Worum geht's?
Die Frage, ob ein Einzelunternehmen einen Jahresabschluss erstellen muss, beschäftigt viele Selbstständige, Freiberufler und Gründer und sorgt nicht selten für Unsicherheit. Denn während Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG klar unter die gesetzliche Bilanzierungspflicht fallen, hängt diese bei Einzelunternehmen von verschiedenen Faktoren ab. Wir klären, wer einen Jahresabschluss abgeben muss und wann die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreicht.
1. Was ist ein Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist die Zusammenfassung der Buchführung eines Unternehmens zum Ende eines Geschäftsjahres. Er gibt einen Überblick über die wirtschaftliche Lage – also ob der Betrieb Gewinne oder Verluste gemacht hat – und ist die Grundlage für die Steuerberechnung. Zum Stichtag wird er zusammen mit der Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt.
Jahresabschluss im Überblick
Erstellen müssen den Jahresabschluss Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Er setzt sich zusammen aus der Bilanz (Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden) und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Abhängig von der Rechtsform (z. B. GmbH oder AG) können zusätzliche Unterlagen wie ein Lagebericht oder ein Anhang erforderlich sein.
Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sowie bestimmte Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG müssen ihre Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger veröffentlichen, dem Verkündungs- und Bekanntmachungsorgan der Bundesrepublik. Dadurch sollen Geschäftspartner, Gläubiger, Banken und Investoren die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens besser nachvollziehen können.
Bilanzierungspflichtige Einzelunternehmen sowie Personengesellschaften ohne Haftungsbeschränkung (z. B. OHG) müssen ihre Bilanz nicht im Bundesanzeiger veröffentlichen, sondern den Jahresabschluss nur beim Finanzamt abgeben.
2. Wer muss einen Jahresabschluss machen?
Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen. Wie erwähnt, betrifft die Pflicht nur diejenigen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen und ihre Buchführung über die doppelte Buchführung erledigen müssen. Dies hängt u. a. von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens ab.
Die doppelte Buchführung ist eine Buchhaltungsmethode, bei der jeder Geschäftsvorgang systematisch und separat auf zwei Buchungskonten verbucht werden muss (Konto- und Gegenkonto). Sie ist die Grundlage für die Gewinnermittlung mittels Bilanz und GuV.
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Bücher führen müssen alle Unternehmer, allerdings ist nicht jeder auch zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Pflicht betrifft
- Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sowie Mischformen wie die GmbH & Co. KG – unabhängig vom Gewinn und Umsatz (Bilanz muss im Bundesanzeiger veröffentlicht werden).
- Personenhandelsgesellschaften wie OHG und KG – sie müssen ihre Bilanz aber nicht im Bundesanzeiger veröffentlichen.
- Eingetragene Kaufleute und Gewerbetreibende – jedoch erst, wenn sie die gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten.
GUT ZU WISSEN
Laut § 241a HGB (Handelsgesetzbuch) bestehen unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen von der Bilanzierungspflicht. Wenn ein Unternehmen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 80.000 Euro Gewinn oder nicht mehr als 800.000 Umsatz erwirtschaftet hat, muss es keine Bilanz erstellen.
Diese Ausnahme greift allerdings nicht für GmbH, AG und GmbH & Co. KG – sie sind unabhängig von ihren Einnahmen bilanzierungspflichtig.
Wie erfolgt die Buchführung, wenn das Unternehmen nicht bilanzierungspflichtig ist?
Unternehmen, die nicht der Bilanzierungspflicht unterliegen und keine doppelte Buchführung machen müssen, können ihren Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
Diese ist leichter zu erstellen, da lediglich Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt werden. Aus der Differenz ergibt sich dann der zu versteuernde Gewinn bzw. Verlust. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung wird diese Methode als einfache Buchführung bezeichnet.
Wer darf die einfache Buchführung machen und eine EÜR abgeben?
Ist Ihr Unternehmen nicht bilanzierungspflichtig, müssen Sie keinen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen, sondern dürfen beim Finanzamt eine vereinfachte EÜR abgeben.
Ob Sie bilanzierungspflichtig sind oder nicht, ergibt sich aus der Rechtsform Ihres Unternehmens, dem Umsatz und dem Gewinn sowie aus dem Handelsregistereintrag. Bestimmte Einzelunternehmer wie Kleingewerbetreibende und Freiberufler dürfen beispielsweise auf die einfache Buchführung zurückgreifen.
3. Muss ich als Einzelunternehmer einen Jahresabschluss machen?
Ob Sie bei der Gründung eines Einzelunternehmens einen Jahresabschluss machen müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unter bestimmten Voraussetzungen sind Einzelunternehmen von der Bilanzierungspflicht befreit.
Grundsätzlich handelt es sich bei Einzelunternehmen um Unternehmen, die von einer einzelnen natürlichen Person geführt werden. Steuer- und Handelsrecht unterscheiden allerdings verschiedene Formen, für die unterschiedliche Regelungen für Jahresabschluss und Bilanz gelten. Einzelunternehmer können sein:
- Eingetragene Kaufleute
- Gewerbetreibende und Kleingewerbetreibende
- Freiberufler
WICHTIG ZU WISSEN
Als Einzelunternehmer müssen Sie einen Jahresabschluss erst machen, wenn Ihr jährlicher Umsatz über 800.000 Euro oder Ihr Jahresgewinn über 80.000 Euro liegt. Unter diesen Grenzen reicht die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.
Sind Sie freiberuflich tätig, sind Sie grundsätzlich von der Pflicht zum Jahresabschluss befreit und dürfen unabhängig von Ihren Einkünften eine EÜR abgeben.
Führen Sie ein Kleingewerbe, erzielen Sie in der Regel im Jahr keine Umsätze, die die gesetzlichen Grenzwerte überschreiten. Bedeutet: Auch als Kleingewerbetreibender müssen Sie keinen Jahresabschluss erstellen.
Einzelkaufleute sind nur dann zu Bilanz und Jahresabschluss verpflichtet, wenn es sich um im Handelsregister eingetragene Kaufleute (e. K.) handelt und sie die gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten – sonst reicht ebenfalls die einfache Buchführung mit der EÜR aus.
4. Wer ist von der Bilanzierungspflicht befreit?
In jedem Fall von der Bilanzierungspflicht befreit sind Freiberufler. Einzelgewerbetreibende und eingetragene Kaufleute sind befreit, wenn sie die gesetzlich festgelegten Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten.
5. Wie muss ein Jahresabschluss aufgebaut sein?
Müssen Sie einen Jahresabschluss erstellen, besteht dieser aus zwei Bestandteilen: Der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt die Erträge und Aufwendungen gegenüber und weist den Jahresüberschuss aus. Hierzu zählen sämtliche Einnahmen Ihres Unternehmens sowie die Betriebsausgaben.
Die Bilanz
Die Bilanz zeigt am Stichtag die Aktiva und Passiva des Unternehmens an:
- Aktiva: Alles, was das Unternehmen besitzt (Vermögen)
- Passiva: Alles, was das Unternehmen schuldet (Verbindlichkeiten und Eigenkapital)
Die Differenz wird als Bilanzsumme bezeichnet. Wichtig ist, dass beide Seiten im Gleichgewicht stehen müssen. Jeder Geschäftsvorfall wirkt sich doppelt aus – es gibt keine Buchung ohne Gegenbuchung.
GUT ZU WISSEN
Grundlage für die Bilanz ist das Inventar. Dieses entsteht durch die Inventur, also die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden. Während das Inventar sehr detailliert ist, fasst die Bilanz die vielen einzelnen Posten in übersichtliche Gruppen zusammen.
6. Bis wann muss der Jahresabschluss fertig sein?
Sind Sie zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet, muss dieser
- gemäß Handelsgesetz innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres fertig sein. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist das der 31. Dezember des Folgejahres.
- gemäß Steuerrecht zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt abgegeben werden. Beauftragen Sie eine Steuerberatung mit der Erstellung, verlängert sich die Abgabefrist auf den 28./29. Februar des übernächsten Jahres.
Unternehmen, die ihre Bilanz beim Bundesanzeiger einreichen müssen, haben dafür ebenfalls maximal 12 Monate nach Abschlussstichtag Zeit.
7. Kann ich einen Jahresabschluss für mein Einzelunternehmen selbst machen?
Grundsätzlich können Sie den Jahresabschluss für Ihr Einzelunternehmen selbst machen – es besteht keine Pflicht, GuV und Bilanz von einem Steuerberater erstellen zu lassen. Allerdings sollte Ihnen bewusst sein, dass eine eigenständige Bilanzierung deutlich aufwendiger und komplexer ist als die Aufstellung einer EÜR. Sie erfordert nicht nur Fachkenntnisse in Buchhaltung, Handelsrecht und Steuerrecht, sondern ist auch nur mit vollständigen Unterlagen und einer geeigneten Software möglich.
Da selbst Steuerexperten bei Bilanzen aufgrund der hohen Komplexität Fehler unterlaufen können, lohnt es sich in der Regel, die Aufstellung des Abschlusses auszulagern.
Entscheiden Sie sich dennoch, Bilanz und GuV selbst zu machen, müssen Sie im ersten Schritt die Buchführung für das vergangene Geschäftsjahr abschließen und im zweiten Schritt alle Belege für die Erstellung Ihrer Jahresabrechnungen zusammenstellen. Geeignete Buchführungssoftware ist dabei unverzichtbar.
Schieben Sie die Erstellung des Jahresabschlusses nicht bis zur letzten Minute auf, denn das kostet nur Zeit und Nerven. Der beste Weg zu einem stressfreien Jahresabschluss ist eine frühzeitige Planung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchhaltung laufend gepflegt ist, sodass sich die Arbeit strukturiert und Schritt für Schritt erledigen lässt.
8. Fazit: Das müssen Einzelunternehmer zum Jahresabschluss wissen
Als Einzelunternehmer sind Sie erst bilanzierungspflichtig, wenn Sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren entweder mehr als 80.000 Euro Jahresgewinn oder mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz machen. Liegen Sie unter diesen Grenzen, reicht die einfache Buchführung samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.
Eine Bilanzierungspflicht für Freiberufler gibt es ungeachtet von Umsatz- und Gewinngrenzen nicht – sie dürfen in jedem Fall eine EÜR abgeben.
Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen höhere Anforderungen an die Buchführung umsetzen. Grundsätzlich ist es zwar möglich, den Jahresabschluss selbst zu machen, doch um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen, ist es in der Regel sinnvoll, die Erstellung auszulagern. Eine vorbereitende Buchhaltung für Selbstständige ist in jedem Fall empfehlenswert – denn je besser Ihre Unterlagen strukturiert sind, desto schneller geht der Jahresabschluss und desto weniger Kosten fallen für die Arbeit des Steuerberaters an.
- Buchführungspflicht: Prüfen Sie, ob Ihr Einzelunternehmen unter die Bilanzierungspflicht nach HGB oder AO fällt. Falls nicht, genügt die EÜR.
- Unsicherheiten klären: Sind Sie unsicher, ob Sie eine EÜR oder Bilanz erstellen müssen, hilft Ihnen das Finanzamt weiter.
- Belege sammeln: Keine Buchung ohne Beleg – sammeln und ordnen Sie alle Belege vollständig.
- Inventur und Vermögensübersicht: Führen Sie zum Abschlussstichtag eine Inventur durch, um alle Vermögenswerte und Schulden aufzunehmen.
- Unterlagen ablegen: Archivieren Sie Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge systematisch und beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Aufstellungsfristen im Blick behalten: Der Jahresabschluss muss binnen 12 Monaten nach Geschäftsjahresende aufgestellt werden.
- Steuerberater hinzuziehen: Um Fehler und Nachzahlungen zu vermeiden, lohnt sich professionelle Unterstützung. Mit einem Steuerberater verlängert sich auch die Abgabefrist für die Steuererklärung.
9. Häufig gestellte Fragen zum Jahresabschluss für Unternehmen
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