Worum geht's?
Sie haben gerade ein Unternehmen gegründet oder sind dabei eins zu gründen? Neben zahlreichen weiteren Entscheidungen müssen Sie sich auch mit steuerrechtlichen Fragen beschäftigen. Wie zum Beispiel wollen Sie mit der Umsatzsteuer verfahren? Ist die Kleinunternehmerregelung etwas für Sie? Wie erfolgt als Kleinunternehmer das Rechnungen Schreiben? Diese Fragen werden wir im Folgenden näher beleuchten.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Der Begriff Kleinunternehmerregelung ist ein Synonym für eine im Umsatzsteuergesetz vorhandene Vereinfachungsregelung. Diese gilt vor allem für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die aufgrund lediglich geringer Umsätze, von bestimmten umsatzsteuerlichen Pflichten befreit werden können. Wenn Sie sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Als Kleinunternehmer gelten Sie laut Umsatzsteuerrecht, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 22.000 € nicht überschritten hat und der Umsatz im jeweils aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird. Wichtig: Beide Voraussetzungen müssen gegeben sein.
Sie sind dazu verpflichtet, auf Ihren Rechnungen einen Hinweis für den Grund der fehlenden Umsatzsteuer anzugeben. Beispielhaft können Sie folgende Formulierung nutzen:
„Gemäß § 19 UstG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Kommt die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung, dürfen Sie auf Ihre Umsätze keine Umsatzsteuer erheben. Das bedeutet, dass Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer von beispielsweise 19 % angeben und an das Finanzamt abführen müssen. Es entfällt die Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Aber Achtung: Die jährliche Umsatzsteuererklärung müssen Sie trotzdem bei Finanzamt abgeben.
Sie können auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (Option zur Umsatzsteuer). In diesem Fall können Sie auch die gezahlte Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen, die Ihnen andere Unternehmer für betriebliche Aufwendungen in Rechnung gestellt haben.
Überschreiten Sie die Umsatzgrenzen, verlieren Sie Ihren Kleinunternehmer-Status und müssen Umsatzsteuer auf Ihre Umsätze erheben. Entscheiden Sie sich als müssen Sie dies gegenüber dem Finanzamt erklären. Die Entscheidung gilt für fünf Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie nach § 19 Abs. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) nicht mehr wechseln.
Sonderfall für Kleinunternehmer: Regelung für umsatzsteuerfreie Einnahmen
Umsatzsteuerfreie Waren und Dienstleistungen finden bei der Kleinunternehmerregelung keine Berücksichtigung. Dazu gehören unter anderem:
- Zinsen
- Mieteinnahmen
- Leistungen von Ärzten, Physiotherapeuten, Hebammen, Heilpraktikern
- Leistungen von Versicherungsvertretern, Kreditvermittlern etc.
- Leistungen aus ehrenamtlicher Tätigkeit
- Betreuungs- oder Pflegeleistungen
Das bedeutet: Wenn Sie mit einer Tätigkeit Geld verdienen, welche den umsatzsteuerfreien Waren und Dienstleistungen angehört, wird diese Tätigkeit nicht zur Umsatzgrenze gezählt.
Sie können also neben Ihren Mieteinnahmen handgenähte Kleidung verkaufen und damit unter die Kleinunternehmerregelung fallen – auch wenn der Umsatz insgesamt größer ist. Wichtig ist dabei nur, dass die Umsatzgrenze ausschließlich für die handgenähte Kleidung nicht überschritten wird.
Wie stelle ich einen Antrag zur Kleinunternehmerregelung?
Wenn Sie als Existenzgründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie Ihre Umsätze für das erste Kalenderjahr realistisch schätzen. Gründen Sie Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres, müssen Sie Ihren Umsatz des ersten Kalendermonats monatsgenau auf ein ganzes Jahr hochrechnen.
Unmittelbar nach der Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Gemeinde oder Anmeldung einer selbständigen (freiberuflichen) Tätigkeit beim Finanzamt erhalten Sie von diesem einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt. In diesem Fragebogen wird danach gefragt, wie Sie hinsichtlich der Umsatzsteuer verfahren möchte. Machen Sie keine Angaben, geht das Finanzamt davon aus, dass die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfolgt.
Sie können als Selbstständiger oder gewerblich Tätiger auch später noch einen Antrag zur Kleinunternehmerregelung stellen, wenn
- Sie die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überschritten haben und
- im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 € liegen.
Treffen diese Voraussetzungen zu, stellen Sie einen formlosen Antrag an Ihr zuständiges Finanzamt. Nach Überprüfung bestätigt das Finanzamt Ihnen den Antrag per Post.
Kleinunternehmer-Rechnung: So funktioniert‘s
Besonders wichtig ist, dass für Sie als Kleinunternehmer der Ausweis der Umsatzsteuer auf erstellte Rechnungen entfällt. Folgende Mindestbestandteile sind für Ihre Rechnungen relevant:
- Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (Bezeichnung der erbrachten Dienstleistung)
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (sog. Leistungsdatum)
- Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers bei Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Es ist gängige Praxis, dass Sie auch als Kleinunternehmer eine detaillierte Rechnung für ihre Leistungen erstellen. Zusätzlich sollten Sie dem Rechnungsempfänger durch einen Vermerk auf der Rechnung signalisieren, weshalb Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Dies können Sie beispielsweise durch folgenden Hinweis tun:
Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 (1) UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Auf die Anwendung der Regelbesteuerung wird verzichtet.
EÜR als Kleinunternehmer ans Finanzamt übermitteln
Die EÜR bezeichnet eine einfache Buchführung, die Einnahmenüberschussrechnung. Sie ist im Vergleich zur doppelten Buchführung, die große Unternehmen erstellen müssen, schneller zu bewerkstelligen. Als Kleinunternehmer können Sie mit der EÜR Ihren Gewinn ermitteln und diese gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.
Um die EÜR an das Finanzamt zu übermitteln, müssen Sie die Anlage EÜR ausfüllen. Die Steuererklärung mit EÜR müssen Sie bis zum 31. Juli des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt einreichen.
Wichtig:
Eine formlose Einkommensüberschussrechnung, wie sie bis 2017 erlaubt war, darf nicht mehr eingereicht werden. Kleinunternehmer müssen hierzu ebenfalls das Standardformular benutzen.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Grundsätzlich ist es voll und ganz Ihnen überlassen, ob Sie als Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchten oder nicht. Wir haben im Folgenden einmal die wichtigsten Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung tätigen. Außerdem müssen Sie bei der Umsatzsteuererklärung oftmals nur zwei Zahlen eintragen.
Durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung können Sie als Unternehmer, der lediglich Leistungen an Privatkunden oder nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer ausführt, einen leichten Wettbewerbsvorteil erlangen. Dies ist vor allem der Fall, wenn Sie aus dem Warenein- und -verkauf Gewinne erzielen.
Da der Endverbraucher Bruttopreise (inklusive Umsatzsteuer) vergleicht, können Sie die Ersparnis durch die ausbleibende Umsatzsteuer an den Kunden weitergeben und Ihre Ware entsprechend billiger anbieten.
Als Beispiel dazu: Sie verkaufen ein Produkt für 60 Euro. Umsatzsteuer müssen Sie nicht abführen, ihr Wettbewerber schon. Ihr Wettbewerber verkauft das gleiche Produkt für 60 Euro plus 19 Prozent Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) – also für 71,40 Euro. Gegenüber den Kunden haben Sie einen Preisvorteil von 11,40 Euro, das sind etwa 16 Prozent.
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Verzichten Sie allerdings gänzlich auf die Kleinunternehmerregelung, ergeben sich dadurch ebenfalls Nachteile. So müssen Sie unter anderem in den ersten 24 Monaten sogenannte Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Dadurch kann die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle bereits innerhalb des Jahres deutlich aufwändiger sein.
Sie sollten außerdem beachten, dass Sie zur Regelbesteuerung übergehen müssen, wenn Ihr Unternehmen sich positiv entwickelt. Das bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer auf Ihre Waren erheben müssen. Der Preis-Vorteil zieht dann nicht mehr und durch die Preiserhöhung könnten Sie Kunden verlieren.
Wenn Sie als Unternehmer Ihre Leistungen vorwiegend gegenüber anderen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen erbringen, kann die Option zur Umsatzsteuerpflicht Vorteile bringen. Denn in dem Fall können Sie Vorsteuer geltend machen. Bei Anschaffungen müssen Sie dadurch nur den Nettobetrag des erworbenen Gegenstandes finanzieren.
Ein weiterer Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist die Offenbarung im Angebot oder spätestens mit der Rechnung gegenüber dem Kunden, dass die Umsätze des Selbstständigen oder Freiberuflers unter 22.000 Euro liegen. Dies kann aus Marketing-Sicht einen sehr faden Beigeschmack bei den Kunden hinterlassen und das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Existenzgründers schmälern.
Fazit zur Kleinunternehmerregelung
Ob Sie die Kleinunternehmerregelung wählen sollten oder nicht, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- An welche Kundengruppe liefern Sie überwiegend? B2B oder B2C?
- Enthalten die voraussichtlichen Betriebsausgaben einen Vorsteuerabzug?
- Wollen Sie Vollerwerbsgründer werden oder handelt es sich um ein Nebengewerbe?
Als Vollerwerbsgründer lohnt sich die Kleinunternehmerregelung in der Regel nicht. Auch nicht, wenn Ihr Umsatz im ersten oder zweiten Jahr unter 22.000 Euro bleibt. Denn früher oder später müssen Sie zur Regelbesteuerung zurückkehren und dann fällt der Preis-Vorteil für Ihre Kunden weg.
Auch im Nebengewerbe lohnt sich die Kleinunternehmerregelung erst, wenn Sie im B2C-Bereich tätig sind und an Privatkunden verkaufen.
Bevor Sie eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt abgeben, sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten. Dieser kann die Vor- und Nachteile in Ihrem persönlichen Fall genau abwägen und Ihnen zur idealen Besteuerung raten.
FAQ: Kleinunternehmerregelung
PB macht ja keinen Umsatzsteueraus gleich. UB muss von den 119 Euro 19 Euro als Umsatzsteuer abführen und erhält von der 59,5 Euro-Ware die geleistete Umsatzsteuer von 9,5 Euro zurück. Beide machen einen Gewinn von 50 Euro.