Worum geht's?
Die Buchführungspflicht betrifft alle Selbstständigen, denn sie legt fest, ob die Buchhaltung in Form der doppelten Buchführung gemacht werden muss oder ob die einfache Buchführung ausreicht. Doch was ist der Unterschied und was bedeutet das für die Unternehmensgründung? Wer muss doppelt Bücher führen und wer darf eine vereinfachte EÜR abgeben – und was ist das überhaupt? Wir klären, wie die Buchführungspflicht für Freiberufler, Gewerbetreibende und andere Selbstständige gesetzlich geregelt ist.
1. Was ist die Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht regelt, wie eine selbstständige Person oder ein Unternehmen Bücher zu führen hat – entweder mit der doppelten oder mit der einfachen Buchführung. Wer buchführungspflichtig ist, legen das Handelsrecht und das Steuerrecht in § 238 HGB (Handelsgesetzbuch) sowie § 140 AO und § 141 AO (Abgabenordnung) fest.
Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass sämtliche Geschäftsvorfälle – also die Einnahmen und Ausgaben – klar ersichtlich sind, damit sich Außenstehende wie z. B. das Finanzamt einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens machen können. Außerdem dient sie der Gewinnermittlung und der Berechnung der Steuern.
Die allgemeine Buchführungspflicht betrifft jede Selbstständigkeit: Auch wer keine doppelte Buchführung machen muss, ist trotzdem verpflichtet, Bücher zu führen und seine Geschäftsvorgänge korrekt, vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Das ist dann aber auf dem unkomplizierteren Weg der einfachen Buchführung möglich.
SCHON GEWUSST?
Ist von der Buchführungspflicht die Rede, ist damit oft die Pflicht zur doppelten Buchführung gemeint. Diese betrifft nicht alle Selbstständigen und Unternehmen, sondern nur diejenigen, die die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
2. Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Während manche Selbstständigen und Unternehmen ihre Bücher mit einer einfachen Buchführung (EÜR) führen dürfen, sind andere zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet. Der Unterschied liegt vor allem in dem damit verbundenen Aufwand.
- Einfache Buchführung: In der einfachen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres erfasst und gegenübergestellt. Aus der Differenz ergibt sich der erwirtschaftete Gewinn, der dann versteuert werden muss.
- Doppelte Buchführung: Bei der doppelten Buchführung müssen sämtliche Geschäftsvorfälle systematisch auf zwei Buchungskonten (nicht Bankkonten) erfasst werden. Am Ende des Jahres wird daraus eine Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Diese liefert wertvolle Geschäftszahlen, ist aber auch deutlich aufwendiger als die Gewinnermittlung per EÜR.
GUT ZU WISSEN
Die einfache Buchführung funktioniert über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die einmal im Jahr zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgegeben wird. Das Pendant dazu ist bei der doppelten Buchführung der Jahresabschluss, dessen Grundlage die Gewinn- und Verlustrechnung ist.
3. Wer ist von der (doppelten) Buchführungspflicht betroffen?
Bestimmte Selbstständige und Unternehmen müssen einmal im Jahr eine Bilanz vorlegen und sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wer davon betroffen ist, ergibt sich aus dem Handels- und Steuerrecht.
Einzelunternehmer
Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind und nicht im Handelsregister eingetragen sind, aber ein Gewerbe führen, müssen eine doppelte Buchführung machen, sobald sie bestimmte Umsatz- bzw. Gewinngrenzen überschreiten. Diese legt § 141 AO fest. Eine Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht bei
- mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr oder
- mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr
Die Umsatz- und Gewinngrenzen wurden mit dem Wachstumschancengesetz zum 1. Januar 2024 angehoben. Bis 2023 waren noch die Grenzen von 60.000 bzw. 600.000 Euro entscheidend.
Eingetragene Kaufleute
Wer ein Gewerbe führt und als eingetragener Kaufmann (e. K.) tätig ist, ist gemäß § 238 HGB dazu verpflichtet, seine Bücher über die doppelte Buchführung zu führen. Eine Ausnahme besteht, wenn die oben genannten gesetzlichen Schwellenwerte nicht überschritten werden.
Kapitalgesellschaften
Für Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs gilt die doppelte Buchführungspflicht in jedem Fall – unabhängig von der Höhe der Umsätze oder Gewinne.
Personengesellschaften
Unternehmen, die als Personengesellschaft geführt werden, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie im Handelsregister eingetragen sind. Das betrifft die Rechtsformen OHG und KG sowie deren Mischformen GmbH & Co. KG und die UG & Co KG.
GbRs müssen als Personengesellschaft ohne Handelsregistereintrag nur dann doppelt Bücher führen, wenn sie die Umsatzgrenze von 800.000 Euro oder die Gewinngrenze von 80.000 Euro überschreiten.
INTERESSANT
Eine Sonderform der GbR ist die Partnerschaftsgesellschaft (PartG), die sich speziell an Angehörige der freien Berufe richtet. Mit dieser Unternehmensform können sich mehrere Freiberufler für eine Gründung zusammenschließen, ohne dass die Vorteile der Freiberuflichkeit verloren gehen: So unterliegt die PatG z. B. nicht der Buchführungspflicht.
4. Gilt die Buchführungspflicht für Freiberufler?
Nein, die Buchführungspflicht im Sinne der doppelten Buchführung gilt nicht für Freiberufler. Neben der Befreiung von der Gewerbesteuerpflicht ist das einer der größten Vorteile der Freiberuflichkeit: Angehörige der freien Berufe dürfen ihre Buchführung und Gewinnermittlung mit der vereinfachten EÜR erledigen. Das betrifft u. a.:
- Ärzte, Zahnärzte, Apotheker, Psychotherapeuten und Heilpraktiker
- Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare
- Ingenieure und Architekten
- Schriftsteller, Journalisten, Übersetzer, Künstler und Musiker
- Dozenten, Lehrer und Erzieher
- Unternehmensberater
Wer als Gründer einer freiberuflichen Tätigkeit nachgeht, muss kein Gewerbe anmelden, keine Gewerbesteuer erheben und auch keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Eine doppelte Buchführungspflicht für Freiberufler gibt es nicht – und zwar egal, wie viel Umsatz oder Gewinn im Jahr erwirtschaftet wird. Freiberufler dürfen unabhängig von ihren Einnahmen eine einfache Buchführung machen.
5. Wie müssen Kleinunternehmer ihre Bücher führen?
Auch für Kleinunternehmer ist die einfache Buchführung in der Regel ausreichend. Entscheidend sind hier wieder die oben genannten Umsatzgrenzen. Werden diese im Geschäftsjahr überschritten, endet aber ohnehin in der Regel die Kleinunternehmerregelung.
Streng genommen hat die Kleinunternehmerregelung gar nichts mit der Buchführungspflicht zu tun – sie stammt nämlich aus dem Umsatzsteuerrecht und regelt, ob Sie Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen müssen. Kleinunternehmer können Sie sein, wenn Sie die gesetzlichen Umsatzgrenzen nicht überschreiten – die Regelung ist aber keine Pflicht und vor allem ist sie auch keine Unternehmensform wie z. B. die GmbH.
Wann gilt man als Kleinunternehmer?
Das Finanzamt kann Sie als Kleinunternehmer einstufen, wenn Ihr Umsatz
- im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrug und
- im laufenden Geschäftsjahr 100.000 Euro nicht übersteigt.
Werden die Grenzen überschritten, fallen Sie unter die Regelbesteuerung und müssen Umsatzsteuer erheben. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass Sie dann auch eine doppelte Buchführung machen müssen. Hier sind wieder die Grenzen von 80.000 Euro/800.000 Euro sowie eine eventuelle Eintragung ins Handelsregister entscheidend.
Grundsätzlich wäre es also z. B. denkbar, dass Sie als eingetragener Kaufmann die Kleinunternehmerregelung nutzen, aber trotzdem buchführungspflichtig sind, weil Sie verpflichtend im Handelsregister eingetragen sind.
Und was ist mit einem Kleingewerbe?
Mit einem Kleingewerbe sind Sie nicht automatisch auch Kleinunternehmer. Als Kleingewerbetreibende bezeichnet man Unternehmer, die keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen. Führen Sie ein solches Kleingewerbe, gelten Sie nicht als Kaufmann im Sinne des HGB – und sind daher auch nicht buchführungspflichtig.
Eine Ausnahme besteht nur für Unternehmer mit einem Kleingewerbe, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen: Sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.
6. Was muss ich bei der Buchführung rechtlich beachten?
Was Sie bei der Buchhaltung beachten müssen, hängt davon ab, auf welche Art Sie selbstständig sind. Eine doppelte Buchführungspflicht für Freiberufler gibt es nicht – das heißt, Sie können beim Finanzamt eine EÜR abgeben. Auch GbRs, Kleinunternehmer, Kleingewerbetreibende sowie Einzelunternehmer, die die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten, dürfen in der Regel eine einfache Buchführung durchführen.
WICHTIG
Unabhängig von der Buchführungspflicht müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Diese sollen sicherstellen, dass Einnahmen und Ausgaben jederzeit nachvollziehbar sind, sodass das Finanzamt die Richtigkeit Ihrer Angaben prüfen kann.
Buchführung GoBD-konform gestalten
Die GoBD stellen gewisse Ansprüche an die Buchhaltung von Selbstständigen. Sämtliche Buchungen müssen
- vollständig sein (keine Einnahmen oder Ausgaben dürfen ausgelassen werden),
- richtig sein (keine falschen Beträge oder Daten),
- zeitgerecht gebucht werden (Belege müssen möglichst zeitnah erfasst werden),
- geordnet sein (Belege müssen systematisch abgelegt werden).
Achten Sie außerdem darauf, dass ein einmal erfasster Datensatz (z. B. eine Rechnung) nachträglich nicht so geändert werden darf, dass die ursprüngliche Version nicht mehr erkennbar ist. Alle Änderungen müssen nachvollziehbar sein und protokolliert werden. Es ist also nicht ausreichend, Belege in Word oder Excel zu speichern, wo sie später unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden könnten.
Rechnungen aktuell halten
Als Selbstständiger sind Sie verpflichtet, anderen Unternehmern (B2B) korrekte und aktuelle Rechnungen auszustellen. Diese müssen eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer haben und die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (z. B. Leistungsdatum, Steuernummer/USt-ID). Besonders wichtig ist das im Hinblick auf den Vorsteuerabzug.
Gegenüber Privatpersonen besteht keine allgemeine Rechnungspflicht, sondern nur dann, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder um eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt. Dennoch ist eine Ausstellung allein aus Gründen der Professionalität und für Ihre eigene Buchführung sinnvoll.
SCHON GEWUSST?
Im B2B-Bereich müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten. Ab 2028 gilt die Verpflichtung auch für die Ausstellung. Bieten Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen ausschließlich Verbrauchern an, betrifft Sie die E-Rechnungspflicht nicht.
Aufbewahrungsfristen beachten
Alle Unternehmen und Selbstständigen (auch Freiberufler) müssen bei ihrer Buchführung die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Geschäftsbriefe und Belege beachten:
- Rechnungen, Belege, Handelsbücher, Jahresabschlüsse: 10 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe: mindestens 6 Jahre
Geschäftskonto – Pflicht oder nicht?
Ob für Ihre Buchführung ein separates Geschäftskonto vorgeschrieben ist, hängt von der Unternehmensform ab:
- Freiberufler, Kleinunternehmer und Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag sind nicht verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen.
- Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG ist ein eigenes Geschäftskonto für die doppelte Buchführung Pflicht.
Auch wenn keine Pflicht besteht, ist ein separates Konto für Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben dringend ratsam, um Ihre Finanzen sauber zu trennen. Außerdem verbieten viele Banken die Nutzung privater Konten für geschäftliche Zwecke ohnehin in ihren AGB.
- Sammeln Sie alle Belege lückenlos – keine Buchung ohne Beleg.
- Nutzen Sie ein GoBD-konformes Buchhaltungsprogramm.
- Trennen Sie geschäftliche von privaten Transaktionen.
- Prüfen Sie, ob Sie unter die einfache Buchführungspflicht (z. B. als Freiberufler) fallen oder eine doppelte Buchführung machen müssen (z. B. als GmbH).
- Stellen Sie fristgerechte Rechnungen mit den erforderlichen Pflichtangaben aus.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob die Umsatz- und Gewinngrenzen noch für Sie gelten.
- Behalten Sie Abgabe- und Aufbewahrungsfristen im Blick, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
7. Fazit: Buchführungspflicht für Freiberufler im Überblick
Eine ordnungsgemäße Buchführung schützt Sie vor steuerlichen Nachteilen, erleichtert die Unternehmensplanung und schafft Vertrauen in Ihr Unternehmen bei Kunden und Geschäftspartnern. Sind Sie freiberuflich selbstständig, genügt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Eine doppelte Buchführungspflicht für Freiberufler gibt es nicht – unabhängig von Ihren Umsätzen und Gewinnen. Ihre Geschäftsvorgänge müssen Sie dennoch ordnungsgemäß und GoBD-konform dokumentieren.
Für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften mit Handelsregistereintrag sowie Einzelunternehmer und eingetragene Kaufleute, die die gesetzlichen Umsatz- bzw. Gewinngrenzen überschreiten, gilt hingegen eine Pflicht zur doppelten Buchführung.
Unser Tipp: Worauf es beim Schritt in die Selbstständigkeit rechtlich ankommt, haben wir Ihnen im Artikel “In 10 Schritten zur rechtssicheren Unternehmensgründung” zusammengefasst. Alle wichtigen Tools zur praktischen Absicherung Ihres Unternehmens finden Sie auf eRecht24 Premium.
8. FAQ: Häufige Fragen zur Buchführungspflicht für Freiberufler
