Qualifizierte elektronische Signatur

Sicher, rechtsverbindlich und teils sogar verpflichtend: Nutzen auch Sie die Vorteile qualifizierter elektronischer Signaturen

Fachlich geprüft von: Rechtsanwalt Sören Siebert Rechtsanwalt Sören Siebert
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Das Wichtigste in Kürze

  • Es besteht für Online-Händler, Agenturen und andere Webseitenbetreiber zum Teil eine Pflicht zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
  • Nur die QES hat bei digital geschlossenen Verträgen den Stellenwert einer händischen Unterschrift.
  • Sie brauchen kein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte, um mit einer QES zu unterzeichnen - Ihre Identifizierung ist komplett digital möglich.

Worum geht's?

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und vermehrter Arbeit aus dem Home-Office erscheinen ausgedruckte Verträge und die Unterschrift per Hand nicht nur altmodisch, sondern auch ineffizient. Durch digitale Verträge können Unternehmensprozesse optimiert und Kosten reduziert werden. Da jedoch nicht an der falschen Stelle gespart werden sollte, stellt sich die Frage, wie sicher eine digitale Unterschrift überhaupt ist? Hier kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel und stellt sich als optimale und teils sogar verpflichtende Lösung dar, um die händische Unterschrift zu ersetzen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die QES ist und wann Sie diese benötigen.

 

1. Die drei Ebenen der elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine Möglichkeit, online Verträge zu unterschreiben. Neben der QES gibt es die einfache elektronische Signatur sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese drei Varianten ergeben sich aus der europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (kurz: eIDAS-VO) und unterscheiden sich wie folgt:

Einfache elektronische Signatur

Diese Form der digitalen Unterschrift muss keine Anforderungen erfüllen. Aus diesem Grund ist es nicht nachvollziehbar, ob im Nachhinein etwas an dem Dokument geändert wurde oder ob die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person ist. Eine einfache Signatur liegt zum Beispiel vor, wenn Sie auf Papier unterschreiben und diese Unterschrift einscannen oder eine "Ich stimme zu"-Checkbox anklicken.

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Wussten Sie schon?

Wenn Sie ein Vertragsangebot per E-Mail annehmen, gilt Ihre E-Mail Signatur als elektronische Unterschrift. Wenn Sie sich fragen, ob eine Signatur im Geschäftsverkehr überhaupt verpflichtend ist, lesen Sie unseren Artikel “Geschäftliche E-Mails verschicken - Alles zur Signatur, Impressum und DSGVO-Pflichtangaben”.

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Fortgeschrittene elektronische Signatur

Diese Art der Unterschrift zeichnet sich durch folgende Punkte aus:

  • Die Signatur kann der unterschreibenden Person eindeutig zugeordnet werden.
  • Eine Identifizierung ist möglich, z. B. über die E-Mail Adresse.
  • Die Signatur wird unter Verwendung von Signaturerstellungsdaten erstellt.
  • Änderungen im Dokument können nach Unterzeichnung nicht unbemerkt vorgenommen werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die QES hat die höchste Qualitätsstufe. Daher sind auch die Anforderungen an eine solche Signatur entsprechend hoch. Die QES unterscheidet sich nur in einem wichtigen Punkt von der fortgeschrittenen Signatur: Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat. Ein Zertifikat garantiert, dass die signierende Person auch tatsächlich die zur Unterschrift berechtigte Person ist, was durch vorherige Identifizierung per gültigem Ausweis geprüft wurde. Dieses Zertifikat wird durch eine Signaturkarte oder einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (sog. Signaturerstellungseinheit) erstellt.

Qualifizierte Signatur vs. einfache und fortgeschrittene Signatur

 

Einfache elektronische Signatur

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Qualifizierte elektronische Signatur

Sicherheitslevel

niedrig

hoch 

sehr hoch

Fälschungssicher

nein

ja

ja 

Beweiskraft vor Gericht

gering

hoch

sehr hoch

Gültigkeit bei Verträgen mit Schriftformerfordernis

nein

nein

ja 

2. Ist die qualifizierte elektronische Signatur für mich verpflichtend?

Zwingend ist die QES nur für Dokumente, die per Gesetz die Schriftform voraussetzen, da nur die QES laut Artikel 25 der eIDAS-VO die händische Unterschrift ersetzen kann. Die Schriftform ist beispielsweise bei Verbraucherdarlehensverträgen und vermehrt im Arbeitsrecht, wie beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen, Kündigungserklärungen und Arbeitszeugnissen, einzuhalten.

Für Online-Händler, Agenturen und andere Webseitenbetreiber besteht daher nur in seltenen Fällen eine Pflicht zur Verwendung einer QES, wenn es um das Unterschreiben digitaler Dokumente geht. Die Verwendung einer QES macht jedoch Sinn, wenn Ihr digitales Dokument eine besonders hohe Relevanz hat. Wenn Sie zum Beispiel Verträge mit einer langen Vertragslaufzeit, hohen Verkaufspreisen, großem Haftungsrisiko, mit einem neuen Vertragspartner oder einem Geschäftspartner aus der EU schließen, empfehlen wir Ihnen, eine QES zu nutzen.

Sören Siebert
Sören SiebertRechtsanwalt

3. Vor- und Nachteile der QES

Wenn Sie sich nun fragen, ob die QES für Sie als Webseitenbetreiber von Nutzen sein könnte, verschaffen Sie sich nun einen Überblick über die Vor- und Nachteile.

Vor- & Nachteile
Vorteile
  • Rechtsverbindlichkeit: Eine QES ist rechtlich genauso bindend wie eine handschriftliche Unterschrift.
  • Sicherheit: Die QES ist durch Verschlüsselung geschützt, was das Risiko von Fälschungen reduziert.
  • Effizienz: Die Nutzung einer QES beschleunigt den Unterschriftenprozess. Dokumente können direkt unterschrieben und verschickt werden, was die internen Prozesse beschleunigt.
    Kosten und Zeiteinsparungen: Sie sparen Kosten für das Papier, das Ausdrucken, den Versand sowie die analoge Archivierung von Dokumenten. So wird gleichzeitig auch Zeit gespart, die in das Kerngeschäft investiert werden kann.
  • Umweltfreundlichkeit: Ganz offensichtlich reduzieren Sie Papier und Druckertinte und verbessern so den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.
    Vereinfachung für Kunden bzw. Geschäftspartner: Ihre Geschäftspartner können Verträge bequem von überall unterschreiben.
  • EU-weite Akzeptanz: Die QES ermöglicht es Ihnen, Dokumente unkomplizierter und ohne langes Warten EU-weit unterschreiben zu lassen.
  • Nachverfolgbarkeit: Sie können den aktuellen Status eines Dokuments jederzeit prüfen.
Nachteile bzw. Risiken
  • Umsetzung: Da eine QES viele Anforderungen erfüllen muss, erscheint die Einrichtung aufwändig. Sie müssen sich einmalig identifizieren lassen und vor jeder Unterschrift eine Authentifizierung vornehmen. Je nach Größe Ihres Unternehmens sind gegebenenfalls Schulungen erforderlich.
  • Kosten: Für die Einführung einer QES fallen Kosten an, zum Beispiel für den Vertrauensdiensteanbieter oder Hardware.
  • Betrug: Auch wenn die QES als besonders sicher gilt, kann es passieren, dass z.B. die Signaturkarte verloren geht oder gestohlen wird und missbraucht wird.
  • Abhängigkeit von Infrastruktur: Die Nutzung einer QES erfordert eine zuverlässige Infrastruktur, inklusive sicherer Server und Netzwerke.
  • Akzeptanz durch Geschäftspartner: Damit Sie die QES nutzen können, müssen auch Ihre Geschäftspartner und Kunden bereit sein, sich eine QES einzurichten.

 

Durch den Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie nach einmaliger Investition langfristig Kosten sparen und Ihr Unternehmen effizienter und professioneller aufstellen, ohne dabei rechtliche Sicherheit zu verlieren. Insbesondere wenn Sie eine große Anzahl an Verträgen abschließen, lohnt es sich, die QES zu verwenden.

Darüber hinaus können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch die Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) steigern. Schließen Sie viele Verträge ab und suchen preisgünstige und abmahnsichere AGB?

 

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4. Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Das nachfolgende Verfahren beschreibt die cloudbasierte Lösung für qualifizierte Signaturen, für die Sie keine Hard- oder Software eines Dienstleisters brauchen. Alternativ können Sie ein Kartenlesegerät in Verbindung mit einer Signaturkarte nutzen und entsprechende Software, die mit dem Kartenlesegerät verbunden ist. Aus unserer Sicht ist die cloudbasierte Lösung nicht nur einfacher in der Handhabung, sondern auch sicherer, da es keine Signaturkarte gibt, die gestohlen werden kann und so zu Sicherheitsproblemen führt.

Einmalige Anmeldung & Identifizierung

  1. Als Grundlage für eine QES müssen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter auswählen. Auf der Internetseite der Bundesnetzagentur finden Sie eine Liste qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.
  2. Beim Vertrauensdiensteanbieter registrieren Sie sich und lassen per Video Ihre Identität bestätigen. Das funktioniert über die Kamera und das Mikrofon Ihres Smartphones bzw. Computers und Sie brauchen lediglich Ihren gültigen Ausweis.
  3. Sie erhalten ein qualifiziertes Zertifikat von Ihrem Vertrauensdiensteanbieter.

Authentifizierung & unterschreiben

  1. Sie verschicken oder erhalten ein Dokument zur Unterschrift.
  2. Sobald Sie bestätigen, dass Sie das Dokument unterzeichnen wollen, findet eine Weiterleitung zum Vertrauensdiensteanbieter statt.
  3. Im nächsten Schritt müssen Sie sich bei Ihrem Vertrauensdiensteanbieter einloggen.
  4. Es erfolgt eine persönliche Authentifizierung. Hierfür wird häufig eine Zwei-Faktor-Authentifizierung via SMS TAN verwendet. 
  5. Nach Eingabe der erhaltenen Tan, können Sie das Dokument qualifiziert elektronisch unterschreiben.

5. FAQ

Wie sieht die QES aus?

Die QES selbst unterscheidet sich rein optisch nicht von anderen elektronischen Unterschriften. Die Besonderheit der QES liegt in den Sicherheitsvorkehrungen, die im Hintergrund zur Signatur ablaufen, wobei es insbesondere auf das qualifizierte Zertifikat ankommt.

Was ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter?

Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (auch Trust Service Provider), wie beispielsweise D-Trust, Bundesnotarkammer oder Deutsche Post, ist für die Ausstellung und Verwaltung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen zuständig. Der Vertrauensdiensteanbieter muss seine Geschäftsaufnahme der Bundesnetzagentur mitteilen und unterliegt somit der Aufsicht der Bundesnetzagentur.

Kann ich ein Dokument mit einer eingescannten Unterschrift unterschreiben?

Ja. Es kommt jedoch darauf an, um was für eine Art Dokument es sich handelt. Wenn gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus, damit ein Vertrag rechtswirksam ist. Sie müssen dann zwingend eine QES nutzen oder per Hand unterschreiben. Wenn Sie einen Vertrag mit einer eingescannten Unterschrift signieren, handelt es sich um eine einfache elektronische Signatur, die vor Gericht eine geringe Beweiskraft hat. Achten Sie daher darauf, dass Sie für wichtige Dokumente keine eingescannte Unterschrift nutzen, sondern eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder bestenfalls eine QES.

Kann ich die elektronische Signatur für alle Dokumente nutzen?

Nein. Wenn das Gesetz ein handschriftliches Dokument (z.B. Testament) fordert, gibt es derzeit keine Möglichkeit, die handschriftliche Form digital zu ersetzen. Bei der notariellen Beglaubigung kommt es auf die Art der Beglaubigung an. So können im Gesellschaftsrecht seit dem 1. August 2022 viele Dokumente, wie z. B. Gesellschafterbeschlüsse, per QES unterschrieben und auch digital vom Notar beglaubigt werden.

 

 

Frauke Frotscher
Frauke Frotscher, LL.M.
Legal Writerin

Frauke Frotscher ist Wirtschaftsjuristin und hat sich im Rahmen ihres Masterstudiums im internationalen Lizenzrecht auf die Rechtsgebiete des Urheber-, Marken- und Vertragsrechts sowie das Zusammenspiel von Recht und Künstlicher Intelligenz spezialisiert. Mit diesen Schwerpunkten verstärkt sie seit 2023 das eRecht24-Redaktionsteam als Legal Writerin. Aufgrund ihrer vorherigen Tätigkeit als Juristin einer Rechtsabteilung, ist sie Expertin in der verständlichen Kommunikation juristischer Inhalte.

Rechtsanwalt Sören Siebert
Sören Siebert
Rechtsanwalt und Gründer von eRecht24

Rechtsanwalt Sören Siebert ist Gründer von eRecht24 und Inhaber der Kanzlei Siebert Lexow. Mit 20 Jahren Erfahrung im Internetrecht, Datenschutz und ECommerce sowie mit mehr als 10.000 veröffentlichten Beiträgen und Artikeln weist Rechtsanwalt Sören Siebert nicht nur hervorragende Fach-Expertise vor, sondern hat auch das richtige Gespür für seine Leser, Mandanten, Kunden und Partner, wenn es um rechtssichere Lösungen im Online-Marketing und B2B / B2C Dienstleistungen sowie Online-Shops geht. Neben den zahlreichen Beiträgen auf eRecht24.de hat Sören Siebert u.a. auch diverse Ebooks und Ratgeber zum Thema Internetrecht publiziert und weiß ganz genau, worauf es Unternehmern, Agenturen und Webdesignern im täglichen Business mit Kunden ankommt: Komplexe rechtliche Vorgaben leicht verständlich und mit praktischer Handlungsanleitung für rechtssichere Webseiten umsetzen.


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