Jeder Gründer steht am Anfang seiner Karriere als selbstständiger Unternehmer vor einer Vielzahl steuerrechtlicher Fragen. Eine Entscheidung die jeder Existenzgründer treffen muss ist seine Einstufung bezüglich der Umsatzsteuerbehandlung. Will er beim Rechnungen schreiben von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen oder besser nicht? Diese Frage werden wir im Folgenden näher beleuchten.
Inhaltsverzeichnis:
- Wer ist die Kleinunternehmerregelung?
- Wie entscheidet man sich für die Kleinunternehmerregelung?
- Was passiert wenn ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Rechnung stellt?
- Rechnungsstellung im Rahme der Kleinunternehmerregelung
- Vorteile und Nachteile
- Fazit
Was ist die Kleinunternehmerregelung, wer ist Kleinunternehmer?
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So umgehen Sie rechtliche Stolpersteine auf dem Weg in die Selbständigkeit.
Als maßgeblicher Umsatz, welcher bei der Prüfung der oben genannten Grenzen zu berücksichtigen ist, gilt die Summe der im Kalenderjahr vereinnahmten (das heißt durch die Kunden tatsächlich gezahlten) Entgelte abzüglich der Umsätze aus der Veräußerung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens. Bei Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit ist der voraussichtliche Umsatz im Kalenderjahr zu schätzen. Übersteigt dieser voraussichtlich nicht die Umsatzgrenze von 17.500,00 €, gilt der Unternehmer grundsätzlich als Kleinunternehmer.
Kommt die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung, darf der Unternehmer auf seine Umsätze keine Umsatzsteuer erheben. Der Unternehmer kann allerdings freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (Option zur Umsatzsteuer). In diesem Fall besteht die Möglichkeit, auch die gezahlte Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen, die andere Unternehmer für betriebliche Aufwendungen in Rechnung gestellt haben.
Werden die Umsatzgrenzen überschritten, muss der Unternehmer auf seine Umsätze Umsatzsteuer erheben. Optiert ein Kleinunternehmer zur Umsatzsteuer, muss er dies gegenüber dem Finanzamt erklären. Seine Entscheidung bindet ihn für fünf Jahre. Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 1 und 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)
Wie entscheidet man sich zu Beginn der Selbständigkeit für die Kleinunternehmerregelung?
Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um ein Wahlrecht. Unmittelbar nach der Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Gemeinde oder Anmeldung einer selbständigen (freiberuflichen) Tätigkeit beim Finanzamt erhält man von diesem einen Fragebogen zugesandt. In diesem Fragebogen wird danach gefragt, wie man hinsichtlich der Umsatzsteuer verfahren möchte. Werden keine Angaben gemacht, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfolgt.
Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer in Rechnung stellt?
Ein versehentlicher Ausweis von Umsatzsteuer durch einen Kleinunternehmer ist natürlich mit einer Verpflichtung verbunden. Unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer muss in jedem Fall an das Finanzamt abgeführt werden. Und dies unabhängig davon, ob der Empfänger der Rechnung diese mitbezahlt hat oder nicht. Eine Berichtigung der fehlerhaften Rechnung, zur Vermeidung der Zahlung an das Finanzamt, kann jedoch unmittelbar nach Ausstellung der falschen Rechnung erfolgen. Rechtsgrundlage: § 14c Abs. 2 UStG
Welche Auswirkungen hat die Kleinunternehmerregelung auf die zu erstellenden Rechnungen?
Besonders wichtig ist, dass für Kleinunternehmer der Ausweis der Umsatzsteuer auf erstellten Rechnungen entfällt. Folgende für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer erforderliche Mindestbestandteile einer Rechnung, sind auch für Rechnungen eines Kleinunternehmers relevant:
- Vollständiger Name sowie Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (Kunden)
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Auststellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (Bezeichnung der erbrachten Dienstleistung)
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (sog. Leistungsdatum)
- Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers bei Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Es ist praxisüblich, dass auch Kleinunternehmer eine detaillierte Rechnung für ihre Leistungen erstellen. Zusätzlich ist es zu empfehlen, dem Rechnungsempfänger durch einen Vermerk auf der Rechnung zu signalisieren, weshalb keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde. Die kann beispielsweise durch folgenden Hinweis erfolgen:
Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 (1) UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Auf die Anwendung der Regelbesteuerung wird verzichtet.
Wie eine ordnungsgemäße Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen kann, zeigt nachfolgendes Rechnungsbeispiel.
Download: Musterrechnung Kleinunternehmer Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung
Welche Vorteile bietet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung?
Durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung können Unternehmer, welche lediglich Leistungen an Privatkunden oder nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer ausführen, einen leichten Wettbewerbsvorteil erlangen, sofern sie aus dem Warenein- und -verkauf Gewinne erzielen.
Da der Endverbraucher Bruttopreise (inklusive Umsatzsteuer) vergleicht, könnte der Kleinunternehmer das Ersparnis durch die ausbleibende Umsatzsteuer an den Kunden weitergeben und seine Ware entsprechend billiger anbieten. Werden die umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte in erster Linie mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen getätigt, würde sich für einen Kleinunternehmer, der im Wesentlichen Dienstleistungen erbringt, wirtschaftlich nichts ändern.
Beispiel:
Der Kleinunternehmer Peter Beispiel (PB) vertreibt Gegenstände über die Handelsplattform Ebay an Privatpersonen. Er kauft das einzelne Produkt selbst für 59,50 € (inkl. 19% USt) ein. Der umsatzsteuerpflichtige Händler (UH) bietet dieses Produkt bei Ebay für 119,00 € an. Sein Einkaufspreis liegt ebenfalls bei 59,50 €.
Sofern PB den gleichen Preis verlangt wie UH, beträgt sein Gewinn 59,50 € (119,00 € /. 59,50 €).
UH hingegeben erzielt nach Abzug der Umsatzsteuer einen Nettoumsatz von lediglich 100,00 €. Da er aus seinem Einkaufspreis zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, verbleibt sind vom Umsatz nur 50,00 € abzuziehen. Nichts desto trotz erzielt UH danach nur einen Gewinn von 50,00 € und somit 9,50 € weniger als der PB.
PB könnte zur Erzielung des gleichen Gewinnes wie UH also seine Ware um 19,00 € günstiger anbieten.
Dieser Wettbewerbsvorteil liegt jedoch ausschließlich dann vor, wenn es sich beim Kunden um eine Privatperson handelt!
Welche Nachteile bringt die Kleinunternehmerregelung mit sich?
Bei Unternehmern, die ihre Leistungen vorwiegend gegenüber anderen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen erbringen, kann die Option zur Umsatzsteuerpflicht Vorteile bringen. Denn dann kann Vorsteuer geltend gemacht werden. Bei Anschaffungen muss der Unternehmer dadurch nur den Nettobetrag des erworbenen Gegenstandes finanzieren.
Ein weiterer Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist die Offenbarung im Angebot oder spätestens mit der Rechnung gegenüber dem Kunden, das die Umsätze des Selbstständigen oder Freiberuflers unter 17.500 € liegen. Dies kann aus Marketing-Sicht einen sehr faden Beigeschmack bei den Kunden hinterlassen und das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Existenzgründers schmälern.
Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bringt jedoch auch Nachteile mit sich. So sind unter anderem in den ersten 24 Monaten sogenannte Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln, weshalb die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle bereits innerhalb des Jahres deutlich aufwändiger sein kann.
Fazit:
Die richtige Wahl Anwendung oder Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung hängt grundsätzlich von mehreren Umständen ab. Z. B. an welche Kundengruppe überwiegend geliefert oder geleistet wird, ob die voraussichtlichen Betriebsausgaben Vorsteuerabzug beinhalten oder nicht usw. In jedem Fall sollte vor der Erklärung gegenüber dem Finanzamt ein steuerlicher Berater hinzugezogen werden.
Kleinunternehmerregelung hin oder her. Wichtig ist letzendlich gerade für Existenzgründer pünktlich die anstehenden Rechnungen an den Kunden zu stellen. Zur Finanzamt sicheren, einfachen und schnellen Rechnungserstellung mit oder ohne die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sollten Existenzgründer auf ein etabliertes Rechnungssystem zurückgreifen. Ein gutes System, wie bspw. das Online-Rechnungssystem von easybill, nimmt einem dabei sehr viel Arbeit ab. So können Sie nicht nur Ihre Rechnungen direkt online schreiben, egal wo Sie gerade sind, sondern werden von Seiten der Software bereits in sämtlichen umsatzsteuerlichen Sachverhalten maßgeblich unterstützt. Fehler beim Austellen von Rechnungen können somit gar nicht erst passieren.
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Sören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.
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