung, sondern auch sicherer, da es keine Signaturkarte gibt, die gestohlen werden kann und so zu Sicherheitsproblemen führt.

Einmalige Anmeldung & Identifizierung

Als Grundlage für eine qualifizierte elektronische Signatur müssen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter auswählen. Auf der Internetseite der Bundesnetzagentur finden Sie eine Liste qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.
Beim Vertrauensdiensteanbieter registrieren Sie sich und lassen per Video Ihre Identität bestätigen. Das funktioniert über die Kamera und das Mikrofon Ihres Smartphones bzw. Computers und Sie brauchen lediglich Ihren gültigen Ausweis.
Sie erhalten ein qualifiziertes Zertifikat von Ihrem Vertrauensdiensteanbieter.

Authentifizierung & unterschreiben

Sie verschicken oder erhalten ein Dokument zur Unterschrift.
Sobald Sie bestätigen, dass Sie das Dokument unterzeichnen wollen, findet eine Weiterleitung zum Vertrauensdiensteanbieter statt.
Im nächsten Schritt müssen Sie sich bei Ihrem Vertrauensdiensteanbieter einloggen.
Es erfolgt eine persönliche Authentifizierung. Hierfür wird häufig eine Zwei-Faktor-Authentifizierung via SMS TAN verwendet.
Nach Eingabe der erhaltenen Tan, können Sie das Dokument qualifiziert elektronisch unterschreiben.

5. Fazit: qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste und rechtlich verbindlichste Form der digitalen Unterschrift. Sie ersetzt die handschriftliche Signatur vollständig, die bei bestimmten Verträgen, wie beispielsweise im Arbeits- oder Verbraucherdarlehensrecht, sogar gesetzlich vorgeschrieben ist.

Unternehmen profitieren von ihrer hohen Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und EU-weiten Anerkennung. Durch Verschlüsselung und Identitätsprüfung per Ausweis gewährleistet die qualifizierte elektronische Signatur den Schutz vor Manipulation und Missbrauch. Zudem ermöglicht sie effiziente, papierlose Arbeitsabläufe und spart langfristig Zeit, Kosten und Ressourcen.

Zwar ist die Einführung mit einem gewissen organisatorischen Aufwand und Kosten verbunden, doch insbesondere für Firmen, die regelmäßig Verträge mit hoher rechtlicher Bedeutung abschließen, lohnt sich der Einsatz. Die qualifizierte elektronische Signatur bietet somit eine moderne, nachhaltige und rechtssichere Lösung für die digitale Vertragsabwicklung.

6. FAQ

Wie sieht die QES aus?

Die QES selbst unterscheidet sich rein optisch nicht von anderen elektronischen Unterschriften. Die Besonderheit der QES liegt in den Sicherheitsvorkehrungen, die im Hintergrund zur Signatur ablaufen, wobei es insbesondere auf das qualifizierte Zertifikat ankommt.

Was ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter?

Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (auch Trust Service Provider), wie beispielsweise D-Trust, Bundesnotarkammer oder Deutsche Post, ist für die Ausstellung und Verwaltung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen zuständig. Der Vertrauensdiensteanbieter muss seine Geschäftsaufnahme der Bundesnetzagentur mitteilen und unterliegt somit der Aufsicht der Bundesnetzagentur.

Kann ich ein Dokument mit einer eingescannten Unterschrift unterschreiben?

Ja. Es kommt jedoch darauf an, um was für eine Art Dokument es sich handelt. Wenn gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus, damit ein Vertrag rechtswirksam ist. Sie müssen dann zwingend eine QES nutzen oder per Hand unterschreiben. Wenn Sie einen Vertrag mit einer eingescannten Unterschrift signieren, handelt es sich um eine einfache elektronische Signatur, die vor Gericht eine geringe Beweiskraft hat. Achten Sie daher darauf, dass Sie für wichtige Dokumente keine eingescannte Unterschrift nutzen, sondern eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder bestenfalls eine QES.

Kann ich die elektronische Signatur für alle Dokumente nutzen?

Nein. Wenn das Gesetz ein handschriftliches Dokument (z.B. Testament) fordert, gibt es derzeit keine Möglichkeit, die handschriftliche Form digital zu ersetzen. Bei der notariellen Beglaubigung kommt es auf die Art der Beglaubigung an. So können im Gesellschaftsrecht seit dem 1. August 2022 viele Dokumente, wie z. B. Gesellschafterbeschlüsse, per QES unterschrieben und auch digital vom Notar beglaubigt werden.

Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erhalten Sie über einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter, etwa die Bundesdruckerei, D-Trust oder PostIdent der Deutschen Post AG. Dazu ist eine Identifizierung per Video-Ident oder vor Ort nötig. Nach erfolgreicher Prüfung kann die Signatur über eine entsprechende Software oder App verwendet werden.

Was kostet eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die Kosten für eine qualifizierte elektronische Signatur variieren je nach Anbieter. In der Regel liegen sie zwischen 20 und 100 Euro pro Jahr. Einige Anbieter bieten auch Einzelsignaturen ab etwa 5 Euro an. Bei größeren Nutzungsvolumen oder Unternehmenslösungen gelten oft individuelle Preisstaffelungen.

Was ist eine E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur?

Eine E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur enthält ein digitales Zertifikat, das die Identität des Absenders rechtsverbindlich bestätigt. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift und garantiert, dass Inhalt und Absender authentisch und unverändert sind. So ist sie besonders für Verträge und offizielle Mitteilungen rechtssicher.

Wie komme ich zu einer elektronischen Signatur?

Eine elektronische Signatur erhalten Sie durch Registrierung bei einem Anbieter wie DocuSign, Adobe Sign oder der Bundesdruckerei. Nach Identifizierung können Sie Dokumente digital signieren. Es gibt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen, je nach gewünschtem Sicherheits- und Rechtsniveau.